Aturan Akademik Pada Modul Keuangan

Aturan akademik adalah aturan yang perlu dipatuhi dan dilaksanakan oleh mahasiswa/pendaftar dalam kegiatan di perguruan tinggi. Aturan ini dapat mencakup persyaratan pembayaran tagihan tertentu, seperti tagihan daftar ulang, cuti, UKT, SPP, dan lain-lain. Apabila mahasiswa belum melunasi tagihan sesuai dengan aturan akademik yang ditetapkan, maka mahasiswa tersebut akan dilarang melakukan beberapa kegiatan seperti mengambil cuti, daftar ulang, melihat KHS/KRS, mengambil proposal/skripsi/tugas akhir, mengikuti UTS/UAS/presensi CBT.

Setting aturan akademik bisa dilakukan oleh Admin Keuangan melalui Modul Keuangan melalui beberapa tahapan berikut:

1. Masuk pada Modul Keuangan di menu Pengaturan > Aturan Akademik
   
2. Kemudian, klik tombol Tambah untuk menambahkan aturan akademik
   
3. Selanjunya, isikan detail aturan akademik seperti di bawah ini dan kemudian klik Simpan.
   
   
   Catatan

   A. Cicilan Awal dan Akhir : Ketentuan minimal cicilan yang biayarakan pada aturan akademik, apabila disetting cicil 1 hingga 2, maka aturan akademik akan terpenuhi jika mahasiswa sudah membayar tagihan hingga cicilan 2

   B. Aturan Pembayaran : Aturan pembayaran untuk menentukan Pembayaran Minimal, bisa berupa nominal maupun presentase

   C. Pembayaran Minimal : Nomimal pembayaran atau presentase pembayaran minimal pembayaran (apabila disetting cicilan 1-2, dengan presentase 100%, artinya mahasiswa harus lunas pembayaran cicilan 1-2 sebesar 100%)

   D. Status : Pastikan dicentang Aktif supaya peraturan akademik bisa berlaku

   E. Pemeriksaan Tagihan : Sistem akan memeriksa apakah mahasiswa memiliki tagihan di pemeriksaan tagihan yang dipilih

   • Hanya Periode Saat Ini : Maka akan memperhatikan setting Cicilan Awal dan Pembayaran Minimal di periode akademik aktif saat ini
   • Periode Saat Ini dan Sebelumnya : Maka tidak mengecek setting aturan kolom Cicilan Awal dan Pembayaran Minimal, sehingga semua tagihan di periode lalu harus lunas agar tidak tercekal
   • Hanya Periode Sebelumnya : Maka tidak melihat / mengecek aturan kolom Cicilan Awal dan Pembayaran Minimal, sehingga semua tagihan di periode lalu harus lunas agar tidak tercekal
4. Nantinya akan muncul notifikasi berhasil, dan aturan akademik akan tersimpan dan berlaku sesuai dengan detail yang telah diatur, dan berfungsi sebagai cekal keuangan.
   
5. Berikut adalah tampilan aturan akademik yang berhasil diatur oleh Admin Keuangan
   
   Catatan:
   Aturan akademik akan mendeteksi dari tingkatan terkecil ( Program Studi > Fakultas > Perguruan Tinggi). Maka apabila pada Aturan Akademik "Mengambil KRS" pada aturan PT A terdapat aturan melunasi tagihan UKT, dan biaya internet, sedangkan pada aturan Program Studi X terdapat aturan untuk melunasi tagihan UKT dan biaya pembangunan, maka Aturan Akademik yang berlaku pada Program Studi X adalah pelunasan tagihan UKT dan biaya pembangunan.

JENIS ATURAN AKADEMIK

• Mengambil Cuti
  Aturan akademik "Mengambil Cuti" berfungsi sebagai cekal keuangan saat mahasiswa mengajukan permohonan cuti pada menu Profil > Berhenti Studi. Berikut merupakan aturan akademik, yang artinya mahasiswa harus melunasi semua cicilan tagihan CUTI dengan pembayaran mininal 100% (lunas)
  
  Berikut adalah contoh mahasiswa yang memiliki tagihan CUTI dan belum lunas, namun hendak mengajukan permohonan cuti
  Pada saat mahasiswa mengajukan cuti, status pengajuan akan secara otomatis bertanda "Belum Melunasi Tagihan Cuti" dan tidak dapat diteruskan untuk proses validasi oleh validator.
  
  Sehingga, mahasiswa perlu melunasi seluruh tagihan CUTI sesuai aturan akademik agar proses pengajuan cuti dapat dilanjutkan ke tahap validasi seperti berikut
  
  
  
• Melihat KHS
  Aturan akademik "Melihat KHS" digunakan untuk memberi cekal keuangan berupa penutupan akses saat mahasiswa hendak melihat: 
  1. Nilai yang diumumkan dosen pada menu Akademik > Nilai Mahasiswa.
  2. KHS mahasiswa yang ada pada menu Hasil Studi > Kartu Hasil Studi.
   
