[Admin PMB] Cara Menyiapkan Template Berkas agar Dapat Diunduh oleh Pendaftar

Latar Belakang :

• Sebelumnya, fitur unduh template belum tersedia pada Syarat Seleksi. Pendaftar hanya dapat melihat dan mengunggah berkas syarat, tanpa ada acuan format dokumen resmi dari Perguruan Tinggi yang bisa diunduh langsung dari sistem.
• Akibatnya, pendaftar berpotensi mengisi atau menyusun dokumen dengan format yang tidak sesuai ketentuan PT, karena tidak ada contoh/format resmi yang disediakan melalui sistem.
• Untuk mengatasi hal ini, ditambahkan fitur baru yang memungkinkan Admin PMB menyiapkan File Template pada Master Syarat Seleksi, dan template tersebut dapat langsung diunduh oleh pendaftar melalui aksi Unduh Template.

Perubahan Sistem :

• Sistem membaca File Template yang sudah tersimpan pada Master Syarat Seleksi.
• Jika syarat yang diberikan kepada pendaftar memiliki File Template, sistem menampilkan aksi Unduh Template pada syarat tersebut di halaman pendaftar.
• Jika syarat tidak memiliki File Template, aksi Unduh Template tidak ditampilkan, dan pendaftar tetap dapat mengunggah berkas sesuai flow existing.
• Setelah mengunduh dan mengisi template, pendaftar tetap mengunggah berkas final melalui flow upload syarat existing, dalam format Word atau PDF.
• Fitur ini berlaku untuk seluruh jenis syarat yang memiliki template, tidak terbatas hanya pada Surat Pernyataan Mahasiswa.

Panduan Admin PMB

1. Menyiapkan File Template pada Master Syarat Seleksi

Buka Modul PMB > Referensi > Seleksi > Syarat Seleksi

1. Pilih tombol + Tambah untuk membuat syarat baru, atau pilih ikon mata (Detail) pada syarat yang sudah ada untuk melengkapi template.
   
2. Pada halaman Detail Syarat Seleksi, lengkapi data berikut:

• Kode Syarat Seleksi dan Nama Syarat Seleksi, misalnya SKT — Surat Template Perguruan Tinggi.
• Tipe Syarat, pilih Upload Berkas apabila pendaftar akan mengunggah file (jpg, jpeg, pdf, doc, docx), atau Link apabila syarat berupa tautan eksternal yang tidak dapat diunggah sebagai file.
• Kelompok Syarat, wajib diisi apabila syarat ini digunakan untuk RPL (Portofolio).
• File Template, pilih tombol Choose File untuk mengunggah dokumen acuan (format pdf, xlsx, docx, atau png, maksimal 2 MB).
  

Pilih tombol Simpan.

💡 Catatan: Apabila kolom File Template dikosongkan, maka sistem tidak akan menampilkan aksi Unduh Template kepada pendaftar — syarat tetap berfungsi normal seperti flow upload berkas biasa.

2. Mengaktifkan Syarat Bertemplate pada Periode Pendaftaran

Buka Modul PMB > Pengaturan > Periode Pendaftaran, kemudian pilih periode yang akan diatur.

Kenapa perlu dipastikan di tahap ini?

Template hanya akan tampil ke pendaftar apabila syarat terkait memang diaktifkan/ditambahkan pada Periode Pendaftaran yang sedang dibuka. Tanpa langkah ini, template yang sudah disiapkan di Master Syarat tidak akan ikut terbawa ke pendaftaran, karena penentuan syarat yang tampil ke pendaftar tetap mengikuti aturan existing per periode.

1. Pada bagian Syarat Berkas Pendaftaran, centang syarat yang sudah memiliki template, misalnya Surat Template Perguruan Tinggi, tentukan Wajib/tidaknya, serta kelompokkan ke Jenis Syarat yang sesuai (Administrasi / Daftar Ulang / Uang Kuliah Tunggal).
   
   
2. Atau dapat juga diatur melalui: 
   Pengaturan > Periode Pendaftaran > (pilih periode) > Syarat Pendaftaran > Pilih tombol Simpan Data.
   
   

FAQ / Pertanyaan yang sering ditanyakan

1. Kenapa tautan Unduh Template tidak muncul di sisi pendaftar untuk salah satu syarat?
Jawaban: Karena syarat tersebut belum memiliki File Template pada Master Syarat Seleksi. Silakan cek dan lengkapi melalui Referensi > Seleksi > Syarat Seleksi > Detail Syarat Seleksi.

2. Apakah template bisa diubah setelah periode pendaftaran berjalan?
Jawaban: Bisa. Karena sumber File Template terpusat di Master Syarat Seleksi, perubahan template di sana akan otomatis berlaku pada aksi Unduh Template di sisi pendaftar, tanpa perlu mengubah pengaturan di masing-masing Periode Pendaftaran.

3. Apakah fitur ini hanya berlaku untuk syarat Surat Pernyataan Mahasiswa? 
Jawaban: Tidak. Fitur Unduh Template berlaku untuk seluruh jenis syarat yang memiliki File Template pada Master Syarat Seleksi, tidak terbatas pada satu jenis syarat tertentu.

4. Apakah perlu menambahkan pintu upload template baru per periode pendaftaran? Jawaban: Tidak. Admin PMB cukup mengunggah File Template sekali di Master Syarat Seleksi, kemudian mengaktifkan syarat tersebut di setiap Periode Pendaftaran yang membutuhkannya.