[Fitur Persuratan] - Setting Template Surat

Sevima Platform menyediakan fitur persuratan untuk mempermudah Admin dalam menerbitkan dokumen resmi bagi Dosen maupun Mahasiswa. Sebelum fitur ini dapat digunakan, diperlukan beberapa konfigurasi awal agar sesuai dengan ketentuan di Perguruan Tinggi Anda.

Panduan ini akan memandu Anda langkah demi langkah — dimulai dari pengaturan template surat.

Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

1. Akses Menu Template Pengajuan Surat
   Masuk ke menu: Setting → Setting Persuratan
   
   

   Keterangan:

   Nama Kolom	Keterangan
   Modul	modul asal template
   File Halaman	jenis surat yang digunakan sebagai template
   Nama Surat	nama template surat yang dibuat
   Unit Kerja	unit pemilik template
   Salinan	menampilkan template yang disalin dari unit induk (hierarki atasnya)
   Aktif?	menunjukkan status aktif/nonaktif template
   Tombol detail (👁)	untuk melihat detail & mengedit template surat

   
   

2. Klik tombol + Tambah di pojok kanan atas halaman Daftar Template Surat.
   
   

3. Isi seluruh field yang tersedia pada form Pengaturan Template Surat.
   
   

4. Di bawah form Pengaturan Template Surat, terdapat bagian Daftar Variabel. Bagian ini menampilkan seluruh variabel yang dapat digunakan di dalam file .docx template Anda.
   Untuk petunjuk membuat file template surat lebih detail dapat mengakses link berikut
   Panduan File Docx Persuratan
   

   Notes: Pastikan penulisan variabel di dalam file .docx sesuai dengan daftar yang tersedia di halaman ini agar data dapat tampil dengan benar saat surat dicetak.

5. Pastikan semua field wajib (bertanda *) sudah terisi dengan benar. Klik tombol Simpan yang berada di pojok kanan atas halaman.
   
   
   
6. Cek hasil (preview template *) surat.
   Sebelum digunakan, lakukan preview terlebih dahulu terhadap template yang telah dibuat, lalu pastikan hasil preview menampilkan tampilan yang sama persis dengan file .docx yang diupload (format, tata letak, dan variabel yang terisi sudah sesuai).
   Jika pada hasil preview ditemukan adanya halaman kosong (blank page), maka Admin perlu menambahkan perintah nextpage di bagian bawah content pada file .docx template agar halaman kosong tersebut tidak muncul saat surat dicetak/di-generate.
   Untuk panduan pembuatan file .docx lebih lengkap, dapat diakses di sini: Panduan File Docx Persuratan
   
   Contoh tampilan file template .docx 
   
   
   Contoh hasil preview yang sudah benar (menggunakan nextpage, tidak ada halaman kosong)
   
   
   Contoh hasil preview yang bermasalah (tanpa nextpage, muncul halaman kosong)