Mengapa Temuan Tidak Muncul di Menu Tindak Lanjut dan Bagaimana Mengatasinya?

Pada Audit Mutu Internal (AMI), setiap temuan yang telah dicatat oleh Auditor seharusnya dapat ditindaklanjuti oleh Auditee melalui menu Tindak Lanjut. Namun, terkadang indikator temuan belum muncul pada menu tersebut sehingga Auditee tidak dapat memproses tindak lanjutnya.

Kondisi ini umumnya disebabkan oleh dua hal: temuan belum memiliki Jalur Penyelesaian (untuk data temuan baru), atau temuan sudah masuk ke jalur Dibahas pada RTM dan RTM belum difinalisasi. Berikut dua cara yang dapat Anda lakukan sesuai kondisi data Anda.

Cara 1: Temuan Baru, Pilih Jalur Penyelesaian pada Menu Temuan Auditor

Modul SPMI > Referensi Audit Mutu Internal > Temuan Auditor

Pada versi terbaru, Auditor wajib memilih Jalur Penyelesaian pada setiap temuan (Langsung Ditindaklanjuti atau Dibahas pada RTM). Temuan yang jalur penyelesaiannya sudah ditentukan dan telah difinalisasi akan otomatis masuk ke menu Tindak Lanjut, sehingga Auditee dapat langsung memprosesnya.

Catatan: Jika temuan sudah terlanjur difinalisasi sebelum jalur penyelesaian dipilih, temuan tersebut belum akan muncul pada menu Tindak Lanjut. Lakukan langkah berikut untuk memperbaikinya.

1. Buka menu Temuan Auditor, lalu pilih salah satu unit kerja.
2. Auditor memilih Indikator yang terdapat pada daftar temuan auditor, lalu klik Ubah Data atau Isi Data
3. Pada formulir temuan, isi Jalur Penyelesaian yang sesuai: Langsung Ditindaklanjuti atau Dibahas pada RTM.

4. Lakukan Finalisasi Temuan kembali. Setelah itu, temuan yang berstatus Langsung Ditindaklanjuti akan masuk ke menu Tindak Lanjut dan Auditee dapat memproses tindak lanjutnya.

Cara 2: Temuan Sudah Masuk RTM, Finalisasi RTM

Modul SPMI > Referensi Audit Mutu Internal > RTM

Jika temuan menggunakan jalur Dibahas pada RTM, Rencana Tindak Lanjut (RTL) masih berstatus draf dan dibahas bersama Manajemen. Temuan tersebut baru dapat ditindaklanjuti oleh Auditee (unit kerja) di menu Tindak Lanjut setelah RTM difinalisasi.

Catatan: Fitur Finalisasi RTM merupakan fitur tambahan. Pastikan seluruh isian RTM, termasuk keputusan hasil pembahasan, sudah lengkap sebelum difinalisasi.

1. Pastikan temuan sudah masuk ke menu RTM dan RTM telah diisi.

2. Klik tombol Finalisasi RTM.

3. Setelah RTM difinalisasi, temuan yang dibahas pada RTM akan muncul pada menu Tindak Lanjut sehingga unit kerja (Auditee) dapat menindaklanjutinya.

Setelah indikator temuan muncul pada menu Tindak Lanjut, Auditee dapat melanjutkan dengan mengisi tindak lanjut dan mengunggah bukti pelaksanaan, kemudian Auditor melakukan verifikasi pada menu Tindak Lanjut.