Pusat BantuanSetelah Audit Mutu Internal (AMI) selesai, temuan yang ada perlu diperbaiki oleh unit kerja yang diaudit. Bagi Pimpinan maupun Tim Penjaminan Mutu, pertanyaan yang paling sering muncul adalah: perbaikan mana yang sudah selesai, mana yang masih berjalan, dan mana yang terlambat? Tanpa tempat pemantauan yang jelas, informasi ini biasanya harus dicari satu per satu dari dokumen temuan, sehingga sulit memastikan siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) benar-benar sampai pada tahap Peningkatan.
Untuk membantu hal tersebut, tersedia halaman Monitoring Tindak Lanjut pada menu Audit Mutu Internal. Halaman ini menampilkan perkembangan seluruh tindak lanjut dalam satu tempat, baik untuk temuan yang langsung diperbaiki maupun temuan yang lebih dulu dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
Hal yang Perlu Diketahui tentang Halaman Monitoring Tindak Lanjut
Audit Mutu Internal > Monitoring Tindak Lanjut
Sebelum mulai memantau, perhatikan beberapa hal berikut:
- Satu Tempat untuk Semua Temuan: Halaman ini merangkum perkembangan seluruh tindak lanjut dari semua unit kerja, sehingga Anda tidak perlu memeriksa dokumen temuan satu per satu.
- Khusus untuk Memantau: Halaman ini dapat dibuka oleh Pimpinan dan seluruh Tim Penjaminan Mutu untuk melihat perkembangan. Pengisian dan pemeriksaan tindak lanjut dilakukan melalui halaman Tindak Lanjut, sehingga Anda dapat membuka halaman ini tanpa khawatir mengubah data.
- Setiap Tindak Lanjut Punya Status: Setiap tindak lanjut selalu berada pada salah satu dari empat status, dan setiap perubahannya tercatat otomatis oleh sistem.
Dalam memantau, cukup perhatikan dua hal: status dan tanggal target perbaikan. Keduanya menunjukkan apakah suatu temuan sudah selesai, masih berjalan, atau sudah melewati batas waktu.
Beberapa informasi mengenai status Rencana Tindak Lanjut (RTL) diantaranya:
- Belum Ditindaklanjuti: unit kerja belum mengirimkan bukti pelaksanaan perbaikannya.
- Menunggu Verifikasi: bukti perbaikan sudah dikirim dan sedang menunggu diperiksa oleh auditor.
- Perlu Perbaikan: Auditor meminta bukti dilengkapi atau direvisi. Setelah unit kerja mengirimkan bukti baru, status otomatis kembali menjadi Menunggu Verifikasi.
- Terverifikasi: auditor sudah menyetujui dan tindak lanjut dinyatakan selesai.
Cara Memantau Tindak Lanjut Melalui Halaman Monitoring Tindak Lanjut
Kebutuhan pemantauan setiap pihak berbeda. Berikut beberapa kondisi yang umum dihadapi beserta langkah-langkahnya pada halaman Monitoring Tindak Lanjut:
Jika Pimpinan Ingin Mengetahui Tindak Lanjut yang Masih Tertunda di Seluruh Unit Kerja
- Buka halaman Monitoring Tindak Lanjut. Masuk ke menu Audit Mutu Internal, lalu pilih Monitoring Tindak Lanjut.
- Pilih filter Status. Pilih status yang ingin dipantau, misalnya Belum Ditindaklanjuti atau Menunggu Verifikasi. Daftar akan menampilkan seluruh tindak lanjut dengan status tersebut dari semua unit kerja.
- Perhatikan label Terlambat. Tindak lanjut yang sudah melewati tanggal target perbaikan ditandai label Terlambat, sehingga mudah dikenali tanpa harus membandingkan tanggal satu per satu.
Jika Pimpinan Ingin Melihat Perkembangan Tindak Lanjut pada Unit Kerja dan Periode Tertentu
- Pada saat di halaman Monitoring Tindak Lanjut melalui menu Audit Mutu Internal. Pimpinan dapat memfilter Unit Kerja dan Periode yang ingin dipantau.
- Pilih filter Kategori bila diperlukan. Pilih KTS Mayor, KTS Minor, atau Observasi apabila Anda hanya ingin melihat temuan dengan tingkat tertentu.
- Baca daftar yang ditampilkan. Setiap baris menampilkan rencana tindak lanjut beserta indikator dan temuan terkait, status, jalur penyelesaian, kategori temuan, dan tanggal target.
Jika Tim Penjaminan Mutu Ingin Memantau Tindak Lanjut Hasil RTM yang Masih Perlu Dilengkapi
- Pada saat di halaman Monitoring Tindak Lanjut melalui menu Audit Mutu Internal. Pilih filter Jalur Penyelesaian: RTM. Daftar hanya menampilkan temuan yang dibahas pada RTM.
- Pilih filter Status: Belum Ditindaklanjuti dan Perlu Perbaikan. Daftar akan menampilkan temuan hasil pembahasan RTM yang diminta auditor untuk dilengkapi oleh unit kerja.
Catatan:
Untuk memantau temuan yang langsung diperbaiki tanpa melalui RTM, ubah filter Jalur Penyelesaian menjadi Langsung.
Jika Dibutuhkan Data Perkembangan Tindak Lanjut untuk Bahan Rapat atau Laporan
- Pada saat di halaman Monitoring Tindak Lanjut melalui menu Audit Mutu Internal dan Atur filter sesuai data yang dibutuhkan, misalnya Periode, Unit Kerja, atau Status.
- Gunakan fitur export. Pilih format Excel atau PDF untuk mengunduh daftar.
Catatan:
File yang diunduh hanya berisi data yang sedang ditampilkan sesuai filter.
Jika Ingin Mengetahui Sudah Sampai Tahap Mana Perbaikan Sebuah Temuan
- Buka halaman Monitoring Tindak Lanjut melalui menu Audit Mutu Internal
- Pilih tindak lanjut yang ingin dilihat. Klik tombol mata (detail) salah satu baris pada daftar untuk membuka rinciannya.
- Baca informasi pada halaman rincian. Informasi dikelompokkan menjadi empat bagian:
- Informasi Kegiatan: periode, nama kegiatan, unit kerja, ketua auditor, dan jalur penyelesaian.
- Informasi Temuan: indikator, temuan, kategori temuan, rencana tindak lanjut, pelaksana, dan tanggal target.
- Informasi Pelaksanaan: dokumen bukti, keterangan, tanggal pelaksanaan, dan persentase progres.
- Informasi Verifikasi: status, pihak yang memeriksa, tanggal verifikasi, dan catatan verifikasi.
- Telusuri Timeline Aktivitas. Bagian ini menampilkan riwayat berurutan dari semua kejadian pada tindak lanjut tersebut, lengkap dengan siapa yang melakukan, apa yang dilakukan, dan kapan. Contoh: "12 Sep: Unit kerja mengunggah bukti tindak lanjut" kemudian "15 Sep: Auditor mengubah status menjadi Terverifikasi".
Catatan Penting:
Tindakan yang dilakukan pihak lain atas nama unit kerja atau auditor juga tercatat pada Timeline Aktivitas, sehingga riwayat perbaikan tetap dapat ditelusuri.
Setelah mengetahui perkembangan tindak lanjut, Anda dapat membuka halaman Tindak Lanjut apabila perlu mengisi atau memeriksa perbaikan sesuai peran Anda.