Pusat BantuanPeriode penagihan biaya kuliah tiap Perguruan Tinggi berbeda - beda. Ada Perguruan Tinggi yang menagihkan biaya kuliah setelah mahasiswa mengambil KRS. Serta pembuatan tagihan ini biasanya masih dilakukan manual oleh bagian Keuangan. Untuk mengatasi kendala ini pada Sevima Platform sudah ada fitur untuk pembuatan tagihan otomatis berdasarkan Event yang tersedia. Salah satu pilihan Event yang tersedia yaitu "Pengambilan KRS".
Event "Pengambilan KRS" ini akan membuat tagihan secara otomatis oleh sistem pada saat KRS Mahasiswa divalidasi. Tagihan yang dibuat otomatis adalah tagihan - tagihan yang Eventnya diisi "Pengambilan KRS". Agar tagihan bisa dibuat otomatis saat pengambilan KRS, maka tahapan yang perlu dilakukan oleh Admin Keuangan :
1) Mengisi Event menjadi Pengambilan KRS pada menu Referensi > Transaksi > Akun Transaksi
2) Menetapkan Tarif pada menu Tarif > Tagihan
3) Setelah tarif ditetapkan, selanjutnya ketika dilakukan Validasi KRS maka tagihan yang terisi Event "Pengambilan KRS" akan dibuat otomatis oleh sistem.
Catatan :
Beberapa kendala untuk jenis tagihan yang Eventnya dipilih "Pengambilan KRS" yaitu :
1) Potongan tidak masuk otomatis ke tagihan mahasiswa
Untuk potongan akan masuk otomatis ke tagihan hanya saat dilakukan Generate Tagihan melalui menu Generate > Tagihan Mahasiswa. Sehingga tagihan yang dibuat otomatis oleh sistem karena Event tidak akan memiliki potongan. Bila seharusnya memiliki potongan, maka bisa dilakukan generate tagihan atau melakukan penginputan potongan secara manual melalui menu Transaksi > Tagihan > Detil Tagihan > Bilah menu Potongan / Beasiswa.
2) Kendala Batal Validasi KRS karena ada tagihan yang memiliki pembayaran
Kendala gagal saat dilakukan pembatalan KRS dengan notif berikut adalah karena mahasiswa memiliki tagihan lunas yang pada referensi keuangan diisi Event "Pengambilan KRS" sehingga tidak bisa dibatalkan.
Untuk solusi kendala ini :
a) Pembayarannya Offline bisa dengan melakukan pembatalan pembayaran kemudian batal validasinya dan menyesuaikan KRS nya. Setelah itu bisa dilakukan validasi dan pelunasan tagihannya kembali. Untuk panduan lengkap pembatalan pembayarannya yaitu pada artikel berikut :
https://knowledge.sevima.com/cara-membatalkan-pembayaran/
b) Pembayaran Online tidak bisa dilakukan pembatalan pembayaran sehingga solusinya bisa dengan menyesuaikan melalui bilah menu Sunting KRS Mahasiswa melalui menumenu Portal > Mahasiswa > Detail Mahasiswa > Bilah menu Sunting KRS dan bila ada penambahan tagihan bisa dilakukan dengan pembuatan tagihan secara manual oleh Admin Keuangan.
3) Kendala Gagal Validasi karena ada tagihan yang sudah lunas
Kendala gagal saat dilakukan Validasi KRS dengan notif tersebut ialah karena mahasiswa sudah memiliki tagihan yang pada referensi keuangan diisi Event "Pengambilan KRS" dan sudah lunas, sehingga gagal Validasi KRS Mahasiswa. Untuk kendala ini bisa langsung dikonsultasikan kepada kami melalui LiveChat.