Pusat BantuanPanduan ini menjelaskan langkah-langkah bagi Auditor untuk mengevaluasi dan memverifikasi Tindak Lanjut AMI, mulai dari pencatatan temuan hingga tahap verifikasi akhir.
Secara umum, alur prosesnya adalah sebagai berikut:
-
Pengisian & Finalisasi Temuan: Auditor menginput detail temuan, memilih jalur penyelesaian yang sesuai, dan memfinalisasi status temuan terlebih dahulu.
-
Verifikasi Tindak Lanjut: Setelah Auditee menyelesaikan perbaikan atau mengunggah bukti tindak lanjut, Auditor memeriksa dan melakukan verifikasi akhir atas bukti yang disampaikan.
PENGISIAN & FINALISASI TEMUAN:
Modul SPMI > Referensi Audit Mutu Internal > Temuan Auditor
Pada tahap ini, Auditor mengisi temuan dan menentukan jalur penyelesaiannya. Pilihan jalur penyelesaian akan memengaruhi proses verifikasi di tahap berikutnya.
1. Klik tombol Isi Temuan pada unit kerja yang diaudit
2. Pada formulir temuan, lengkapi isian berikut:
- Jenis temuan: pilih kategori temuan yaitu KTS Mayor, KTS Minor, Observasi.
- Akar masalah: uraikan penyebab utama terjadinya temuan
- Jenis penyelesaian: pilih salah satu dari dua jalur di bawah (Langsung Ditindaklanjuti dan Dibahas pada RTM)
-
Langsung Ditindaklanjuti: Temuan tidak perlu dibawa ke forum Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), sehingga Rencana Tindak Lanjut (RTL) dari Auditor dapat langsung dieksekusi dan diselesaikan oleh Auditee.
-
Dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen (RTM): Temuan diteruskan ke forum RTM, di mana RTL yang disusun masih berstatus draf dan akan didiskusikan lebih lanjut bersama Manajemen sebelum difinalisasi.
3. Auditor melakukan Finalisasi Temuan. Apabila ingin memperbaiki temuan auditor, maka klik Batalkan Temuan
VERIFIKASI TINDAK LANJUT:
Modul SPMI > Referensi Audit Mutu Internal > Tindak Lanjut
Verifikasi dilakukan setelah Auditee mengunggah dokumen bukti pelaksanaan
Penyesuaian Rencana Tindak Lanjut (RTL) pada Temuan yang Langsung Ditindaklanjuti
1. Jika Auditor memilih jalur penyelesaian Temuan Langsung Ditindaklanjuti, silakan masuk ke halaman Tindak Lanjut.
2. Auditor pilih tombol Verifikasi Tindak Lanjut, pada unit kerja yang diaudit
3. Pada halaman detail Tindak Lanjut, pilih tombol Detail Tindak Lanjut untuk meninjau dokumen bukti pelaksanaan yang diunggah oleh Auditee.
4. Auditor dapat melakukan verifikasi berdasarkan dokumen bukti pelaksanaan yang telah diunggah dengan pilih tombol Verifikasi Tindak Lanjut
5. Pada kolom Keputusan, pilih salah satu opsi berikut:
- Terverifikasi: Dokumen bukti pelaksanaan dinilai sudah memenuhi tindak lanjut.
- Perlu Perbaikan: bukti dinilai belum sesuai. Isi Catatan Verifikasi dengan bagian yang perlu diperbaiki Auditee. Auditee kemudian memperbarui data pada menu Tindak Lanjut
Penyesuaian Rencana Tindak Lanjut (RTL) pada RTM
Catatan: Proses verifikasi untuk jalur Dibahas pada RTM hanya dapat dilakukan apabila data RTM telah dilengkapi dan difinalisasi oleh pihak terkait. Jika status masih bertuliskan "RTM Belum Finalisasi", tombol verifikasi belum dapat diakses.
Catatan: Batalkan Finalisasi RTM dapat dilakukan apabila belum ada tindak lanjut atas hasil RTM tersebut. Jika tindak lanjut sudah dilakukan, finalisasi RTM tidak dapat dibatalkan.
1. Auditor Masuk ke Halaman Tindak Lanjut, kemudian pilih tombol Verifikasi Tindak Lanjut pada baris jalur Dibahas pada RTM.
2. Auditor melakukan verifikasi terhadap temuan hasil RTM.
3. Pilih Keputusan dan isi Catatan Verifikasi bila diperlukan. Jika hasilnya Perlu Perbaikan, Auditee memperbarui data pada menu Tindak Lanjut. Kemudian Auditor perlu memverifikasi kembali.