[Fitur Persuratan] Pengajuan Surat Melalui Admin

Buat Pengajuan Surat

Selain melalui pengajuan mandiri, Admin juga dapat membuat pengajuan surat secara langsung atas nama Mahasiswa atau Dosen yang membutuhkan.

Fitur ini berguna dalam situasi seperti:

• Mahasiswa atau Dosen tidak dapat mengakses platform secara langsung
• Pengajuan perlu diproses segera tanpa menunggu pemohon
• Admin membantu pihak yang kurang familiar dengan sistem pengajuan online

Berikut langkah - langkah admin untuk membuat pengajuan Surat:

1. Akses Menu Pengajuan Surat
   Masuk modul Akademik ke menu: Portal → Pengajuan Surat
   
   Keterangan:
   

   Nama Tabel	Keterangan
   Nama & Kode Pengaju	Nama lengkap dan kode/NIM mahasiswa atau NIP dosen pengaju
   Jenis Surat	Jenis surat yang diajukan
   Unit Kerja	Program studi atau unit asal pengaju
   Periode Akademik	Periode saat mengajukan surat
   Tgl Pengajuan	Tanggal dan waktu pengajuan dikirim
   Estimasi Pengerjaan	Estimasi waktu pengerjaan surat, ditampilkan dalam hitungan hari beserta progresnya, contoh: "Hari ke-1/5"
   Nomor Surat	Nomor surat yang diterbitkan setelah validasi.
   Status	Status terkini pengajuan
   Keterangan Pengaju	Catatan penolakan dari admin
   Aksi	Tombol tindakan sesuai stage pengajuan

   
   
   
2. Dari halaman Daftar Pengajuan Surat, klik tombol + Tambah di pojok kanan atas.
   
3. Pada bagian Role Pengaju di paling atas form, pilih role yang sesuai dengan pemohon surat: Mahasiswa atau Dosen
   
   
4. Pada bagian Info Pengaju, masukkan nama atau NIM/NIP pengaju pada field yang tersedia. Pilih nama yang sesuai dari daftar yang muncul.
   
5. Pada bagian Pilihan Surat, klik radio button di sebelah kanan kartu surat yang ingin diajukan. Kartu yang dipilih akan berubah menjadi aktif ditandai centang hijau.
   
6. Pada bagian Detail Surat, isi field Keterangan Pengaju dan File Pengajuan jika diperlukan.
   
7. Klik tombol Simpan di pojok kanan atas. Pengajuan berhasil dikirim dan akan masuk ke daftar pengajuan dengan status awal Diproses.