Panduan Generate Status Semester

Status Semester atau AKM (Aktivitas kuliah Mahasiswa) merupakan perwalian mahasiswa di setiap semester. Generate status semester dilakukan apabila periode akademik telah aktif. Proses ini merupakan salah satu syarat agar mahasiswa bisa mendapatkan tagihan dan mengambil KRS.

Berikut 4 langkah mudah melakukan generate status semester:

1.  Pastikan periode yang akan dilakukan generate ini sudah dibuat terlebih dahulu, sesuai panduan pembuatan periode akademik

2. Masuk pada menu Perkuliahan > Administrasi > Status SemesterPada gambar diatas, pilih periode akademik yang akan aktif dan sesuaikan periode masuk sesuai kebutuhan. Selain itu juga terdapat fitur program studi yang akan memudahkan admin untuk kebutuhan melakukan generate status semester untuk prodi tertentu. Kemudian klik tombol "Generate Status semester"
   
   Selanjutnya akan muncul konfirmasi generate status semester, centang checklist dan klik [ya, saya yakin]
   
   

3. Hasilnya akan masuk pada menu Portal > Mahasiswa > Detail  > Status Semester
   
   Pada gambar diatas, muncul periode 2027 ganjil dengan status non-aktif sesuai periode akademik yang dipilih pada langkah no.2
   
   Selain itu, proses generate status semester dapat mempertimbangkan status keuangan, kelengkapan AKM, serta batas masa studi mahasiswa. Sehingga, mahasiswa dapat melakukan KRS jika sudah memenuhi persyaratan administratif dan regulasi masa studi.
   
   

1. Pengaturan Cekal Keuangan
   1. Admin Perguruan Tinggi dapat mengaktifkan pengaturan cekal keuangan pada Modul Administrasi Aplikasi menu Pengaturan > Aplikasi > Pilih filter Kelompok : Aplikasi
   
   2. Jika pengaturan cekal keuangan telah Aktif, maka pada status semester/status perwalian/AKM mahasiswa pada periode yang dipilih saat generate status semester akan tampil keterangan "Cekal" dan mahasiswa tidak dapat mengambil KRS.
   

2. Melengkapi AKM Tidak Lengkap Otomatis
   Apabila mahasiswa tidak memiliki AKM pada periode akademik sebelumnya, pada saat Admin melakukan Generate Perwalian/Status Semester/AKM di periode akademik aktif (semester berjalan), maka AKM yang kosong di periode sebelumnya akan terisi dan tergenerate otomatis dengan status AKM Non Aktif jika pada semester tersebut mahasiswa tidak memiliki KRS.
   
   Contoh:
   Berikut tampilan status semester mahasiswa sebelumnya, mahasiswa terdata hanya memiliki status semester hingga 2026 genap.
   
   Kemudian, saat dilakukan generate status semester untuk periode 2028 Genap, maka otomatis status semester 2027 genap mahasiswa akan ikut tergenerate.
   
   
   

3. Penyesuain Paket Semester
   Apabila sistem KRS mahasiswa adalah KRS paket, dapat disesuaikan juga paket semester yang dimiliki mahasiswa pada periode tersebut
   misalnya jika pada periode 2025 ganjil semester paket adalah 1, nanti mata kuliah yang bisa dipaketkan ke mahasiswa adalah mata kuliah semester 1
   
   jika periode 2025 ganjil semester paket adalah 2, yang bisa dipaketkan nanti adalah mata kulia paket semester 2
   
   -semester paket akan otomatis terisi saat generate status semester mahasiswa 

4. Pembatasan Generate AKM dan Perwalian (Maksimal Masa Studi)
   
   1. Admin dapat mengetahui daftar mahasiswa yang melebihi batas studi saat gagal mengenerate status semester/AKM/perwalian mahasiswa.
   
   2. Klik angka pada kolom Melebihi Batas Studi, sehingga Admin akan diarahkan pada halaman Pembimbing Akademik dengan filter Status Data : "Melebihi Batas Studi dan Belum Ada Status Semester".
   

5. Progress Bar dan Notifikasi Error
   
   1. Admin dapat memonitor progres generate status semester/AKM/perwalian.
   
   2. Admin dapat mengetahui jumlah gagal generate status semester beserta informasinya setelah proses generate status semester/AKM/perwalian selesai.
   

CATATAN

1. Idealnya penambahan status semester dilakukan saat akan memasuki periode akademik yang aktif.

2. Penambahan status semester merupakan salah satu syarat agar mahasiswa bisa mendapatkan tagihan dan mengambil KRS

-Terima kasih telah menggunakan artikel panduan ini. Selamat beraktivitas kembali.-