Mekanisme Letter of Acceptance (LoA) Untuk Mahasiswa Baru Pada Modul PMB

Letter of Acceptance (LoA) adalah surat resmi dari perguruan tinggi yang menyatakan bahwa seseorang diterima sebagai mahasiswa. LoA penting untuk pendaftar dikarenakan : 
1. Bukti resmi bahwa pendaftar telah diterima di suatu universitas
2. Memungkinkan pendaftar untuk dapat melanjutkan proses pendaftaran
3. Memungkinkan pendaftar untuk mengajukan beasiswa
4. Berfungsi sebagai kontrak antara pendaftar dan lembaga pendidikan

1. Menampilkan Opsi Cetak LoA di Halaman Pendaftar

Pada Modul PMB terdapat opsi untuk menampilkan LoA di Halaman Pendaftar. Berikut untuk langkahnya : 

1. Klik menu Pengaturan
2. Kemudian pilih Pengaturan PMB 
   
3. Pilih menu Setting Prodi
4. Klik edit pada kolom aksi 
   
5. Pada Tampilkan Informasi Letter of Acceptance di Pendaftar pilih "Ya" untuk mengaktifkan menu Tampilkan Informasi LoA di Halaman Pendaftar yang telah diterima. 
   

    Pada Tampilkan Informasi Letter of Acceptance di Pendaftar terdapat dua opsi yaitu :

• Ya : Menampilkan opsi Cetak LoA di halaman pendaftar.
• Tidak : Tidak Menampilkan opsi Cetak LoA di halaman pendaftar.

2. Cara Melihat dan Mencetak LoA (Pada Log In Pendaftar)

Pendaftar dapat mencetak LoA ketika pendaftar telah dinyatakan lulus dan diterima pada salah satu Program Studi. Berikut untuk langkah mencetak LoA dari sisi Pendaftar : 

1. Pendaftar melakukan log in terlebih dahulu pada PMB Front
   
   
2. Setelah berhasil login dan masuk ke Halaman Pendaftar, selanjutnya dapat klik Hasil Seleksi 
   
3. Klik pada tombol Cetak Letter of Acceptance.
   
4. Pendaftar dapat klik tombol Cetak untuk mencetak Letter of Acceptance.
   

3. Cara Kustomisasi Letter of Acceptance (LoA) 

Secara default LoA memiliki template default yang otomatis terimplementasi, namun Sevima memberikan fitur untuk dapat melakukan penyesuaian isian dari LoA yang dapat disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan perguruan tinggi. Berikut untuk langkah kustomisasi LoA : 

1. Masuk pada Modul Administrasi Aplikasi
2. Dapat klik menu : 
   - Pengaturan 
   - Kustomisasi Pelaporan 
   
3. Klik Tambah 
   
4. Pada Nama Modul pilih SIM Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
   
5. Pada Jenis Laporan, pilih opsi Letter of Acceptance
   
6. Pilih Unit Kerja 
   
7. Pada Status Laporan
   
    a. Aktif : Mengaktifkan template kustomisasi LoA
    b. Tidak Aktif : Menonaktifkan template kustomisasi LoA. (Menggunakan default                                          template apabila tidak ada template kustom LoA lain yang aktif).
8. Pilih Ingin menggunakan Kop atau tidak. (Secara default, LoA akan menggunakan kop namun jika ingin menghilangkan kop dapat dilakukan dengan cara memberikan centang pada opsi Tanpa Kop) 
   
9. Pada kolom WYSIWYG (What You See Is What You Get), dapat     ditambahkan narasi / wording LoA secara kustom
   
10. Selain itu juga dapat menambahkan beberapa parameter yang telah disediakan sesuai dengan kebutuhan.
    
11. Setelah selesai melakukan kustomisasi, klik Tombol Simpan.
    

4. Mencetak LoA secara Kolektif (Role Admin PMB / Admin Akademik / Admin PT) 

Jika terdapat kebutuhan untuk mencetak LoA secara kolektif maka dapat dilakukan dari akun admin PMB, admin Akademik, dan Admin PT. Berikut untuk langkahnya : 

1. Masuk pada modul PMB
2. Klik Menu : 
   - Laporan 
   - Kelulusan 
   - Letter of Acceptance (LoA)
   
   
3. Pada Laporan Letter of Acceptance pilih opsi sesuai parameter yang ingin ditampilkan.Seperti parameter periode, program studi, jalur pendaftar, gelombang, sistem kuliah, pendaftar.
   

4. Secara default opsi cetakan kop laporan akan tercentang. Jika ingin mencetak LoA tanpa kop dapat dilakukan dengan cara menghilangkan centang.
   

5. Klik tombol Tampilkan atau tombol Lihat di Tab Baru untuk melihat preview LoA
   

6. Berikut preview hasil cetak kolektif LoA.
   

Catatan : 

1. Untuk menamlilkan opsi cetak LoA di Halaman Pendaftar dapat masuk pada menu  Pengaturan > Pengaturan > Setting Aplikasi kemudian pilih "Ya" pada Tampilkan Informasi Letter of Acceptance di Pendaftar. 
2. Cara menampilkan dan mencetak LoA pada Log In Pendaftar dengan klik hasil seleksi kemudian klik tombol Cetak Letter of Acceptance 
3. Cara kustomisasi LoA dengan masuk pada modul administrasi aplikasi kemudian klik menu Pengaturan > Kustomisasi Pelaporan dilanjutkan dengan klik tambah dan inputkan data kustomisasinya
4. Cara mencetak LoA secara kolektif dari role admin PMB, admin Akademik, dan Admin PT pada modul PMB dengan klik menu Laporan > Kelulusan > Letter of Acceptance (LoA)