Company logoPusat Bantuan
Kunjungi sevima.com

Alur penyelenggaraan Semester Pendek

8 min. bacapembaruan terakhir: 11.28.2025

Pada penyelenggaran Semester Pendek, Admin Akademik, Admin Keuangan, Dosen dan Mahasiswa akan memiliki peran masing-masing. Berikut langkah yang perlu dipersiapkan untuk masing-masing role:

ADMIN AKADEMIK

1) Atur Program Studi, Sistem Kuliah, dan Jenis MK yang akan menyelenggarakan Semester Pendek.

  • Buka Modul Akademik > Perkuliahan > Semester Pendek > Konfigurasi Semester Pendek > Detail > Edit.
    • Admin Akademik memilih prodi yang akan dibuka Periode Semester Pendek (manual satu-persatu). Pilih filter unit/program studi kemudian klik ikon mata.

    • Atau dapat juga dilakukan secara kolektif dengan cetang beberapa prodi yang akan dibuka Periode Semester Pendek (secara kolektif). Pilih filter unit/program studi level Universitas kemudian klik tombol ‘Set Aturan

*Catatan: Pengertian Jenis MK yang dibuka 

  • MK Mengulang → Hanya menampilkan MK yang pernah diambil oleh Mahasiswa pada periode sebelumnya, baik yang telah lulus maupun yang tidak lulus nilai minimal.
  • Semua MK → Menampilkan semua MK yang ada pada Kurikulum Prodi Mahasiswa, baik yang telah diambil Mahasiswa maupun yang belum pernah diambil oleh Mahasiswa.

 

2) Admin Akademik dapat menambahkan periode serta mengaktifkan periode semester pendek.

  • Buka pada menu Perkuliahan > Semester Pendek > Periode Semester Pendek > Tambah Periode
    • Admin Akademik dapat menambahkan Periode Semester Pendek dengan klik tombol ‘Tambah Periode’

    • Admin Akademik mengisikan data periode Semester Pendek kemudian klik tombol ‘Simpan'.

* Catatan :

- Isian rentang tanggal penawaran akan mempengaruhi visibilitas menu ‘Pengajuan Semester Pendek’ pada Login Mahasiswa.

- Centang kolom ‘Tampilkan Estimasi Biaya kepada Mahasiswa’ akan mempengaruhi visibilitas estimasi biaya pada Login Mahasiswa ketika mengajukan penawaran MK Semester Pendek.

 

3) Ketika konfigurasi dan periode semester pendek telah diatur, maka mahasiswa dapat memilik MK yang akan diajukan secara mandiri, atau penambahan pendaftar Semester Pendek juga dapat dilakukan secara manual ketika Perguruan Tinggi menginginkan Pengajuan MK dan Mahasiswa ditentukan oleh Admin

  • Buka menu Perkuliahan > Semester Pendek > Buka Mata Kuliah dan Kelas > 
    Klik tombol ‘Tambah Pendaftar Semester Pendek’.
    • Admin dapat menambahkan mahasiswa secara manual sebagai pendaftar pada mata kuliah agar dapat disertakan dalam proses generate status semester berikutnya.

*Catatan: 
  • Minimal Pendaftar : Jumlah mahasiswa yang diacu sebagai ekspektasi oleh Admin dalam mempertimbangkan apakah suatu mata kuliah layak diselenggarakan Semester Pendek.
  • Peminat : Jumlah mahasiswa yang telah memilih mata kuliah yang ingin diikuti pada periode Semester Pendek.
  • Pendaftar : Jumlah mahasiswa yang telah mengajukan / klik tombol ‘Ajukan’ pada mata kuliah yang dipilih.
  • Peserta : Jumlah mahasiswa yang lolos cekal Aturan Akademik dan sudah disetujui KRS Semester Pendek.
 
**Mata Kuliah yang tampil pada halaman ini hanya MK yang memiliki Peminat / Pendaftar, atau Mahasiswa yang memilih MK tersebut pada saat Pengajuan MK SP.
 

4)  Admin Akademik Melakukan Aksi ‘Selenggarakan Mata Kuliah’.

  • Buka pada menu Perkuliahan > Semester Pendek > Buka Mata Kuliah dan Kelas > Aksi > Selenggarakan MK.
    • Admin dapat ‘Selenggarakan MK’ atau ’Batal Penyelenggaraan’ MK, dengan mempertimbangkan jumlah minimum pendaftar dan peminat.

*Catatan:

  • Belum Diproses : Mahasiswa sudah mengajukan mata kuliah
  • Diselenggarakan : MK disetujui untuk diselenggarakan kelas perkuliahan
  • Batal Diselenggarakan : Kelas perkuliahan tidak akan diselenggarakan
  • Kelas Dibuat : Kelas Semester Pendek telah dibuat
  • Terdapat tombol ‘Import’ yang dapat digunakan Admin untuk menambahkan mahasiswa sebagai Pendaftar pada mata kuliah penawaran melalui template excel yang telah disediakan oleh sistem.
 

