[Admin] Penggunaan Cetak Formulir RPL (Individual, Kolektif, dan Sensor Data Pribadi)

Latar Belakang :

• Formulir RPL SIERRA belum tersedia sebagai laporan cetak dari aplikasi.
• Admin menyusun dokumen petunjuk, evaluasi diri, biodata asesor, riwayat hidup, dan SK secara manual di luar sistem sehingga rawan tidak sesuai dengan data di SIAKAD.
• Pelaporan penyelenggaraan RPL ke SIERRA dilakukan dengan cara melampirkan (attach) link URL formulir, sehingga dibutuhkan cara menyiapkan satu link tautan yang berisi seluruh formulir pendaftar sekaligus, bukan file satu per satu.
• Data pribadi pendaftar dan asesor tercetak utuh (tidak disensor) sehingga dokumen maupun link cetak berpotensi beredar ke pihak yang tidak berhak mengakses data pribadi lengkap, serta belum ada jejak audit pada hasil cetak formulir (siapa mencetak, kapan, dari mana).

Perubahan Sistem :

• Tersedia Laporan Formulir RPL sesuai dengan template SIERRA yang bisa dicetak pada PMB Sevima Platform.
• Admin PMB dapat mencetak Formulir RPL secara individual per pendaftar.
• Admin Perguruan Tinggi dapat mencetak Formulir RPL secara kolektif dalam satu link URL, untuk kebutuhan lampiran pelaporan ke SIERRA.
• Kolom data pribadi pada hasil cetak, termasuk pada link URL kolektif, akan tersensor otomatis, sebagai bentuk kepatuhan terhadap UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP No. 27 Tahun 2022).

1. Admin PMB Mencetak Formulir RPL secara Individual per Pendaftar

Admin PMB adalah pihak yang sehari-hari menangani proses pendaftaran, verifikasi berkas, distribusi asesor, hingga kelulusan tiap pendaftar RPL. Karena kebutuhan cetak individual biasanya muncul saat menangani satu kasus pendaftar tertentu, misal saat pendaftar meminta salinan formulirnya sendiri, ada permintaan verifikasi ulang dari asesor, atau ada koreksi data sebelum pelaporan, maka kewenangan cetak individual diberikan pada level operasional harian, yaitu Admin PMB.

Langkah-langkah :

1. Buka Modul PMB > Rekognisi Pembelajaran Lampau > Laporan > Formulir Penyelenggaraan RPL ke SIERRA
   
   
   
2. Pilih Pendaftar yang akan dicetak, kemudian centang jenis formulir
3. Klik tombol Lihat di Tab Baru
4. Cetak hanya dapat dilakukan untuk pendaftar yang sudah memiliki NIM.
5. Khusus untuk Cetak Form 8 / SK Pimpinan Perguruan Tinggi dapat dicetak melalui Rekognisi Pembelajaran Lampau > Laporan > Formulir Penyelenggaraan RPL ke SIERRA
   

Pilih pendaftar yang akan dicetak formulirnya, kemudian pilih jenis formulir yang dibutuhkan:

• Form 1 — Petunjuk untuk Pemohon: memuat tahapan RPL dan daftar mata kuliah beserta status dapat/tidak dapat diajukan RPL dan nomor Formulir Evaluasi Diri (FED).
• Form 2 — Aplikasi RPL Tipe A: hasil cetak otomatis digabung dengan seluruh dokumen portofolio pendaftar menjadi satu file PDF.
• Form 3 — Evaluasi Diri: hanya dapat dicetak untuk pendaftar yang sudah diterima prodi atau penilaian asesornya sudah dikunci; deskripsi mata kuliah diambil dari data CPMK.
• Form 4 — Biodata Asesor Akademisi: data asesor diambil otomatis dari pegawai aktif yang termapping sebagai asesor RPL. 
• Form 5 — Biodata Asesor Praktisi/Profesi: data asesor diambil otomatis dari pegawai aktif yang termapping sebagai asesor RPL.
• Form 7 — Daftar Riwayat Hidup Pendaftar: mengikuti format cetak biodata yang sebelumnya sudah tersedia di PMB versi sebelumnya.
• Form 8 — Surat Keputusan (SK) Pimpinan Perguruan Tinggi: dapat diatur untuk menampilkan/menyembunyikan halaman keputusan dan tanda tangan pengesahan, serta mengisi nomor laporan secara manual.

Pilih format cetak yang diinginkan, yaitu HTML atau PDF (khusus Form 8 juga mendukung format Excel), kemudian pilih tombol Cetak.

2. Admin Perguruan Tinggi Mencetak Formulir RPL secara Kolektif berbasis Link URL

Pelaporan penyelenggaraan RPL ke SIERRA dilakukan dengan cara melampirkan satu link URL yang berisi kumpulan formulir dari banyak pendaftar sekaligus, bukan per pendaftar satu-satu.

