Cara Pembukaan Periode Pendaftaran di SEVIMA Platform (NEW)

Berikut langkah-langkah pembukaan periode pendaftaran di SEVIMA Platform.

1) Masuk ke Modul SPMB -> Pengaturan -> Periode Pendaftaran.

2) Klik Tambah.

3) Inputkan data Periode Pendaftaran.

Keterangan:

• Tanggal Mulai dan Akhir: Tanggal Awal dan Akhir Pendaftaran.
• Tanggal Akhir Finalisasi: Tanggal akhir melakukan validasi data dari Pendaftar. 
• Berbayar: Centang apabila formulir pendaftaran berbayar. 
• Jumlah NIK Unik: Untuk membatasi pendaftar dengan NIK yang sama mendaftar lebih dari 1 kali pada periode (tahun pendaftaran) yang sama  
• KIP: Centang dan input poin apabila terdapat KIP, jika tidak terdapat KIP poin diset 0 dan tidak di centang. 
• Kode Pendaftar: Format nomor pendaftaran.
• Jml Kode Pendaftar: Jumlah angka di belakang format kode Pendaftar. 
• No Ujian: Format nomor ujian. 
• Jml No Ujian: Jumlah angka di belakang format nomor ujian. 

4) klik Tab Pengaturan, kemudian inputkan data.

Keterangan: 

• Mak. Tahun Lulus: Maksimal Tahun Lulus Pendaftar
• Min. Tanggal Lahir: Minimal Tanggal Lahir Pendaftar
• Mak. Tangal Lahir: Maksimal Tanggal Lahir Pendaftar
• Tampilkan Daya Tampung: Checklist apabila ingin menampilkan Daya Tampung
• Tampilkan Data Pesantren: Checklist apabila ingin menampilkan form isian Data Pesantren
• Tampilkan Nilai Seleksi: Checklist apabila ingin menampilkan Nilai Seleksi Pendaftar
• Tanggal Umumkan Nilai: Tanggal untuk Umumkan Nilai Seleksi Pendaftar
• Waktu Umumkan Nilai: Waktu untuk Umumkan Nilai Seleksi Pendaftar
• Tanggal Umumkan Kelulusan: Tanggal untuk Umumkan Kelulusan Pendaftar
• Waktu Umumkan Kelulusan: Wakti untuk Umumkan Kelulusan Pendaftar
• Dapat Merubah Biodata?: Checklist apabila ingin Pendaftar bisa merubah Biodata (Sebelum Finalisasi)
• Dapat Merubah Berkas?: Checklist apabila ingin Pendaftar bisa merubah Berkas (Sebelum Finalisasi)
• Dapat Merubah Prodi?: Checklist apabila ingin Pendaftar bisa merubah Prodi (Sebelum Finalisasi)
• Dapat Memilih Prodi Sama ?: Checklist apabila ingin Pendaftar bisa memilih Prodi yang sama
• Dapat Memilih Prodi dalam Fakultas Sama ?: Checklist apabila ingin Pendaftar bisa memilih Prodi dalam Fakultas yang sama
• Pendaftaran Pasca Sarjana?: Checklist apabila Periode Pendaftaran khusus untuk Pasca Sarjana
• Dapat Menggunakan Voucher?: Checklist apabila ingin Pendaftar dapat menggunakan Voucher
• Generate Tagihan Seleksi saat Finalisasi?: Checklist apabila ingin Generate Tagihan Seleksi saat Pendaftar melakukan Finalisasi
• Generate Kelulusan Otomatis?: Checklist apabila ingin meluluskan Pendaftar secara otomatis

5) Klik Tab Keterangan, kemudian inputkan data apabila terdapat keterangan atau informasi yang ingin ditampilkan pada Periode Pendaftaran. Apabila tidak ada, silahkan klik Simpan. 

Admin dapat menambahkan keterangan jika dibutuhkan, seperti detail jalur seleksi, halaman email Pendaftar, dsb.

Setelah periode pendaftaran telah dibuat, alur yang kedua melakukan setting jenis program. Jenis program disini tidak ada hubungannya dengan jenis program dari asal Pendaftar. Fungsi utamanya adalah sebagai Pembeda tarif formulir antar Program Studi. Berikut alur setting jenis program:

6) Klik menu Jenis Program -> pilih Jenis Program, Jumlah Pilihan Prodi, dan Jumlah Pilihan Wajib -> klik Simpan.  

Setelah setting jenis program telah selesai, langkah selanjutnya melakukan setting tarif formulir. Tarif formulir diinputkan apabila pendaftarannya Berbayar. Apabila Gratis bisa lanjut ke langkah berikutnya. Selanjutnya dikarenakan periode pendaftarannya berbayar, maka dilakukan setting tarif formulir dengan cara: 

7) Klik menu Tarif Formulir -> Pilih dan sesuaikan Jenis Program, Nominal Tarif, dan Tanggal Akhir -> klik Simpan.

Tarif formulir melekat pada jenis program yang sudah ditentukan. Apabila untuk semua Prodi sama, maka input 1 tarif formulir pada 1 jenis program. Tanggal akhir secara default mengikuti tanggal akhir pendaftaran. 

Setelah setting tarif formulir telah selesai, langkah berikutnya adalah menentukan Program Studi apa saja yang akan dibuka dengan cara: 

8) Klik menu Program Studi -> Tambah Data.

 9) Input Program Studi dan Tentukan Sebaran Pilihan.

10) Tentukan Sebaran Asal Pendaftar -> klik Simpan.