5) Admin Akademik Generate Kelas Semester Pendek.

  • Pada menu Perkuliahan > Semester Pendek > Buka Mata Kuliah dan Kelas > Aksi > Buat Kelas.
    • Admin Akademik dapat menyesuaikan filter data kemudian mencetang beberapa Mata Kuliah yang akan dibuatkan kelas Semester Pendek.

    • Sesuaikan Jumlah Kelas yang dibutuhkan, Prodi Pengampu, Sistem Kuliah, dan Daya Tampung Kelas, kemudian klik tombol ‘Generate Kelas'.
    • Untuk kelas yang sudah digenerate dapat klik Detail pada mata kuliah → Lihat Data Kelas → Klik Detail untuk menyesuaikan dosen pengajar dan jadwal perkuliahan ketika kelas telah digenerate sebelumnya

*Catatan: 

  • Dalam pembuatan Kelas Semester Pendek, Admin Akademik harus memastikan bahwa pada kelas yang akan dibuat memiliki Pendaftar.
  • Ketika kelas sudah digenerate, Admin disarankan untuk segera menginput dosen pengajar dan jadwal perkuliahan, agar Mahasiswa dapat melakukan evaluasi kelas yang bentrok ketika proses KRS.
 
6) Admin Akademik Generate AKM mahasiswa.
  • Generate AKM dilakukan ketika semua MK sudah dibuatkan Kelas Kuliah oleh Admin Akademik yaitu pada menu Perkuliahan > Semester Pendek > Generate Peserta Kelas Semester Pendek.
    • Sesuaikan Periode Semester Pendek dan Unit menjadi level Universitas/Fakultas , kemudian klik tombol ‘Generate Peserta Kelas dan Status Semester’

*Catatan:

  • Pastikan Admin memilih filter Unit/Program Studi pada level Universitas atau Fakultas, agar sistem dapat melakukan pengecekan potensi bentrok kelas secara menyeluruh.
  • Fitur Generate Status Semester tidak hanya menambahkan data AKM Semester Pendek dengan status ‘Non Aktif’, tetapi juga secara otomatis akan menambahkan mahasiswa sebagai peserta kelas pada mata kuliah yang telah ditawarkan sebelumnya.
  • Jadi, pastikan semua MK penawaran sudah memiliki kelas perkuliahan.

 

7)  Admin Akademik Setujui KRS Semester Pendek Mahasiswa.

  • Admin dapat menyetujui KRS per Mahasiswa maupun secara kolektif pada menu Perkuliahan > Semester Pendek > Generate Peserta Kelas Semester Pendek.
    • Klik ikon centang ‘ ✅ ’ pada setiap Mahasiswa yang akan divalidasi (jika validasi dilakukan per mahasiswa)
    • Centang mahasiswa secara kolektif, klik ‘Aksi’ , kemudian pilih ‘Setujui KRS
*Catatan :
- Admin hanya bisa Setujui KRS ketika :
  • Status KRS ‘Sudah Diajukan’
  • Status Pembayaran ‘Lolos Aturan Akademik’ atau ‘Lunas’

 

ADMIN KEUANGAN

1) Admin Menentukan Tarif Semester Pendek

  • Tagihan SP ditentukan berdasarkan Periode, Prodi, dan Sistem Kuliah. Dapat di setting pada Modul Keuangan > Tarif > Tarif Semester Pendek.
    • Admin Keuangan dapat mengatur Tarif Tagihan per Prodi.
    • Sesuaikan Jumlah Cicilan, Jenis Tarif, dan Nominal Tarif-nya, kemudian klik ikon simpan.
*Catatan :
Admin Keuangan dapat menyesuaikan:
  • Jumlah Cicilan → Pilih apakah pembayaran dilakukan sekali bayar atau diperbolehkan dicicil beberapa kali.
  • Jenis Tarif → Pilih dasar perhitungan tarif:
    • Tarif per SKS : Total tagihan dihitung berdasarkan jumlah SKS yang diambil mahasiswa.
    • Tarif per Mata Kuliah : Total tagihan bersifat tetap untuk setiap mata kuliah, tanpa memperhitungkan jumlah SKS.

- Admin Keuangan dapat mengatur Tarif Tagihan secara kolektif dengan centang beberapa Prodi kemudian klik tombol ‘Set Tarif Mata Kuliah’. Kemudian sesuaikan Jumlah Cicilan dan Jenis Tarif, dan klik tombol ‘Terapkan’

 

2)  Admin Membuat Jenis Tagihan dengan Event Pengambilan KRS SP.