Karena link tersebut dapat diakses oleh pihak di luar Perguruan Tinggi begitu dibagikan, seluruh data pribadi di dalamnya perlu disensor lebih dulu sebagai bentuk kepatuhan terhadap UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP No. 27 Tahun 2022), yang mewajibkan setiap pengendali data melindungi data pribadi dari akses maupun penyebaran yang tidak semestinya.

Apabila data pribadi tidak disensor, dampak yang berpotensi terjadi:

• Data pribadi pendaftar dan asesor (email, no. HP, tanggal lahir, alamat) bisa diakses atau tersimpan oleh pihak di luar Perguruan Tinggi yang menerima link/dokumen pelaporan, padahal pihak tersebut tidak berkepentingan atas data selengkap itu.
• Perguruan Tinggi berpotensi dianggap lalai dalam melindungi data pribadi sesuai UU PDP, yang dapat berujung pada risiko kepatuhan/hukum bagi institusi.
• Tidak ada jejak audit untuk menelusuri siapa yang mencetak/membagikan dokumen berisi data pribadi lengkap tersebut, apabila terjadi kebocoran data.

Data pribadi yang disensor pada hasil cetak formulir maupun pada link URL kolektif:

• Email
• No. HP
• Tanggal Lahir
• Alamat

Langkah-langkah :

1. Buka Modul PMB > Rekognisi Pembelajaran Lampau > Laporan > Formulir Penyelenggaraan RPL ke SIERRA
   
   
   
   
2. Pilih Ya pada kolom Generate Kolektif
3. Pilih Periode, Gelombang, dan Program Studi yang datanya akan dicetak
4. Kemudian pilih Form 1–7 yang dibutuhkan
5. Pilih tombol Generate Kolektif.

Sistem akan memproses seluruh dokumen menjadi satu link URL. Link inilah yang kemudian disalin (copy link) dan dilampirkan sebagai bukti pelaporan penyelenggaraan RPL ke SIERRA.

Contoh Hasil Cetak Laporan : 

💡 Pemantauan Riwayat Generate Kolektif

Setiap aktivitas generate maupun penyalinan (copy) link akan tercatat pada Riwayat Generate Kolektif, sehingga Perguruan Tinggi tetap bisa memantau siapa yang mengakses/menyiapkan data pelaporan meski kewenangannya sudah didelegasikan. Riwayat ini mencatat:

• Pembuat / eksekutor (siapa yang melakukan generate atau menyalin link)
• Waktu proses generate maupun waktu link disalin
• Cakupan data (Periode / Gelombang / Prodi / jumlah pendaftar)
• Status proses (sedang diproses / selesai / gagal)

Buka Modul Administrasi Aplikasi > Pengaturan > Log Table

💡 Catatan Hak Akses

Secara default, hanya Admin Perguruan Tinggi yang dapat melakukan generate kolektif. Namun, hak akses ini dapat diturunkan (didelegasikan) ke role lain, misalnya Admin PMB, melalui pengaturan hak akses pengguna, apabila Perguruan Tinggi ingin mendistribusikan tugas ini.

Buka Modul Administrasi Aplikasi > Pengguna > Hak Akses

FAQ / Pertanyaan yang sering ditanyakan

1. Apakah cetak formulir ini bisa digunakan oleh PT yang masih memakai RPL versi sebelumnya?
Jawaban: Tidak. Fitur cetak formulir RPL (individual, kolektif, maupun sensor data pribadi) hanya tersedia untuk Perguruan Tinggi yang sudah menggunakan alur RPL New Generation.

2. Mengapa pendaftar tidak muncul pada daftar cetak formulir?
Jawaban: Karena pendaftar tersebut belum memiliki NIM. Cetak Form 1, 2, 4, 5, 7, dan 8 hanya dapat dilakukan untuk pendaftar yang sudah digenerate menjadi mahasiswa.

3. Mengapa Form 3 (Evaluasi Diri) tidak bisa dicetak? 
Jawaban: Karena pendaftar belum diterima pada program studi atau penilaian asesornya belum dikunci. Pastikan status penerimaan dan kunci nilai asesor sudah selesai terlebih dahulu.

4. Apakah hanya Admin Perguruan Tinggi yang bisa melakukan generate kolektif? 
Jawaban: Secara default iya, hanya Admin Perguruan Tinggi. Namun hak akses ini dapat diturunkan ke role lain (misalnya Admin PMB) melalui pengaturan hak akses pengguna, apabila Perguruan Tinggi ingin mendelegasikan tugas tersebut.

5. Apakah data pribadi yang sudah tersensor bisa ditampilkan kembali secara utuh? 
Jawaban: Tidak melalui hasil cetak maupun link URL. Untuk melihat data asli, silakan buka data pendaftar/asesor melalui halaman Modul PMB secara langsung.

6. Bagaimana cara memantau siapa saja yang pernah melakukan generate atau menyalin link kolektif?
Jawaban: Silakan buka Riwayat Generate Kolektif pada halaman Formulir Penyelenggaraan RPL ke SIERRA. Riwayat ini mencatat eksekutor, waktu generate maupun waktu link disalin, cakupan data, dan status proses.