Manajemen Potongan Awal Agar Langsung Memotong Tagihan

Pada perguruan tinggi biasanya memiliki skema potongan untuk mengurangi nominal biaya dari tagihan mahasiswanya. Adapun pada Sevima Platform saat ini sudah mengakomodir kebutuhan tersebut dan langsung memotong secara otomatis saat tagihan diberikan kepada mahasiswa.

Potongan pada Sevima Platform memiliki 2 Skema : 

A. Potongan Awal

Nominal potongan yang di dapat mahasiswa akan digunakan pada cicilan awal sampai habis mengikuti aturan potongan, sehingga proporsi potongan lebih besar pada cicilan awal 

B. Potongan Rata

Potongan Rata akan didistribusikan secara proporsional berdasarkan aturan cicilan pada tarif tagihan mahasiswa. Dengan kata lain, semakin besar nominal tagihan dalam suatu cicilan, semakin besar pula porsi potongan yang diterapkan pada tagihan tersebut.

Lebih lengkapnya bisa cek link  ini untuk potongan rata

Potongan Awal

1. Penambahan tipe potongan pada menu : 

• Referensi
• Potongan
• Potongan
• Klik tambah

Pastikan pilih potongan awal pada tipe potongan seperti gambar di bawah ini

2. Melengkapi aturan potongan pada menu : 

• Referensi
• Potongan
• Aturan Potongan

Pastikan "No Urut" diisikan karena isian tersebut berpengaruh kepada aturan potongan untuk menentukan prioritas besaran potongan yang diterapkan pada setiap akun transaksi

Pada contoh data diatas, prioritas potongan yang akan diberikan oleh sistem adalah mulai dari no urut 1 terlebih dahulu 

3. Pengisian Tarif Potongan pada menu :

• Tarif
• Potongan

Fungsi fitur berikut : 

1. Pada kolom "Mahasiswa" : isikan mahasiswa siapa saja yang akan mendapatkan potongan 
2. Pada kolom "Potongan" : isikan nama potongan yang sudah dibuat pada menu referensi
3. Pada kolom "Periode Mulai" : adalah periode mulai mahasiswa memperoleh Potongan/Beasiswa
4. Pada kolom "Aktif?" : Pastikan sudah melakukan centang agar potongan tersebut digunakan oleh sistem memotong tagihan secara langsung ketika proses generate tagihan

4. Melakukan proses generate potongan pada menu : 

• Transaksi
•  Potongan

Dipastikan sebelum klik "Generate" filter Periode Akademiknya sudah dipilih seperti pada gambar diatas

Jika sudah berhasil, maka mahasiswa akan tampil setelah proses generate, seperti pada gambar diatas

5. Pengisian Tarif Tagihan pada menu : 

• Tarif
• Tagihan

Berikut ini contoh 2 jenis akun yang akan diberikan kepada mahasiswa, yaitu

1). Biaya Kuliah : kondisi nominal cicilan rata

Pada jenis akun biaya kuliah, perhitungan nominal cicilan adalah seperti berikut : 

Nominal tarif : 2.000.000 

Cicilan 1 : 1.000.000 

Cicilan 2 : 1.000.000 

2) Sumbangan Buku : kondisi nominal cicilan tidak rata

Pada jenis akun sumbangan buku, perhitungan nominal cicilan adalah seperti berikut : 

Nominal tarif : 5.000.000 / sama dengan 100%

Cicilan 1 : 600.000 / sama dengan 12% dari nominal tarif (5.000.000)

Cicilan 2 : 2.200.000 / sama dengan 44% dari dari nominal tarif (5.000.000)

Cicilan 3 : 2.200.000 / sama dengan 44% dari dari nominal tarif (5.000.000)

Fungsi fitur pada tarif tagihan, seperti berikut :

1. Aturan cicilan : Berfungsi untuk membagi nominal cicilan tagihan, fitur ini memberikan akses untuk menyesuaikan nominal berbeda-beda setiap cicilan secara mandiri
2. Sesuaikan Nominal Cicilan : Berfungsi membagi rata sisa tarif tagihan yang belum diisikan ke dalam kolom aturan cicilan (Jika aturan cicilan tidak ada yang diisi, maka akan membagi rata seluruh cicilan). Jika hasil pembagian menghasilkan angka tidak bulat (bersisa), maka nominal cicilan akan dibulatkan ke bawah ke ribuan terdekat. Sisa pembulatan tersebut akan dialokasikan ke cicilan dengan nomor terkecil yang belum didefinisikan, memastikan distribusi yang lebih rapi dan akurat.
3. Hapus Semua Nominal Cicilan : Berfungsi untuk memungkinkan pengguna untuk mereset seluruh nominal pada aturan cicilan, mengubahnya kembali menjadi null, sehingga dapat dilakukan pengaturan ulang dengan mudah sesuai kebutuhan.