  Berikut aturan akademik pada menu Pengaturan > Aturan Akademik
  Sebagai contoh, terdapat mahasiswa yang belum melunasi tagihan pendaftaran DPP sebagaimana yang telah diatur pada aturan akademik
  
  Saat mahasiswa ingin melihat KHS melalui menu Hasil Studi > KHS, tidak muncul KHS mahasiswa dan akan muncul notifikasi jika mahasiswa memiliki tagihan belum lunas
  
  Dan apabila mahasiswa sudah berhasil melunasi tagihan sebagaimana yang telah diatur pada Pengaturan > Aturan Akademik, akan muncul KHS seperti gambar di bawah ini:
  
• Pengambilan KRS
  Aturan akademik "Pengambilan KRS" digunakan untuk memberi cekal keuangan pada saat mahasiswa hendak mengambil KRS. Berikut contoh cekal pengambilan KRS pada prodi S1 - Arsitektur - S1 yang dapat disetting melalui menu Pengaturan > Aturan Akademik
  Sebagai contoh, terdapat mahasiswa yang memilki tagihan Uang Kuliah Tunggal yang merupakan syarat untuk mengambil KRS
  
  Saat mahasiswa terkait melakukan pengambilan KRS akan muncul notifikasi gagal, dan menginformasikan jika terdapat tagihan yang belum lunas
  
  Maka dari itu, mahasiswa terkait harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik untuk bisa mengikuti proses pengambilan KRS
  
  
  
  
• Presensi Mahasiswa
  Aturan akademik "Presensi Mahasiswa" akan memberi cekal keuangan bagi mahasiwa pada status validasi presensi mahasiswa. Berikut contoh aturan akademik presensi mahasiswa yang disetting pada menu Pengaturan > Aturan Akademik
  Sebagai contoh, terdapat mahasiswa yang belum melunasi tagihan Mata Kuliah dan Uang Laboratorium, yang mana tagihan tersebut merupakan aturan akademik pada kegiatan "Presensi Mahasiswa"
  
  Saat dilakukan presensi mahasiswa oleh dosen/admin, presensi tetap bisa masuk namun statusnya "Belum Valid" dan terdapat notifikasi berupa huruf berwarna merah yang menandakan mahasiswa tersebut memiliki tagihan yang belum dilunasi
  
  Namun, apabila mahasiswa sudah melunasi tagihan sesuai aturan akademik, presensi akan valid dan tidak muncul pengingat tagihan keuangan
  
  
  
• Mengambil Proposal
  Aturan akademik "Mengambil Proposal" digunakan untuk memberi cekal keuangan saat mahasiswa melakukan Daftar Proposal. Berikut contoh pengaturan cekal keuangan pada menu Pengaturan > Aturan Akademik. Pada aturan akademik, dijelaskan jika syarat mahasiswa daftar proposal adalah melunasi tagihan "skripsi" minimal pada cicilan 1 hingga 2 dan dengan minimal pembayaran 750.000
  Sebagai contoh, terdapat mahasiswa yang memiliki tagihan skripsi yang belum dilunasi
  
  Pada saat mahasiswa melakukan daftar proposal di menu Tingkat Akhir > Daftar Proposal dan klik Simpan, akan muncul notifikasi gagal dikarenakan terdapat tagihan proposal yang belum dilunasi
  
  Maka dari itu, mahasiswa harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik agar proses daftar proposal berhasil
  
  
  
• Mengambil Skripsi
  Aturan akademik "Mengambil Skripsi" akan memberi cekal keuangan bagi mahasiwa pada yang memilihki tagihan skripsi saat hendak mendaftar skripsi/tugas akhir/tesis. Berikut contoh aturan akademik pengambilan skripsi yang dapat disetting pada menu Pengaturan > Aturan Akademik
  
  Sebagai contoh, terdapat mahasiswa belum melunasi tagihan skripsi UNP, dan ingin mendaftar skripsi/tugas akhir/tesis.
  
  Saat mahasiswa melakukan pendaftaran tugas akhir di menu Tugas Akhir > Daftar Tugas Akhir dan klik Simpan, akan muncul notifikasi gagal dikarenakan terdapat tagihan skripsi yang belum dilunasi
  
  Catatan:
  Untuk pendaftaran skripsi/tugas akhir/tesis, selain memperhatikan cekal keuangan juga harus dipastikan pada periode tugas akhir sudah memilki KRS dengan 1 mata kuliah berjenis skripsi/tugas akhir/tesis.
  
