Cara Mengatur dan Mencetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di Aplikasi SEVIMA Platform

Surat Pernyataan Mahasiswa Baru adalah dokumen penting yang berisi kesanggupan mahasiswa baru untuk mengikuti aturan kampus. Jika kampus Bapak/Ibu memiliki format surat sendiri, jangan khawatir — SEVIMA Platform menyediakan fitur untuk menyesuaikannya.

Berikut langkah-langkahnya agar Bapak/Ibu bisa mengatur dan mencetak surat ini dengan mudah.

Kustomisasi Template Surat Pernyataan Mahasiswa Baru

Secara default, sistem sudah menyediakan template surat pernyataan mahasiswa baru yang bisa langsung digunakan. Namun, jika Bapak/Ibu ingin menggunakan format surat versi kampus, Bapak/Ibu bisa menyesuaikannya sendiri dengan mudah. Berikut ini langkah-langkahnya.

1. Pada Modul Administrasi Aplikasi --> Pengaturan --> Kustomisasi Laporan --> Tambah. 
   
2. Langkah selanjutnya, pada kolom Nama Modul, pilih opsi: SIM Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru.
3. Pada bagian "Jenis Laporan", silakan pilih opsi: Surat Pernyataan Mahasiswa Baru.
   Opsi ini digunakan untuk menentukan bahwa laporan yang akan disesuaikan adalah surat pernyataan untuk mahasiswa baru.
4. Pilih Unit Kerja yang akan di sesuaikan.
5. Pada Status Laporan, terdapat dua opsi :
   -Aktif : Mengaktifkan template kustomisasi Surat Pernyataan Mahasiswa Baru
   -Tidak Aktif : Menonaktifkan template kustomisasi Surat Pernyataan Mahasiswa Baru. (Menggunakan default template apabila tidak ada template kustom Surat Pernyataan Mahasiswa Baru lain yang aktif
   
   Secara default, Surat Pernyataan Mahasiswa Baru akan menggunakan kop surat. Namun, jika Bapak/Ibu ingin menghilangkan kop surat, cukup beri centang pada opsi Tanpa Kop.
   

6.  Pada kolom WYSIWYG (What You See Is What You Get), Bapak/Ibu dapat menambahkan narasi atau isi surat Surat Pernyataan Mahasiswa Baru sesuai dengan kebutuhan kampus.

   Berikut ini adalah contoh narasi untuk Surat Pernyataan Mahasiswa Baru yang dapat Bapak/Ibu sesuaikan di kolom WYSIWYG:
   
   
   

7. Selain itu, Bapak/Ibu juga dapat menambahkan beberapa parameter yang telah disediakan oleh tim SEVIMA, sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku di perguruan tinggi.

   
8. Setelah selesai melakukan kustomisasi, jangan lupa untuk klik tombol Simpan agar perubahan yang dilakukan tersimpan dengan baik.

Menampilkan Opsi Cetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di Halaman Pendaftar

Setelah mengatur template untuk surat yang akan digunakan oleh mahasiswa baru, admin penerimaan mahasiswa baru perlu mengaktifkan fitur ini agar dapat digunakan oleh mahasiswa.
Jika Bapak/Ibu memiliki peran sebagai admin perguruan tinggi atau admin PMB, berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti:

1.  Di dalam Modul PMB, terdapat opsi untuk menampilkan Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di halaman pendaftar.
   Bapak/Ibu dapat mengatur opsi ini melalui langkah berikut:
   Modul PMB → Pengaturan → Setting Aplikasi → Tampilkan Informasi Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di Pendaftar.

2. Terdapat dua opsi yaitu :

   • Ya : Menampilkan opsi Cetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di halaman pendaftar.

   • Tidak : Tidak Menampilkan opsi Cetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di halaman pendaftar.
     Pada bagian Tampilkan Informasi Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di Pendaftar, pilih Ya untuk mengaktifkan menu yang menampilkan Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di halaman pendaftar yang telah diterima.
     

Melihat dan Mencetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru (Role Pendaftar)

Pendaftar yang telah diterima dapat mencetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru jika admin PT telah mengaktifkan menu Tampilkan Informasi Surat Pernyataan Mahasiswa Baru di Pendaftar.
Selain itu, pendaftar hanya bisa melihat dan mencetak surat apabila mereka telah dinyatakan lulus dan diterima di salah satu program studi.
Untuk mencetak surat pernyataan mahasiswa baru, Bapak/Ibu dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Login terlebih dahulu pada PMB Front.
   
   Catatan : Untuk format login pendaftar menggunakan username kode pendaftar dan password tanggal lahir (DDMMYYYY)
2. Setelah berhasil login dan masuk ke Halaman Pendaftar, saat pendaftar telah dinyatakan lulus seleksi dan diterima, pada bagian Langkah Pendaftaran, klik Daftar Ulang
   
3. Klik pada tombol tombol Surat Pernyataan.
   
4. Preview Surat Pernyataan Mahasiswa Baru akan ditampilkan. Pendaftar dapat klik tombol Cetak untuk mencetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru.
   

Mencetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru secara Kolektif (Role Admin PMB / Admin Akademik / Admin PT)

Apabila pada kampus Bapak / Ibu pengguna sevima platform memiliki kebutuhan untuk melakukan cetak surat pernyataan secara kolektif maka bapak /Ibu pengguna sevima platform dapat mengikuti langkah langkah berikut :

1. Pilih Modul PMB -->   Laporan --> Kelulusan --> Surat Pernyataan Mahasiswa Baru.
2. Pada Laporan Surat Pernyataan Mahasiswa Baru pilih opsi sesuai parameter yang ingin ditampilkan. Seperti parameter periode, program studi, jalur pendaftar, gelombang, sistem kuliah, pendaftar.
3. Secara default opsi cetakan kop laporan akan tercentang. Jika ingin mencetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru tanpa kop dapat dilakukan dengan cara menghilangkan centang. 
4. Klik tombol Tampilkan atau tombol Lihat di Tab Baru untuk melihat preview Surat Pernyataan Mahasiswa Baru.
5. Berikut preview hasil cetak kolektif Surat Pernyataan Mahasiswa Baru.
   
6. Klik tombol Cetak jika ingin mencetak Surat Pernyataan Mahasiswa Baru.