[Fitur Persuratan] Panduan Admin Untuk Validasi Pengajuan Surat

Validasi Pengajuan Surat

Setiap surat yang diajukan oleh Mahasiswa atau Dosen perlu divalidasi terlebih dahulu oleh Admin sebelum surat dapat diterima oleh pemohon.

Proses validasi mengikuti metode penomoran yang telah dikonfigurasi sebelumnya:

• Manual — Admin memasukkan nomor surat secara langsung saat validasi
• Otomatis — Nomor surat dibuat otomatis oleh sistem saat validasi dilakukan

Berikut langkah - langkah untuk Admin dapat memvalidasi pengajuan surat oleh pemohon.

1. Akses Menu Pengajuan Surat
   Masuk modul Akademik ke menu: Portal → Pengajuan Surat
   
   

   Nama Tabel	Keterangan
   Nama & Kode Pengaju	Nama lengkap dan kode/NIM mahasiswa atau NIP dosen pengaju
   Jenis Surat	Jenis surat yang diajukan
   Unit Kerja	Program studi atau unit asal pengaju
   Periode Akademik	Periode saat mengajukan surat
   Tgl Pengajuan	Tanggal dan waktu pengajuan dikirim
   Estimasi Pengerjaan	Estimasi waktu pengerjaan surat, ditampilkan dalam hitungan hari beserta progresnya, contoh: "Hari ke-1/5"
   Nomor Surat	Nomor surat yang diterbitkan setelah validasi.
   Status	Status terkini pengajuan
   Keterangan Pengaju	Catatan penolakan dari admin
   Aksi	Tombol tindakan sesuai stage pengajuan

   
   
   

Proses Validasi — Tipe Penomoran Manual

1. Atau melalui Halaman Detail:
   - Klik ikon 👁 pada kolom Aksi untuk membuka halaman Detail Pengajuan Surat.
   - Klik tombol Aksi → Validasi / Tolak

2. Pada modal konfirmasi, isikan Nomor Surat. Lalu klik Ya, Generate untuk memvalidasi dan generate nomor surat, atau klik Batalkan jika ingin membatalkan.
   
3. Setelah pengajuan divalidasi dan nomor surat sudah tampil, klik Aksi → Generate Surat
   
   Notes: Nomor surat yang terisi ini mengikuti format yang telah diinputkan secara manual pada modal konfirmasi dan validasi pengajuan.
   
4. Pada modal konfirmasi, klik Ya, Yakin untuk generate surat, atau klik Batalkan jika ingin membatalkan.
   
5. Pada bagian Status & Hasil Pemrosesan muncul info dan tombol Lihat Surat. Klik Lihat Surat untuk membuka dan memeriksa file surat yang sudah digenerate.
   
6. Pada modal konfirmasi, klik Ya, Yakin untuk generate surat, atau klik Batalkan jika ingin membatalkan.
   

Proses Validasi — Tipe Penomoran Otomatis

1. Langsung dari Daftar Pengajuan
   Pada baris pengajuan yang ingin diproses, klik ikon ✓ (centang hijau) pada kolom Aksi.
   
   
   

   Atau melalui Halaman Detail:

   • Klik ikon 👁 pada kolom Aksi untuk membuka halaman Detail Pengajuan Surat.
   • Klik tombol Aksi → Validasi / Tolak

   

   
   
2. Pada modal konfirmasi, klik Ya, Generate untuk memvalidasi dan generate nomor surat, atau klik Batalkan jika ingin membatalkan.
   
   
3.  Setelah pengajuan divalidasi dan nomor surat sudah tampil, klik Aksi → Generate Surat
   
   Notes: Nomor surat yang terisi otomatis ini mengikuti format yang telah dikonfigurasi sebelumnya pada menu Setting Penomoran Surat di halaman Data Template Surat.
4. Pada modal konfirmasi, klik Ya, Yakin untuk generate surat, atau klik Batalkan jika ingin membatalkan.
   
   
5. Pada bagian Status & Hasil Pemrosesan muncul info dan tombol Lihat Surat. Klik Lihat Surat untuk membuka dan memeriksa file surat yang sudah digenerate.
   
   Hasil Generate Surat
   
   
6. Setelah file surat berhasil di-generate dan surat sudah siap diambil oleh mahasiswa, klik tombol Aksi → Selesai. Status pengajuan akan berubah menjadi Selesai, menandakan surat sudah siap diambil.
   
7. Setelah mahasiswa datang dan mengambil surat secara fisik, klik tombol Aksi → Diambil. Status pengajuan akan berubah menjadi Diambil, menandakan proses pengajuan surat telah selesai sepenuhnya.
   
   

Proses Validasi — Menolak Pengajuan

1. Langsung dari Daftar Pengajuan:
   Pada baris pengajuan yang ingin ditolak, klik ikon ✗ pada kolom Aksi. Pada modal konfirmasi Isi field alasan penolakan, kemudian klik Tolak Pengajuan.
   
   
   
2. Status pengajuan pada daftar langsung berubah menjadi Ditolak (merah) dan alasan penolakan yang telah diisikan sebelumnya akan tampil di detail pengajuan surat bagian Catatan Admin