  
• Mengikuti UTS dan/atau Mengikuti UAS
  Aturan akademik "Mengikuti UTS" dan/atau "Mengikuti UAS" akan memberi cekal keuangan pada kegiatan UTS dan UAS bagi mahasiwa yang belum melunasi tagihan sesuai pada aturan akademik. Berikut contoh aturan akademik presensi mahasiswa yang disetting pada menu Pengaturan > Aturan Akademik
  Sebagai contoh, terdapat mahsiswa memiliki tagihan belum lunas pada tagihan cekal keuangan di kegiatan "Mengikuti UTS" atau "Mengisi UAS"
  
  Saat admin melakukan pengaturan jadwal ujian dan menambahkan peserta ujian pada menu Perkuliahan > Data Kelas > Kelas Kuliah > Jadwal Ujian, akan muncul notifikasi gagal menambahkan beberapa peserta yang tercekal keuangan dikarenakan beberapa tagihan belum dilunasi
  
  
  Catatan:
  Dalam proses atur peserta ujian, selain cekal keuangan, perlu dipastikan pula jika mahasiswa sudah memenuhi syarat minimal presensi di menu Setting > Setting Prodi
  
  
  
• Daftar Ulang (Pendaftar)
  Aturan akademik "Daftar Ulang" akan memberi cekal keuangan pada saat pendaftar melakukan daftar ulang. Berikut contoh aturan akademik daftar ulang pendaftar yang disetting pada menu Pengaturan > Aturan Akademik
  
  Sebagai contoh, pendaftar yang belum melunasi tagihan daftar ulang
  
  
  Saat admin memproses daftar ulang dan melakukan simpan, akan muncul notifikasi gagal karena mahasiswa belum melunasi tagihan daftar ulang, walaupun syarat daftar ulang lainnya sudah terpenuhi. 
  
  Namun, apabila mahasiswa sudah melunasi tagihan daftar ulang sesuai yang disetting pada Pengaturan > Aturan Akademik, proses daftar ulang akan berhasil
  
  
  
• Generate Mahasiswa (Pendaftar)
  Aturan Akademik " Generate Mahasiswa (pendaftar)" digunakan untuk mencekal keuangan pada saat pendaftar belum melunasi pembayaran sesuai yang diatur pada menu Pengaturan > Aturan Akademik.
  
  Sebagai contoh, terdapat mahasiswa yang belum melunasi cicilan 1 tagihan "Biaya Tetap" yang merupakan syarat generate mahasiswa
  
  Saat admin PMB melakukan generate NIM mahasisw, akan muncuk notifikasi gagal dikarenakan terdapat tagihan generate mahasiswa yang belum lunas 
  

Catatan:
Aturan akademik akan mendeteksi dari tingkatan terkecil ( Program Studi > Fakultas > Perguruan Tinggi). Maka apabila pada Aturan Akademik "Mengambil KRS" pada aturan PT A terdapat aturan melunasi tagihan UKT, dan biaya internet, sedangkan pada aturan Program Studi X terdapat aturan untuk melunasi tagihan UKT dan biaya pembangunan, maka Aturan Akademik yang berlaku pada Program Studi X adalah pelunasan tagihan UKT dan biaya pembangunan.

Berikut detail untuk masing-masing jenis aturan akademik:

1. Mengambil Cuti: Mahasiswa harus melunasi aturan akademik berupa pembayaran tagihan cuti supaya proses pengajuan cuti dapat diproses oleh validator
2. Melihat KHS: Mahasiswa harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik agar dapat melihat KHS
3. Pengambilan KRS: Mahasiswa harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik agar dapat melakukan pengambilan KRS
4. Presensi Mahasiswa: Mahasiswa harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik agar presensi mahasiswa statusnya valid.
5. Mengambil Proposal/Skripsi: Mahasiswa harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik agar dapat mendaftar Proposal/Skripsi
6. Mengikuti UAS/UTS: Mahasiswa harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik agar dapat mengikuti UAS/UTS
7. Daftar Ulang: Pendaftar harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik berupa tagihan daftar ulang sebelum melakukan proses daftar ulang untuk menjadi mahasiswa.
8. Generate Mahasiswa: Pendaftar harus melunasi tagihan sesuai aturan akademik agar dapat dilakukan generate NIM mahasiswa oleh admin PMB.

Apakah tampilan SEVIMA Platform milikmu berbeda dengan panduan diatas?

Jika iya, ikuti panduan Aturan akademik untuk cekal keuangan

---- Terimakasih telah menggunakan artikel panduan ini. Selamat beraktivitas kembali😊 ----