Monitoring Tagihan Mahasiswa Pada Modul Keuangan

Untuk memudahkan melakukan monitoring pada tagihan mahasiswa, admin keuangan dapat melakukan monitoring melalui SIM Keuangan Mahasiswa > Operasional > Monitoring Tagihan Mahasiswa

Fitur Monitoring Tagihan Mahasiswa ini menampilkan data tagihan mahasiswa yang berhasil ter-generate. Tata cara pengoperasiannya seperti berikut : 

1. Isikan filter seperti periode masuk, unit, jenis akun dll agar menampilkan monitoring tagihan sesuai kebutuhan. Jika sudah tampil, klik Aksi > Detail
   sample data : 
   -> Periode Tagihan = 2026 Ganjil 
   -> Unit = S1 - Falsafah & Agama
   -> Jalur Pendaftaran = SBMPTN
   -> Sistem Kuliah = (Cikarang) S1 Kelas A
   -> Gelombang = Gelombang 1
   

2. Detail Monitoring Tagihan Mahasiswa menampilkan data mahasiswa, status mahasiswa, semester, dan jenis akun transaksi yang ditagihkan ke mahasiswa.
   

   Keterangan : 

   a. Status Mahasiswa = Status mahasiswa di suatu perguruan tinggi, akan selalu aktif selama masih belum berstatus keluar (Lulus, Drop Out/Dikeluarkan, Transfer, Wafat, Hilang, Mengundurkan Diri, Mutasi, Putus Sekolah, Skors, dan Lainnya). Jadi pada status mahasiswa hanya akan ada Aktif dan status Keluar.

   b. Status Semester = Status setiap periode akademiknya, akan aktif ketika memiliki KRS yang telah divalidasi dengan kata lain aktif berkuliah. Status semester juga akan aktif apabila admin menambahkan mahasiswa pada kegiatan pendukung, seperti PKL atau magang non MBKM. Status awalnya adalah non aktif setelah proses generate. Selain aktif dan non aktif, terdapat status semester yang lain yaitu (Cuti, Sedang Double Degree, Kampus Merdeka, dan Menunggu Ukom).

   c. Semester = Semester mahasiswa pada periode tagihan

   d. Jenis Akun = Jenis akun transaksi yang memiliki tarif

   e. X =  Belum memiliki tagihan tetapi mempunyai tarif

   f. Nominal terisi = : Mahasiswa sudah memiliki tagihan

   g. Status semester kosong =  Mahasiswa tidak memiliki status semester di periode tagihan

3. Halaman Monitoring Tagihan hanya menampilkan kelompok mahasiswa yang belum memiliki tagihan untuk tetapi sudah memiliki tarif. Jika seluruh mahasiswa dalam satu kelompok (prodi, periode masuk, gelombang, jalur pendaftaran, sistem kuliah yang sama) sudah ter-generate semua jenis tagihannya sesuai periode tagihan yang dipilih, maka kelompok tersebut tidak ditampilkan di list data monitoring tagihan. 
   Contoh : 
   -> Periode Tagihan = 2025 Genap
   -> Unit = S1 - Falsafah & Agama
   -> Jalur Pendaftaran = SBMPTN
   -> Sistem Kuliah = (Cikarang) S1 Kelas A
   -> Gelombang = Gelombang 1
   -> Data monitoring tampilan hanya menampilkan 3 mahasiswa (bukan 9)
   
   Dengan detail sebagai berikut 
   
   Mengapa di 2025 genap hanya menampilkan 3 mahasiswa di atas?
   Hal ini dikarenakan pada periode 2025 Genap tidak ada tagihan untuk kelompok tersebut. Sehingga secara default untuk kelompok Unit = S1 - Falsafah & Agama, Jalur Pendaftaran = SBMPTN, Sistem Kuliah = (Cikarang) S1 Kelas A, Gelombang = Gelombang 1 tidak akan muncul di monitoring tagihan karena hanya mahasiswa yang memiliki riwayat transaksi yang ditampilkan
   Riwayat Transaksi pada 2025 Genap
   
   Riwayat Tagihan pada 2025 Genap
   
   Jika mahasiswa pada kelompok tersebut tidak memiliki tagihan pada periode terkait tetapi melakukan riwayat transaksi, maka akan ditampilkan pada detail monitoring tagihan karena sistem mengambil data mahasiswa berdasarkan riwayat transaksinya (Tagihan, Pembayaran, atau Deposit) pada periode tagihan yang dipilih — data transaksi ini yang dicocokkan dengan tarif untuk mencari tagihan. Jika mahasiswa belum punya riwayat transaksi apapun di periode tersebut, mahasiswa tersebut tidak akan ditampilkan di monitoring, meskipun secara aturan berhak mendapat tagihan.