B. Gambaran Umum SEVIMA Finance Cloud

Secara umum, aktivitas dalam SEVIMA Finance Cloud terdiri dari beberapa hal yang dilakukan oleh beberapa role, yang digambarkan pada diagram berikut :

Akses dan Setting Aplikasi

Proses ini menjelaskan tentang akses masuk ke sistem dan apa saja yang dapat di-setting pada aplikasi SEVIMA Finance Cloud.

1.Akses masuk sistem

• Login/Logout : menjelaskan cara login dan logout SEVIMA Finance Cloud.
• Lupa Password : menjelaskan petunjuk yang perlu dilakukan jika lupa password akun Anda saat login.
• Ganti Password : menjelaskan cara mengubah password Anda.

2.Pengaturan

• User : Menjelaskan cara menambah, mengubah, menghapus user serta memantau riwayat login masing – masing user.
• Hak Akses : Mengatur hak akses untuk user.
• Aplikasi : Mengatur beberapa hal dalam aplikasi seperti informasi umum tentang Perguruan Tinggi, identitas yang tampil pada browser, dan setting koneksi email.

Pengaturan awal

Proses ini bertujuan untuk melengkapi data-data penunjang agar pengelolaan anggaran, transaksi keuangan dan integrasi dengan Modul Akademik dapat dilaksanakan. Adapun data yang harus dilengkapi yaitu:

1.Data Pelengkap

• Jenis unit kerja : melihat daftar jenis-jenis kategori unit kerja pada perguruan tinggi
• Unit Kerja : mengelola unit-unit kerja dalam perguruan tinggi

2.Referensi Akuntansi

• Jenis kode akun : melihat daftar golongan akun akuntansi
• Kode akun : mengelola COA/Struktur kode akun akuntansi
• Pemetaan kode akun : mendaftarkan akun – akun tertentu untuk membantu sistem membuat entri jurnal secara otomatis pada jurnal
• Akun Kas & Bank : mendaftarkan akun KAS atau BANK agar bisa digunakan pada transaksi masuk atau keluar
• Pemetaan arus kas : menentukan template kategori dan akun pada laporan arus kas

3.Referensi Anggaran

• Tahun anggaran : mendaftarkan tahun anggaran yang aktif

4.Referensi Akademik

• Swicthing Bank : mendaftarkan akun bank yang digunakan sebagai rekening penerima dari transaksi penerimaan Mahasiswa sesuai yang terdaftar di Modul Keuangan Mahasiswa pada SEVIMA Platform
• Jenis Tagihan : mendaftarkan jenis-jenis tagihan yang berfungsi untuk mengelompokkan transaksi penerimaan Mahasiswa sesuai yang terdaftar di Modul Keuangan Mahasiswa pada SEVIMA Platform
• Pemetaan Kas & Bank : menghubungkan akun rekening kas/bank penerima dari transaksi penerimaan Mahasiswa yang terdaftar di Modul Keuangan Mahasiswa SEVIMA Platform dengan akun rekening kas & bank yang terdaftar di SEVIMA Finance Cloud
• Peraturan Kode Akun : membuat aturan transaksi penerimaan Mahasiswa dengan mendaftarkan filter-filter tertentu sehingga pada transaksi tersebut dapat otomatis ter-generate akun COA nya.

Menentukan saldo awal

Proses ini menjelaskan tentang petunjuk cara mengisi saldo awal masing – masing akun COA. Anda dapat melakukannya pada menu Set Saldo Awal Akun.

Import data

Proses ini menjelaskan tentang petunjuk cara mengimpor data ke aplikasi SEVIMA Finance Cloud dengan sumber data berupa excel. Berikut data yang dapat diimpor:

1. Impor Chart of Account : mengimpor data chart of account dari data excel. Fitur ini hanya dapat digunakan pertama kali saat migrasi awal dan dilakukan oleh tim teknis.
2. Impor Jurnal Umum : mengimpor data segala jenis jurnal yang dibuat secara manual menggunakan data excel.

Mengelola Anggaran

Proses ini menjelaskan tentang petunjuk cara mencatat Anggaran Tahunan. Berikut prosesnya :

• Anggaran : mengelola anggaran tahunan.