6. Generate tagihan mahasiswa pada menu : 

• Generate
• Tagihan mahasiswa

Pastikan seluruh filter sudah diisikan sesuai dengan data mahasiswa dan juga tagihan yang akan di generate, kemudian klik tombol berwarna hijau seperti gambar di bawah ini

Setelah itu akan muncul pilihan jenis akun yang akan di generate, silahkan centang tagihan yang ingin diberikan kepada mahasiswa, lalu klik generate tagihan

Ketika proses generate tagihan berhasil, maka akan muncul notifikasi seperti berikut ini

7. Melihat hasil generate tagihan dan potongan pada menu : 

• Transaksi
• Tagihan

Hasil potongan yang di dapat dari mekanisme potongan awal adalah sebagai berikut : 

1. Jenis akun "Biaya Kuliah / BKuliah" adalah prioritas utama potongan (Sesuai no urut aturan potongan)

Nominal tarif : 2.000.000 

Cicilan 1 : 1.000.000 

Potongan Cicilan 1 : Nominal cicilan 1 (1.000.000)  - Aturan potongan (Maksimal 500.000)

= 500.000

Cicilan 2 : 1.000.000

Potongan cicilan 2 : Tidak memiliki potongan, karena nominal pada aturan potongan (500.000) sudah terpakai habis pada cicilan 1

2. Jenis akun "Sumbangan Buku / SB"

Nominal tarif : 5.000.000 

Cicilan 1 : 600.000

Potongan cicilan 1 : Nominal cicilan 1 (600.000)  - Aturan potongan (Maksimal 400.000)

[Namun karena sisa potongan yang di dapat mahasiswa pada menu tarif > potongan setelah digunakan memotong jenis akun biaya kuliah cicilan 1 adalah 300.000] = 300.000

Cicilan 2 : 2.200.000 

Potongan cicilan 2 : Tidak memiliki potongan, karena nominal pada tarif potongan (800.000) sudah terpakai habis untuk memotong jenis akun Biaya Kuliah cicilan 1 dan jenis akun Sumbangan Buku cicilan 1

Cicilan 3 : 2.200.000 

Potongan cicilan 3 : Tidak memiliki potongan, karena nominal pada tarif potongan (800.000) sudah terpakai habis untuk memotong jenis akun Biaya Kuliah cicilan 1 dan jenis akun Sumbangan Buku cicilan 1

Pembatasan pada fitur potongan 

1. Penghapusan jenis akun pada menu aturan potongan jika potongan sudah digunakan.

Catatan :

1. Admin tidak bisa mengubah/menghapus Jenis Akun pada aturan potongan jika potongan sudah digunakan.
2. Admin tetap dapat menambahkan Jenis Akun baru pada aturan potongan meskipun potongan sudah digunakan.
3. Admin dapat mengubah nominal aturan potongan lebih dari sama dengan potongan yang sudah digunakan per jenis akun.
4. Admin tidak dapat mengubah nominal aturan potongan kurang dari potongan yang sudah digunakan per jenis akun.

2.  Batasan jumlah nominal cicilan tidak bisa melebihi nominal tarif.

Catatan :

Jika nominal cicilan lebih besar dari pada nominal tarif, maka akan membuat ketidaksesuaian data, sehingga dari sistem sudah dibatasi untuk aksi tersebut

3.  Batasan jumlah nominal cicilan tidak bisa lebih kecil dari nominal tarif.

Catatan :

Jika total nominal cicilan lebih kecil dari nominal tarif tagihan, maka akan ada sisa nominal yang tidak tertagih ke mahasiswa, yang akan menyebabkan ketidaksesuaian dalam sistem penagihan. Maka diberikan batasan jumlah nominal cicilan tidak bisa melebihi nominal tarif