Manajemen Setting Prodi setiap Periode Akademik

Setting prodi digunakan untuk menyesuaikan proses perkuliahan, mulai dari pembukaan KRS, pengisian nilai oleh dosen dan pengisian kuesioner. Penyesuaian yang dilakukan pada level fakultas atau universitas, maka akan berpengaruh ke level dibawahnya yaitu program studi. 

Contoh : 

Admin melakukan penyesuaian setting prodi pada level Universitas, maka semua fakultas dan prodi akan terdampak, jika admin melakukan penyesuaian pada unit fakultas, maka semua prodi pada fakultas tersebut akan terdampak juga. 

Pastikan filter periode yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan. Pada gambar di atas terdapat notifikasi bahwa periode 20242 tidak aktif, namun hal ini tidak masalah bila memang ingin ada penyesuaian pada periode tersebut. 

• Jika ada keperluan ingin membuka kembali pengisian nilai untuk semester sebelumnya, maka tidak perlu mengaktifkan periode akademik sebelumnya, cukup menyesuaikan pada setting prodi saja. 

• Pada menu setting prodi, terdapat 2 halaman untuk melakukan penyesuaian, yaitu langsung melalui daftar setting prodi atau lebih detail melalui detail setting prodi (icon mata biru)

Berikut ini penjelasan 2 halaman setting prodi : 

1. Penjelasan Setting Prodi pada Daftar Setting Prodi 

Berikut ini fungsi masing - masing fiturnya : 

• Kurikulum Mahasiswa Baru : Kolom ini digunakan untuk menentukan mahasiswa baru pada periode tersebut akan mendapatkan tahun kurikulum berapa.

• Biodata : Kolom ini digunakan untuk menentukan apakah mahasiswa yang masuk pada periode sesuai filter diperbolehkan mengubah biodata atau tidak.
  Perlu diperhatikan, jika edit Biodata tersebut dicentang, maka mahasiswa dapat mengedit beberapa data pokok berikut:
  -> Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, dan Nama Ibu
  Yang mana jika ada perubahan data pokok yang sudah dilaporkan dan dilakukan sync, maka harus melakukan pengajuan PDM (Perubahan Data Mahasiswa)

• KRS : Kolom ini digunakan untuk membuka / menutup periode KRS untuk mahasiswa.

• Validasi KRS : Kolom ini digunakan untuk membuka / menutup periode validasi / pembatalan KRS

• Cetak KRS : Kolom ini digunakan untuk membuka / menutup periode cetak KRS oleh mahasiswa

• KHS : Kolom ini digunakan untuk membuka / menutup periode KHS mahasiswa

• Pengisian Nilai : Kolom ini digunakan untuk membuka / menutup periode pengisian nilai pada kelas perkuliahan

• Pengisian Kuesioner : Kolom ini digunakan untuk membuka / menutup periode pengisian kuesioner oleh mahasiswa, baik itu kuesioner layanan maupun kuesioner EDOM

• Dosen Generate Pertemuan : Kolom ini digunakan untuk menentukan pengaturan apakah dosen diperbolehkan atau tidak melakukan generate tatap muka/jadwal perkuliahan 

2. Penjelasan Setting Prodi pada Detail Setting Prodi 

Pada detail setting prodi ini, admin diberikan pengaturan yang lebih spesifik seperti tanggal awal / akhir dan beberapa setting lainnya yang berhubungan dengan perkuliahan.

Untuk menuju detail setting prodi bisa klik "Icon Mata Biru"

Berikut ini fungsi masing - masing fiturnya : 

1. KRS & Validasi

• Buka KRS? : Digunakan untuk membuka / menutup periode KRS mahasiswa.

• Tanggal Awal KRS : Digunakan sebagai batas tanggal awal untuk KRS mahasiswa. Bila tanggal hari ini masih belum masuk ke range tanggal awal KRS, maka mahasiswa tetap tidak bisa mengambil KRS meskipun dicentang Buka KRS.

• Tanggal Akhir KRS : Digunakan sebagai batas tanggal akhir untuk KRS mahasiswa. Bila tanggal hari ini sudah melewati range tanggal akhir KRS, maka mahasiswa tetap tidak bisa mengambil KRS meskipun dicentang Buka KRS .

• Tanggal Cetak KRS : Digunakan sebagai tanggal yang tertera ketika KRS dicetak. Bila dibiarkan kosong maka otomatis terisi tanggal hari ini 

• Buka Validasi KRS? : Digunakan untuk membuka / menutup periode validasi / pembatalan KRS mahasiswa.

• Tanggal Awal Validasi KRS : Digunakan sebagai batas tanggal awal untuk validasi / pembatalan KRS.

• Tanggal Akhir Validasi KRS : Digunakan sebagai batas tanggal akhir untuk validasi / pembatalan KRS. 

• Dosen Tampil di KRS : Digunakan untuk mengatur apakah nama dosen tampil atau tidak pada saat proses KRS oleh mahasiswa.

• Buka Cetak KRS? : Digunakan untuk membuka / menutup periode cetak KRS oleh mahasiswa.

2. KHS & Nilai

• Buka KHS? : Digunakan untuk membuka / menutup periode KHS mahasiswa. 

• Tanggal Awal KHS : Digunakan sebagai batas tanggal awal untuk KHS mahasiswa. Bila tanggal hari ini masih belum masuk ke range tanggal awal KHS, maka mahasiswa tetap tidak bisa melihat KHS meskipun dicentang Buka KHS.

• Tanggal Akhir KHS : Digunakan sebagai batas tanggal akhir untuk KHS mahasiswa. Bila tanggal hari ini sudah melewati range tanggal akhir KHS, maka mahasiswa tetap tidak bisa melihat KHS meskipun dicentang Buka KHS . 

