Mekanisme Pendataan Kerja Sama Perguruan Tinggi pada SIM Kerja Sama

SIM Kerjasama merupakan Sistem Informasi Manajemen yang dirancang untuk memfasilitasi pengelolaan dan pelaporan kerja sama perguruan tinggi secara terpusat, sesuai dengan standar pelaporan yang ditetapkan oleh Kemdiktisaintek, khususnya mengacu pada sistem LaporKerma. Pada modul ini mencakup pencatatan riwayat kerja sama, dokumen seperti Implementation of Arrangement (IA), Memorandum of Agreement (MoA), Memorandum of Understanding (MoU), serta kegiatan yang merupakan implementasi dari kerja sama tersebut. Pada modul ini sudah memfasilitasi untuk melakukan unduh laporan dokumen sesuai dengan standar yang ada pada Laporkerma Kemdiktisaintek.

Alur Proses

Keterangan langkah-langkah Manajemen Kerjasama yaitu sebagai berikut:

Admin melengkapi data referensi terlebih dulu, data referensi yang ada disistem dibagi menjadi beberapa bagian yaitu
Bentuk Kegiatan, Sasaran Kinerja, Kriteria Mitra, Sumber Dana, dan Jenis Dokumen.
Setelah data referensi lengkap, Admin dapat menambahkan informasi mitra kerja sama, baik dari dalam maupun luar
negeri. Informasi ini mencakup identitas mitra, jenis dokumen kerja sama (IA/MoA/MoU), serta periode kerja sama
berlangsung.
Setelah mitra terdaftar, Admin dapat mencatat kegiatan yang dilakukan dalam rangka kerja sama tersebut.
Sistem menyediakan fitur untuk mengunduh laporan berdasarkan kegiatan kerja sama yang telah dicatat. Laporan ini
sudah disesuaikan sesuai dengan format laporan yang ada pada Lapor Kerma Kemdiktisaintek.
Sistem memfasilitasi untuk mengunduh laporan keseluruhan kerja sama yang telah didatakan.

Berikut untuk langkah pendataan kerjasama secara detail:

A. Menambahkan Data Referensi

Data Referensi ditambahkan oleh Admin sebelum dokumen kerjasama dan kegiatan dibuat, Admin Kerjasama harus benar-benar memastikan seluruh data referensi yang akan digunakan sudah dilengkapi.

Sistem telah mendefaultkan jenis dokumen, kriteria mitra, sasaran kinerja dan bentuk kegiatan, sesuai dengan data referensi https://laporankerma.kemdikbud.go.id
Data default jenis dokumen tidak akan bisa diubah atau dihapus oleh admin
Semua data default dapat ditambahkan manual oleh Admin, sesuai dengan kebutuhan Perguruan TinggiMasuk Halaman Data Referensi : Silakan masuk ke menu data referensi > Sub Referensi

Keterangan

B. Menambahkan Mitra Kerjasama
Mitra akan dikelola oleh Admin Kerjasama dan Admin Perguruan Tinggi sebelum pembuatan dokumen kerjasama dilakukan.

1. Masuk Halaman Mitra : Silakan masuk ke menu Mitra > Tambah Data

Keterangan

Terdapat pilihan jenis mitra untuk menentukan mitra merupakan jenis Perguruan Tinggi atau Non Perguruan Tinggi
Admin harus menentukan kriteria mitra, daftar pilihan kriteria mitra diambil dari Data Referensi → Kriteria Mitra
Terdapat kolom pengisian no ijin usaha dan NPWP namun tidak wajib
Admin harus memilih lingkup mitra : Regional, Nasional atau Internasional. Lingkup mitra akan menjadi pembeda dalam pengisian wilayah mitra.
Admin juga dapat menambahkan kontak mitra yang meliputi data nama kontak, jabatan, nomor telepon, dan email
Admin dapat menambahkan lebih dari satu kontak mitra

C. Menambahkan Kerjasama
Kerjasama akan dikelola oleh Admin sebagai tempat pencatatan data kerjasama yang dimiliki oleh perguruan tinggi

Masuk pada halaman kerjasama
Masuk menu Kerjasama > Tambah Data > Isikan data yang berbintang merah.

Keterangan
- Pada tampilan daftar kerjasama terdapat 4 status yaitu Aktif, Perpanjangan, Kedaluwarsa, dan Tidak Aktif
- Ketika menambahkan data kerjasama admin akan diwajibkan mengisi nomor dokumen kerjasama dan nomor dokumen mitra, namun untuk nomor dokumen mitra tidak wajib diisi
- Admin wajib menentukan jenis kerjasama, daftar pilihan jenis kerjasama diambil dari menu Data Referensi → Jenis Dokumen
- Admin wajib menentukan Unit kerja yang melakukan kerjasama, unit kerja dapat ditentukan berdasarkan tingkat universitas, fakultas atau prodi
- Jika status dipilih draft maka kerjasama dianggap belum final, data kerjasama tidak akan bisa digunakan untuk membuat data kegiatan
D. Menambahkan Kegiatan Kerjasama
Menu Kegiatan digunakan admin untuk melakukan manajemen data kegiatan yang nantinya akan dilaporkan
1. Masuk pada halaman kegiatan
Masuk menu Kerjasama > Tambah Data > Isikan data yang berbintang merah.

Keterangan
- Admin juga akan diwajibkan mengisi nomor dokumen kegiatan dan nomor dokumen mitra, namun untuk nomor dokumen mitra tidak wajib diisi
- Admin juga harus menentukan unit kerja yang akan melakukan kegiatan, unit kerja kegiatan dapat berbeda dengan unit kerja yang ada pada data kerjasama
- Admin juga wajib memilih bentuk kegiatan, dimana daftar pilihan bentuk kegiatan diambil dari Data Referensi → Bentuk Kegiatan
- Admin wajib menentukan sasaran kegiatan, dimana daftar pilihan bentuk kegiatan diambil dari Data Referensi → Sasaran Kegiatan
- Pada form ruang lingkup, hasil pelaksanaan dan Tautan / Link Dokumentasi Kegiatan akan digunakan untuk cetak laporan pelaksanaan kegiatan
E. Mengunduh Laporan Kegiatan
Pada Menu ini Admin dapat mengunduh laporan kegiatan sesuai dengan form laporan yang ada di Laporankerma

1. Masuk pada detail kegiatan
Masuk menu Kegiatan > Detail Kegiatan > Cetak Laporan

Contoh Laporan Kegiatan Kerjasama