Pusat BantuanData pegawai yang double baik di Modul Akademik maupun di Modul Kepegawaian, umumnya disebabkan sisa proses migrasi data awal pada sistem atau upgrade aplikasi. Data pegawai yang double ini dapat mengakibatkan beberapa kendala di pengguna, contohnya user gagal login atau bahkan beberapa data Sevima Platform tidak muncul pada login dosen. Kendala ini dapat diatasi dengan langkah-langkah berikut :
1.Pastikan dan ambil satu data pegawai yang akan dihapus atau data yang tetap ada di aplikasi dengan mengecek kelengkapan kolom atau data transaksinya. Untuk data yang kurang lengkap maka nantinya akan dihapus dan sebaliknya data yang lebih lengkap akan tetap ada di aplikasi.
2.Sebagai contoh dari data di bawah ini :
Untuk yang kotak merah, nantinya data yang akan dihapus karena sudah tidak aktif dan kotak hijau tetap ada di aplikasi karena masih aktif. Dari dua data itu mempunyai kesamaan yaitu pada kolom Nama dan NIDN.
3.Sedangkan di Modul Akademik tampilannya seperti ini :
Untuk yang kotak merah, nantinya data yang akan dihapus karena sudah tidak aktif dan kotak hijau tetap ada di aplikasi karena masih aktif. Dari dua data itu mempunyai kesamaan yaitu pada kolom Nama dan NIDN.
4.Sinkronisasi data antara Modul Kepegawaian dan Modul Akademik yaitu menggunakan bantuan kolom NIP, NIDN dan idpegawai. Yang sering terjadi yaitu data dengan dobel NIP dan NIDN kalau idpegawai sangat jarang atau tidak mungkin karena type serial.
5.Apabila yang terjadi double NIDN maka salah satu dari data yang dobel tersebut harus dihapus agar NIDN tersebut tidak double. Namun apabila yang double adalah NIP maka bisa dengan cara mengubah NIP tersebut dengan NIP sementara, misal dengan menambahkan karakter xx, 00, yy dsb. Seperti tampilan berikut ini yang double adalah NIDN, maka perlu dihapus salah satu:
Pada tampilan di atas NIDNnya sama, maka perlu dihapus NIDNnya:
Berubah menjadi kosong
6.Maka pada data di Modul Akademik juga akan berubah dengan NIDN yang berbeda, yaitu data pertama ada NIDN dan yang kedua tanpa NIDN
7.Sehingga data yang sudah diubah siap untuk dihapus dari Modul Kepegawaian , tapi dengan catatan data yang akan dihapus tidak mempunyai data Riwayat di table lain. Apabila masih ada data riwayatnya maka perlu cek ulang datanya apakah data Riwayat tersebut dipindahkan ke data pegawai yang tetap di aplikasi atau data Riwayat tersebut dihapus jika tidak dipakai lagi.
8.Setelah pengecekan sudah dilakukan, maka data yang double bisa dihapus salah satu untuk data yang tidak dipakai.