Pusat BantuanSelain melakukan generate tagihan, untuk menambahkan tagihan mahasiswa atau pendaftar dapat dilakukan melalui fitur import tagihan. Pada Umumnya fitur import digunakan apabila tagihan yang diberikan memiliki nominal yang berbeda untuk tiap mahasiswa dengan jalur, periode, sistem dan gelombang pendaftaran yang sama. Selain itu, import tagihan juga dapat digunakan untuk memberikan tagihan untuk mahasiswa tertentu ( tidak semua mahasiswa dalam 1 angkatan ), contohnya saat Semester Pendek. Import Tagihan dapat di lakukan dengan langkah-langkah seperti berikut :
1.Pada Modul Keuangan silakan buka menu Transaksi -> Tagihan -> Aksi -> Import untuk Admin Keuangan.
2.Silakan klik Button Download untuk memperoleh template yang akan digunakan.
3.Untuk pengisian kolom pada excel dapat dilengkapi dengan format sebagai berikut:
- Penerima (M atau P) : Isikan M jika tagihan diberikan untuk mahasiswa, sedangkan P jika tagihan diperuntukkan untuk pendaftar (Pastikan kode ditulis dengan menggunakan huruf Kapital).
- NIM / Kode Pendaftar :Diisi dengan NIM jika tagihan diberikan untuk mahasiswa dan Kode pendaftar jika tagihan akan diberikan pada pendaftar.
- Tgl Tagihan (YYYY-MM-DD) : Tanggal diberikannya tagihan pada mahasiswa/Pendaftar.
- Kode periode : Diisikan sesuai sheet Data Periode Akademik.
- Bulan (1-12) :Diisikan apabila tagihan yang diberikan adalah Tagihan Bulanan, isikan dengan peruntukan bulan tagihan diberikan.
- Tahun : Diisikan apabila tagihan yang diberikan adalah Tagihan Tahunan, isikan dengan tahun tagihan diberikan.
- Kode Jenis Tagihan (Isi Dari Worksheet 2 ) : Diisikan sesuai dengan format pada Sheet Jenis Tagihan.
- Cicilan Ke- : Merupakan data cicilan yang berisi angka 1-12. Jika tidak terdapat cicilan, silakan diisikan 1 saja.
- Tgl Jatuh Tempo (YYYY-MM-DD) : Diisikan tanggal jatuh tempo tagihan (Tangal jatuh tempo digunakan jika terdapat sistem denda jika tidak ada dapat dikosongkan saja ). Contoh Pengisian: 2023-04-01.
- Nominal : Besaran Tagihan yang akan diberikan pada Mahasiswa/Pendaftar yang dengan dengan format angka.
- Denda: Diisikan jika terdapat denda yang akan diberikan jika tidak ada silakan diisikan dengan 0.
- Potongan Langsung : Diisikan jika terdapat potongan langsung yang akan diberikan (Untuk penggunaan Potongan disarankan menggunakan menu Potongan/Beasiswa agar pencatatannya lebih Baik ) jika tidak ada silakan diisikan dengan 0. Kolom potongan langsung tidak dapat diisi dengan nominal yang sama dengan nominal tagihan dan tidak dapat langsung melunaskan tagihan yang akan diimport, silakan isi kolom ini dengan nominal 0 atau < nominal tagihan.
- Tgl Akhir Dispensasi (YYYY-MM-DD) : Dispensasi diberikan jika tagihan digunakan untuk aturan akademik dan dapat diisikan jika mahasiswa diberikan dispensasi/kelonggaran tertentu untuk dapat mengabaikan aturan akademik hingga tanggal yang diinputkan pada kolom berikut, silakan dikosongi jika tidak digunakan.
- Keterangan: Keterangan ini tidak wajib diisikan, namun dapat diisikan jika ingin ditambahkan informasi sesuatu mengenai tagihan tersebut.
- Berikut contoh pengisian Format yang sesuai:
4.Setelah format diisikan silakan menuju menu Transaksi > Tagihan > Aksi > Import > Kemudian silakan pilih file dan klik import.
CATATAN :
- Tagihan yang sudah diimport apabila dilakukan generate tagihan kembali dengan tarif yang berbeda maka akan tarif akan terupdate menjadi tarif yang di generate.
- Jika tagihan sudah digenerate tidak dapat diimport kembali (akan terbaca Duplikasi Data).
- Jika melakukan import tidak perlu mengisikan tarif terlebih dahulu.
- Potongan Langsung pada file import tidak dapat langsung melunaskan tagihan yang akan diimport.
- Jika kolom dengan format tanggal seperti kolom 'Tgl Tagihan', 'Tgl Jatuh Tempo', dan 'Tgl Akhir Dispensasi' diisikan tidak sesuai dengan format kelander maka proses Import Tagihan akan gagal. Contohnya diisi 30 Februari, sedangkan untuk bulan Februari idealnya hanya sampai tanggal 28 atau 29.
--Terima kasih telah mengunjungi laman panduan ini. Selamat beraktivitas kembali.--