Mengelola Transaksi Keuangan

Proses ini menjelaskan tentang petunjuk pencatatan transaksi keuangan mulai penerimaan, pengeluaran, mutasi dan Jurnal umum. Berikut beberapa prosesnya :

• Transaksi Masuk : mengelola segala transaksi penerimaan kas atau bank
• Transaksi Keluar : mengelola segala transaksi pengeluaran kas atau bank
• Mutasi : mencatat hasil transfer antara akun kas & bank yang satu ke akun lainnya
• Posting Jurnal : memposting semua/sebagian transaksi masuk, keluar, mutasi maupun penerimaan Mahasiswa ke jurnal agar tampil pada laporan keuangan.
• Jurnal Umum : mencatat pembukuan dengan lebih spesifik terutama untuk pencatatan yang tidak bisa dilakukan pada menu transaksi keluar, masuk maupun mutasi.

Integrasi dengan Modul Akademik

Proses ini menjelaskan tentang petunjuk melakukan integrasi data dengan Modul Akademik. Berikut beberapa prosesnya :

• Penerimaan Mahasiswa : melakukan tarik data dan mengelola transaksi penerimaan Mahasiswa maupun penerimaan Mahasiswa baru (PMB)
• Posting Jurnal : memposting semua/sebagian transaksi masuk, keluar, mutasi maupun penerimaan Mahasiswa ke jurnal agar tampil pada laporan keuangan.

Memantau Laporan

Memaparkan maksud-maksud dari laporan keuangan dan laporan penunjang. Berikut daftar laporan yang terdapat pada aplikasi SEVIMA Finance Cloud :

1.Anggaran

• Laporan Anggaran Tahunan Unit : melihat nominal dari Anggaran yang sudah disetujui dan mencetak laporan anggaran tahunan
• Laporan Serapan Anggaran Tahunan Unit : memantau realisasi anggaran belanja dan pendapatan terhadap transaksi penerimaan dan pengeluaran.

2.Transaksi

• Laporan Mutasi Rekening Kas / Bank : mencetak mutasi rekening kas / bank sebagai dasar rekonsiliasi

3.Akuntansi

• Jurnal : menampilkan daftar semua jurnal per transaksi yang terjadi dalam periode tertentu untuk mengamati dan melacak transaksi secara kronologis ke masing-masing akun
• Buku Besar : menampilkan semua transaksi per akun, sehingga Anda dapat melihat catatan perubahan-perubahan yang terjadi pada masing-masing akun
• Laba Rugi : menampilkan pergerakan usaha sehingga Anda dapat mengetahui jumlah total pendapatan dan pengeluaran serta juga dapat melihat laba kotor dan laba/rugi bersih dari hasil usaha Anda
• Neraca : menampilkan posisi keuangan Anda yang terdiri dari aset, hutang (liability), dan apa yang sudah diinvestasikan ke perusahaan atau biasa disebut sebagai modal(ekuitas)
• Neraca Saldo : menampilkan saldo dari setiap akun, termasuk saldo awal, pergerakan, dan saldo akhir dari periode yang ditentukan sehingga Anda dapat memastikan keseimbangan debit dan kredit dari keseluruhan daftar akun Anda
• Arus Kas : untuk mengukur kas yang telah dihasilkan atau digunakan oleh suatu perusahaan dan menunjukkan detail pergerakan nya dalam suatu periode transaksi secara kronologis ke masing-masing akun

Tutup Buku Keuangan

Secara singkat tutup buku adalah kegiatan yang dilakukan di bagian keuangan untuk melakukan cut-off atau menutup pelaporan di akhir periode. Tutup buku dilakukan pada dua tahap, yaitu pada akhir bulan dan pada akhir tahun.

1. Tutup Buku Bulan : berfungsi untuk menutup transaksi – transaksi yang telah diinput pada bulan/periode yang akan ditutup dan menghasilkan jurnal penyesuaian secara otomatis yaitu saldo akun pendapatan terhadap saldo akun beban, dimana selisih nya akan dimasukkan pada saldo Laba/Rugi Periode Berjalan.
2. Tutup Buku Tahun : berfungsi sebagai penutup periode tahunan/tahun berjalan dan membuat jurnal pembalik diantara laba ditahan beserta laba tahun berjalan.