Mekanisme Penginputan Tagihan Secara Manual

Selain melakukan generate tagihan dan menggunakan fitur import, untuk menambahkan tagihan mahasiswa atau pendaftar dapat dilakukan penambahan secara manual. Pada Umumnya fitur tambah tagihan secara manual digunakan apabila tagihan yang diberikan memiliki nominal yang berbeda untuk tiap mahasiswa dengan jalur, periode, sistem dan gelombang pendaftaran yang sama. Fitur tambah tagihan secara manual dapat di lakukan dengan langkah-langkah seperti berikut :

1. Pada Modul Keuangan silahkan buka Menu Transaksi > Tagihan untuk Admin Keuangan.

2. Silahkan Klik Tambah untuk menambahkan tagihannya.

3. Untuk isian fitur tambah tagihan ini dapat dilengkapi dengan penjelasan sebagai berikut : 

• Kode Tagihan : Kode tagihan yang akan digenerate otomatis ketika sudah diklik simpan.
• Penerima : Yang menerima tagihan yang akan dibuat Pendaftar/Mahasiswa
• Mahasiswa/Pendaftar : Mencari nama Mahasiswa/Pendaftar yang akan diberikan tagihan
• Tgl. Tagihan : Tanggal tagihan yang akan diberikan
• Periode : Periode tagihan yang akan diberikan
• Bulan : Bulan tagihan yang akan diberikan
• Tahun : Tahun tagihan yang akan diberikan
• Jenis Tagihan : Jenis tagihan yang akan diberikan pada Mahasiswa/Pendaftar
• Cicilan ke- : Data cicilan yang berisi angka 1-12. Jika tidak terdapat cicilan, silakan diisikan 1 saja.
• Tgl. Terbit Tagihan : Sebagai informasi tanggal / waktu ketika tagihan tersebut mulai ditagihkan ke mahasiswa.
• Tgl. Jatuh Tempo : Diisikan tanggal jatuh tempo tagihan (Tangal jatuh tempo digunakan jika terdapat sistem denda jika tidak ada dapat dikosongkan saja ). Contoh Pengisian: 2023-04-01.
• Nominal : Besaran Tagihan yang akan diberikan pada Mahasiswa/Pendaftar yang dengan dengan format angka.
• Denda : Diisikan jika terdapat denda yang akan diberikan jika tidak ada silakan diisikan dengan 0.
• Potongan Langsung : Diisikan jika terdapat potongan langsung yang akan diberikan (Untuk penggunaan Potongan disarankan menggunakan menu Potongan/Beasiswa agar pencatatannya lebih Baik ) jika tidak ada silakan diisikan dengan 0. Kolom potongan langsung tidak dapat diisi dengan nominal yang sama dengan nominal tagihan dan tidak dapat langsung melunaskan tagihan yang akan diimport, silakan isi kolom ini dengan nominal 0 atau < nominal tagihan.
• Keterangan : Keterangan ini tidak wajib diisikan, namun dapat diisikan jika ingin ditambahkan informasi sesuatu mengenai tagihan tersebut.
• Lunas? : Akan tercentang otomatis jika sudah dilakukan pelunasan oleh Mahasiswa/Pendaftar.
• Tanggal Akhir Dispensasi : Dispensasi diberikan jika tagihan digunakan untuk aturan akademik dan dapat diisikan jika mahasiswa diberikan dispensasi/kelonggaran tertentu untuk dapat mengabaikan aturan akademik hingga tanggal yang diinputkan pada kolom berikut, silakan dikosongi jika tidak digunakan.

4. Setelah sudah disesuaian isiannya maka bisa klik simpan.

Catatan : 

Pada sistem sebelumnya untuk perhitungan denda dihitung dari tanggal tagihan dan tanggal jatuh tempo. Setelah update terdapat pengisian Tgl. Terbit Tagihan yang berpengaruh untuk perhitungan denda pada tagihan mahasiswa ataupun pendaftar.

Jika tanggal terbit terisi dan tarif tagihan terisi denda, maka tagihan akan mendapat denda sesuai tanggal terbit tagihan dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Jika tanggal terbit tagihan < tanggal jatuh tempo, maka tagihan akan mendapat denda. Misalkan tgl terbit tagihan 1 Januari 2025 dan tgl jatuh tempo 31 Januari 2025, maka apabila pembayaran terjadi setelah 31 Januari 2025 akan mendapat denda.

2. Jika tanggal terbit tagihan = tanggal jatuh tempo, maka tagihan akan mendapat denda. Misalkan tgl terbit tagihan 20 Juli 2025 dan tgl jatuh tempo juga 20 Juli 2025, maka apabila pembayaran terjadi setelah 20 Juli 2025 akan mendapat denda.

3. Jika tanggal terbit tagihan > tanggal jatuh tempo, maka tagihan tidak mendapat denda. Misalkan tgl terbit tagihan 1 Desember 2025 dan tgl jatuh tempo 15 November 2025, maka tagihan tidak akan mendapat denda meskipun dibayar setelah 15 November 2025.

4. Jika tanggal jatuh tempo kosong, maka tagihan tidak mendapat denda.

Jika tanggal terbit kosong, maka tagihan akan mendapatkan denda sesuai tanggal transaksi tagihan dengan ketentuang sebagai berikut:

1. Jika tanggal transaksi tagihan < tanggal jatuh tempo, maka tagihan akan mendapat denda.

2. Jika tanggal transaksi tagihan = tanggal jatuh tempo, maka tagihan akan mendapat denda.

3. Jika tanggal transaksi tagihan > tanggal jatuh tempo, maka tagihan tidak mendapat denda.

4. Jika tanggal jatuh tempo kosong, maka tagihan tidak mendapat denda