Mekanisme Yudisium di SEVIMA Platform menggunakan UKOM

Pada perguruan tinggi yang memiliki syarat UKOM, perlu memperhatikan hal berikut untuk mekanisme yudisiumnya.

 Untuk menambahkan peserta yudisium pada Modul Akademik ada 2 cara yaitu sebagai berikut:

1. Input peserta yudisium pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Tambah Peserta. Jika input peserta yudisium pada menu ini, maka admin wajib melakukan setting syarat yudisium dan mahasiswa wajib melengkapi berkas syarat yudisium.
2. Input peserta yudisium pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Daftar Yudisium. Jika input peserta yudisium pada menu ini, maka admin tidak perlu melakukan setting syarat yudisium dan dapat langsung diinputkan nama mahasiswa peserta yudisiumnya (Sehingga tidak akan mencekal). Biasanya fitur ini untuk mahasiswa yang masih belum menyelesaikan kelas skripsi, namun mahasiswa tersebut harus didaftarkan di periode yudisium tahun ini.

Berikut panduan untuk melakukan mekanisme yudisium di Modul Akademik :

1) Pastikan periode yudisium telah disetting terlebih dahulu pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Periode Yudisium. 

2) Pastikan syarat yudisium telah disetting pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Syarat Yudisium. 

3) Cek mahasiswa apakah sudah masuk kedalam Eligible Yudisium atau belum, melalui menu Perkuliahan > Data Yudisium > Eligible Yudisium 

4) Input peserta yudisium pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Tambah Peserta.  

5) Lakukan validasi dan centang syarat berkas yudisium peserta yudisium pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Tambah Peserta. 

6) Input detail penomoran peserta yudisium pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Daftar Yudisium atau dapat juga generate penomoran pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Penomoran Dokumen. 

Silakan menginputkan format Nomor, Mulai, dan Tanggal, kemudian klik Set Nomor dan Tanggal.

Catatan : 

• Untuk SKS lulus minimal pada menu Eligible Yudisium diambil dari Modul Akademik > Data Pelengkap > Perguruan Tinggi > Program Studi > Detail > SKS Lulus Minimal. 
• Status Eligible ini berpengaruh ketika penambahan data mahasiswa UKOM pada menu Manajemen UKOM. Penambahan data UKOM dapat dilakukan jika statusnya ‘Eligible’, jika statusnya ‘Tidak Eligible’ maka tidak dapat ditambahkan UKOM dengan error seperti berikut.

• Mahasiswa yang sedang mengikuti UKOM atau statusnya ‘Sedang Menempuh’, maupun yang ‘Tidak Lulus’, maka tidak dapat ditambahkan menjadi peserta yudisium. Penambahan menjadi peserta yudisium hanya bisa dilakukan jika status UKOM adalah ‘Lulus’

Berikut adalah contoh mahasiswa dengan status sedang menempuh UKOM

Ketika ditambahkan peserta yudisiumnya gagal dengan notifikasi error berikut

Berikut adalah notifikasi error ditambahkan ke peserta yudisium ketika mahasiswanya tidak lulus UKOM

Berikut adalah contoh mahasiswa dengan status lulus UKOM 

Ketika ditambahkan peserta yudisium akan berhasil dengan notifikasi berikut 

Informasi Penting:

• Ketika mahasiswa ditambahkan sebagai peserta yudisium, kemudian diinputkan Nomor dan Tanggal SK Yudisium akan mengubah secara otomatis status mahasiswa menjadi "Lulus".
• Mahasiswa yang dapat ditambahkan pada menu peserta yudisium adalah yang sudah lolos syarat yudisium. Bila mahasiswa tidak ingin terkena pengecekan syarat silakan ditambahkan datanya pada menu daftar yudisium. Namun untuk penomoran SK tetap akan melihat syarat walaupun berhasil ditambahkan pada daftar yudisium.
• Menambahkan peserta yudisium dapat melalui menu Tambah Peserta atau Daftar Yudisium. Perbedaannya adalah jika dengan tambah peserta dari sistem akan memeriksa histori keuangan dan membandingkan histori akademik dengan kurikulum mahasiswa.