  • Pada menu Referensi > Transaksi > Akun Transaksi > Tambah.
    • Klik ikon ‘Tambah’ pada halaman Jenis Tagihan.
    • Admin dapat membuat Jenis Tagihan dengan memappingkan Event pada ‘Pengambilan KRS Semester Pendek’ dan mencentang kolom ‘Mahasiswa'
*Catatan :
Hanya akun transaksi yang termapping pada Event ‘Pengambilan KRS Semester Pendek’ yang bisa digunakan di Tarif Semester Pendek.

3) Admin Mengatur Aturan Akademik Pengambilan KRS SP

  • Admin Keuangan dapat mengatur batas pelunasan dalam bentuk nominal / persentase minimal pembayaran pada menu Pengaturan > Aturan Akademik > Pengambilan KRS Semester Pendek > klik "Tambah"
    • Isikan kolom data pada detail Aturan Akademik, kemudian klik tombol ‘Simpan’

Catatan :

  • Jenis Aturan harus dipilih ‘Pengambilan KRS Semester Pendek’ agar sistem melakukan validasi saat mahasiswa mengajukan KRS.
  • Unit Kerja dapat disesuaikan berdasarkan level penerapan aturan akademik, seperti Program Studi, Fakultas, atau Universitas.
  • Jenis Tagihan wajib dipilih sesuai dengan tagihan yang sudah terhubung pada event Pengambilan KRS Semester Pendek.
  • Cicilan Awal dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing institusi, apakah hanya cicilan pertama atau seluruh cicilan.
  • Pemeriksaan Tagihan digunakan untuk menentukan periode tagihan yang akan divalidasi oleh sistem.
  • Aturan Pembayaran dapat ditentukan berdasarkan Nominal (contoh: minimal Rp100.000) atau Persentase (contoh: minimal 50%).

 

MAHASISWA

1) Mahasiswa Memilih Mata Kuliah untuk Semester Pendek

  • Mahasiswa dapat mengajukan beberapa Mata Kuliah sebagai bentuk permohonan agar dibuka Periode dan Kelas Semester Pendek untuk Mata Kuliah tersebut. Dapat dilakukan pada menu Buka Modul Akademik > Akademik > Pengajuan Semester Pendek > Pilih.
 
  • Mahasiswa mengajukan mata kuliah semester pendek yang telah dipilih sebelumnya di menu Akademik > Pengajuan Semester Pendek > Pilih MK > Ajukan Mata Kuliah
  • Mahasiswa yang telah mengajukan mata kuliah semester pendek akan mendapatkan informasi status penyelenggaraan Semester Pendek.
*Catatan: 
- Status pengajuan semester pendek meliputi;
  • Belum Diajukan : Mahasiswa memilih mata kuliah namun belum di Ajukan
  • Diajukan : Mahasiswa sudah mengajukan mata kuliah
  • Diselenggarakan : MK yang dipilih oleh Mahasiswa, disetujui oleh Perguruan Tinggi untuk diselenggarakan kelas perkuliahan
  • Kelas Dibuat : Kelas Semester Pendek telah dibuat dan disiapkan oleh Admin
  • Batal Diselenggarakan : Kelas perkuliahan tidak akan diselenggarakan

- Tahap ‘Konsultasi KRS’ dengan Dosen Pembimbing Akademik dapat dilakukan ketika Mahasiswa proses pengajuan mata kuliah maupun ketika proses evaluasi KRS.

 

2) Mahasiswa Memilih Kelas Semester Pendek.

  • Mahasiswa dapat memilih kelas SP yang sedang diselenggarakan serta melakukan evaluasi bentrok jadwal pada Modul Akademik > Akademik > Pengisian Kartu Rencana Studi > KRS Tersimpan. 
  • Apabila terdapat kelas bentrok, mahasiswa dapat melakukan evaluasi MK dengan menghapus KRS Tersimpan dan memilih kembali pada ‘Pilih Kelas’. Saat kelas yang dipilih sudah sesuai maka dapat klik pada KRS Tersimpan > Ajukan KRS.
  • Mahasiswa akan mendapatkan total nominal tagihan MK semester pendek yang perlu dibayarkan.
 

3) Mahasiswa Melakukan Pembayaran Tagihan Semester Pendek.

  • Mahasiswa dapat membayar tagihan KRS semester pendek sesuai nominal dan memilih metode pembayaran yang berlaku pada Modul Akademik > Pengisian Kartu Rencana Studi > Bayar Tagihan.
  • Apabila KRS telah divalidasi, maka mahasiswa dapat melanjutkan perkuliahan semester pendek. Dapat di cek pada Modul Akademik > Akademik > Riwayat KRS.

 

DOSEN

1) Melakukan Validasi KRS mahasiswa. Panduan selengkapnya bisa dibuka pada link berikut : Validasi KRS

 

 

-Terima kasih telah menggunakan artikel panduan ini. Selamat beraktivitas kembali.-  

Apakah artikel ini membantu?
SEVIMA Platform