 Keterangan:

• Program Studi: Diambil dari Prodi yang ada di Perguruan Tinggi 
• Jenis Program: Disetting sesuai dengan ketentuan tarif formulir.
• Kuota: Kuota Prodi yang diambil dari pendaftaran tersebut.
• Grade: Nilai minimum untuk kelulusan Prodi. 
• Prefix NIM: Kode yang digunakan untuk pemberian NIM/NPM.
• Jml. Urut NIM: Jumlah digit urut dibelakang Prefix NIM.

Setelah setting Program Studi yang ditawarkan atau dibuka telah selesai, langkah selanjutnya menentukan seleksi pendaftaran. Seleksi pendaftaran merupakan ujian seleksi yang akan diikuti oleh calon Mahasiswa. Pilihan data seleksi diambil dari Data Referensi –> Seleksi –> Jenis Seleksi. Berikut cara setting seleksi pendaftaran: 

11) Klik menu Seleksi Pendaftaran -> Tentukan filter Program Studi, kemudian tentukan apakah seleksi pendaftaran hanya untuk Program Studi tertentu ataukah untuk keseluruhan Program Studi -> Input data seleksi pendaftaran -> klik Simpan. 

Keterangan:

• Urutan: Urutan seleksi yang dilaksanakan.
• Persentase: Persentase nilai dari seleksi tersebut. 

Setelah setting seleksi pendaftaran telah selesai, selanjutnya adalah menentukan berkas syarat administrasi pendaftaran. Berkas syarat administrasi pendaftaran merupakan file dokumen yang nantinya diupload atau dibawa oleh Pendaftar sebagai syarat administrasi pendaftarannya. Pilihan berkas diambil dari Data Referensi –> Seleksi –> Syarat Seleksi. Setting berkas syarat administrasi pendaftaran dilakukan dengan cara: 

12) Klik menu Syarat Pendaftaran -> pada Jenis Syarat, pilih Administrasi -> input data Syarat Administrasi -> klik Simpan. 

Keterangan:

• Wajib: Centang apabila termasuk dokumen wajib. 
• Unggah Dokumen: Centang apabila diperlukan upload berkas. 

Setelah setting syarat berkas administrasi pendaftaran telah selesai, selanjutnya melakukan setting syarat berkas daftar ulang. Berkas daftar ulang merupakan file dokumen yang nantinya digunakan sebagai syarat calon Mahasiswa melakukan daftar ulang. Pilihan berkas diambil dari Data Referensi –> Seleksi –> Syarat Seleksi. Setting berkas syarat daftar ulang pendaftaran dapat dilakukan dengan cara: 

13) Pada Jenis Syarat, pilih Daftar Ulang -> input data syarat Daftar Ulang -> klik Simpan. 

Keterangan:

• Wajib: Centang apabila termasuk dokumen wajib. 
• Unggah Dokumen: Centang apabila diperlukan upload berkas. 

Alur pembuatan Periode Pendaftaran sebagai persiapan proses Penerimaan Mahasiswa Baru di Perguruan Tinggi telah selesai. 

Berikut kendala-kendala yang biasa terjadi pada setting pada saat setting Periode Pendaftaran tidak sesuai atau tidak lengkap, namun Bapak Ibu tidak perlu khawatir, berikut kami sampaikan juga untuk cara mengatasinya:

1. Pilihan Prodi Tidak Muncul Pada Front PMB

Penyebab : Kendala ini terjadi ketika Sebaran Asal Pendaftar belum tercentang

Solusi : 

• Silahkan dapat ke Menu Pengaturan > Periode Pendaftaran > Klik Detail
• Program Studi > Klik Detail
• Silahkan dapat centang pagi bagian Menu Sebaran Asal Pendaftar

2. Gagal generate VA Daftar ulang dengan notifikasi "Gagal Generate Virtual Account Setting Expired VA sudah lewat"

Penyebab : Kendala ini terjadi ketika tanggal akhir daftar ulang sudah lewat

Solusi : 

• Silahkan ke Menu Pengaturan > Periode Pendaftaran > Klik Detail
• Kemudian, dapat melakukan perubahan atau penyesuaian pada Tanggal Akhir Daftar Ulangnya

3. Terdapat Notifikasi "Silahkan selesaikan pengisian data pendaftar yang tersedia sebelum senin 17 Juni 2024 untuk dapat melanjutkan ke proses berikutnya"

Penyebab : Kendala ini terjadi ketika terdapat berkas yang wajib diupload belum diisi 

Solusi : Silahkan dapat diarahkan Pendaftar untuk melengkapi berkas yang wajib diisi

4. Jika pada Menu Pengaturan > Periode Pendaftaran > Klik Detail > Syarat Pendaftaran Tidak Tercentang Unggah Dokumen maka pada Pendaftar tidak bisa mengupload berkasnya

Berikut juga kami sertakan video tutorial cara pembukaan periode pendaftaran di SEVIMA Platform.

Disini juga terdapat guideline terkait penerimaan Mahasiswa baru (PMB) di SEVIMA Platform.

• Guideline Setting Referensi Modul PMB (Admin PMB)
• Guideline Setting Periode Pendaftaran Modul PMB (Admin PMB)
• Guideline Proses Pendaftaran di Modul PMB (Pendaftar)
• Proses Pendaftaran di Modul PMB SEVIMA Platform (Pendaftar)

Apakah tampilan SEVIMA Platform milikmu berbeda dengan panduan diatas?

Jika iya, ikuti panduan cara-pembukaan-periode-pendaftaran-di-siakad-lite