• Tanggal Cetak KHS : Digunakan sebagai tanggal yang tertera ketika KHS dicetak. Bila dibiarkan kosong maka otomatis terisi tanggal hari ini 

• Buka Pengisian Nilai? : Digunakan untuk membuka / menutup periode pengisian nilai pada kelas perkuliahan

• Dosen Bisa Isi Presentase Komponen? : Digunakan untuk memberikan akses kepada dosen untuk menentukan sendiri komponen dan persentase nilai pada kelas yang diajarnya.

• Tanggal Awal Pengisian Nilai : Digunakan sebagai batas tanggal awal untuk pengisian nilai. Bila tanggal hari ini masih belum masuk ke range tanggal awal pengisian nilai, maka tetap tidak bisa mengisikan nilai meskipun dicentang Buka pengisian nilai. 

• Tanggal Akhir Pengisian Nilai : Digunakan sebagai batas tanggal akhir untuk pengisian nilai. Bila tanggal hari ini sudah melewati range tanggal akhir pengisian nilai, maka tetap tidak bisa mengisikan nilai meskipun dicentang Buka pengisian nilai.  

3. Ujian

• Buka Cetak Kartu UTS? : Digunakan untuk membuka / menutup periode cetak kartu UTS oleh mahasiswa

• Tanggal Awal Cetak UTS : Digunakan sebagai batas tanggal awal untuk cetak kartu UTS. Bila tanggal hari ini masih belum masuk ke range tanggal awal, maka mahasiswa tetap tidak bisa cetak kartu UTS meskipun dicentang Buka cetak kartu UTS. 

• Tanggal Akhir Cetak UTS : Digunakan sebagai batas tanggal akhir untuk cetak kartu UTS. Bila tanggal hari ini sudah melewati range tanggal akhir, maka mahasiswa tetap tidak bisa cetak kartu UTS meskipun dicentang Buka cetak kartu UTS.  

• Tanggal Cetak UTS : Digunakan sebagai tanggal yang tertera ketika kartu UTS dicetak. Bila dibiarkan kosong maka otomatis terisi tanggal hari ini.

• Minimal Presensi UTS (Persentase) : Digunakan untuk menentukan berapa persen (minimal) kehadiran mahasiswa untuk bisa mengikuti UTS.

• Minimal Presensi UAS (Persentase) : Digunakan untuk menentukan berapa persen (minimal) kehadiran mahasiswa untuk bisa mengikuti UAS. 

• Buka Cetak Kartu UAS? :  Digunakan untuk membuka / menutup periode cetak kartu UAS oleh mahasiswa

• Tanggal Awal Cetak UAS : Digunakan sebagai batas tanggal awal untuk cetak kartu UAS. Bila tanggal hari ini masih belum masuk ke range tanggal awal, maka mahasiswa tetap tidak bisa cetak kartu UAS meskipun dicentang Buka cetak kartu UAS. 

• Tanggal Akhir Cetak UAS : Digunakan sebagai batas tanggal akhir untuk cetak kartu UAS. Bila tanggal hari ini sudah melewati range tanggal akhir, maka mahasiswa tetap tidak bisa cetak kartu UAS meskipun dicentang Buka cetak kartu UAS.  

• Tanggal Cetak UAS : Digunakan sebagai tanggal yang tertera ketika kartu UAS dicetak. Bila dibiarkan kosong maka otomatis terisi tanggal hari ini.

4. Lain - lain

• Buka Pengubahan Biodata? : Digunakan untuk memberikan akses kepada mahasiswa untuk melakukan perubahan biodata.
  Perlu diperhatikan, jika Pengubahan Biodata tersebut diaktifkan maka, maka mahasiswa dapat mengedit beberapa data pokok berikut:
  -> Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, dan Nama Ibu
  Yang mana jika ada perubahan data pokok yang sudah dilaporkan dan dilakukan sync, maka harus melakukan pengajuan PDM (Perubahan Data Mahasiswa)

• Buka Kuesioner? : Digunakan untuk membuka / menutup periode pengisian kuesioner.

• Tanggal Awal Kuesioner : Digunakan sebagai batas tanggal awal untuk pengisian kuesioner. Bila tanggal hari ini masih belum masuk ke range tanggal awal, maka mahasiswa tetap tidak bisa mengisikan kuesioner meskipun dicentang Buka pengisian kuesioner. 

• Tanggal Akhir Kuesioner : Digunakan sebagai batas tanggal akhir untuk pengisian kuesioner. Bila tanggal hari ini sudah melewati range tanggal akhir, maka mahasiswa tetap tidak bisa mengisikan kuesioner meskipun dicentang Buka pengisian kuesioner.  

• Dosen Bisa Generate Tatap Muka? : Digunakan untuk memberikan akses pada dosen untuk melakukan generate pertemuan perkuliahan

• Jumlah Pertemuan Kuliah : Digunakan untuk menentukan jumlah default pertemuan perkuliahan pada suatu periode. 

• Batas Penggantian Status Kuliah & Presensi : Digunakan untuk menentukan berapa lama (hari) dosen bisa mengubah kembali data suatu pertemuan dan presensinya.

CATATAN 

• Jika aturan dalam 1 universitas sama, maka cukup diatur pada unit dengan level tertinggi.

• Untuk  pengaturan yang ada tanggal mulai dan tanggal akhirnya maka aturannya sebagai berikut:

  • Jika tanggal awal kosong-tanggal akhir kosong, maka selalu terbuka mengikuti centangan

  • Ketika tanggal awal diisikan, maka otomatis tanggal akhirnya menjadi wajib, begitupun sebaliknya.