Panduan Halaman Pelaporan Aktivitas Mahasiswa

Panduan Alur Pelaporan Aktivitas Mahasiswa

Menu Aktivitas mahasiswa ditujukan untuk mencatat seluruh aktivitas mahasiswa dan dilakukan oleh Admin Pelaporan tiap kampus. Berikut cara mudah proses pelaporan Aktivitas Mahasiwa : 

1) Buka menu Pelaporan > Aktivitas Mahasiswa

sebelum melakukan pengiriman data Aktivitas Mahasiswa filter di atas perlu disesuaikan, silahkan bisa diisikan sesuai dengan kebutuhan pelaporan.

2) Pada halaman pelaporan Aktivitas Mahasiswa terdapat 4 kotak yang menampilkan statistik detail detail informasi seperti berikut ini :

• kotak hijau : berisikan jumlah data yang telah dilaporkan pada NeoFeeder (sesuai dengan filter yang diisikan)
• kotak kuning : berisikan jumlah data yang akan dikirimkan (terdiri dari data baru dan data yang akan diubah pada NeoFeeder)
• kotak merah : berisikan jumlah data tidak valid 
• kotak biru : berisikan jumlah data pada SEVIMA Platform (sesuai dengan filter yang diisikan)

3) Pada halaman pelaporan Aktivitas Mahasiswa terdapat informasi berikut:

apabila terdapat notif seperti di atas, silakan dapat dilakukan klik Unduh untuk mendapatkan data terbaru dari sistem akademik SEVIMA Platform.  

4) Pada halaman pelaporan Aktivitas Mahasiswa terdapat tombol yang dapat digunakan untuk memproses pelaporan data ke Neo Feeder.

pada halaman Aktivitas Mahasiswa terdapat 3 tombol, dengan fungsi: 

• Unduh : untuk memperbarui data sesuai dengan kondisi terupdate yang ada pada SEVIMA Platform 
• Kirim : untuk melakukan proses pengiriman data ke NeoFeeder
• Aksi Lainnya : pada tombol ini memuat aksi-aksi lain yang ada pada halaman ini, seperti 

Catatan : fitur Hapus Selisih Data hanya akan muncul apabila terdapat data selisih antara feeder dan SEVIMA Platform (data ada di feeder namun tidak ada di SEVIMA Platform). Kondisi ini biasa ditandai dengan adanya notif berikut    

Sumber data yang diambil dari SEVIMA Platform

• Kampus merdeka : Aktivitas dengan keterangan kampus merdeka ini didapatkan dari Jenis Aktivitas pada Modul MBKM > Aktvitas MBKM

Tidak hanya kegiatan kampus merdeka, segala jenis aktivitas kegiatan pendukung akan masuk pada menu aktivitas sesuai dengan jenis kegiatannya.

• Bimbingan akademis : Didapatkan dari menu Perkuliahan > Administrasi > Pembimbing Akademik

Akan menampilkan data sesuai dengan homebase dosen, pastikan ketikan mengirimkan bimbingan akademis homebase dosen telah sesuai dengan program studi pada SK Penugasan.

• Aktivitas kemahasiswaan, Kompetisi, dan Program Kreativitas Mahasiswa : Didapatkan dari menu Kemahasiswaan > Aktivitas > Aktivitas dan Prestasi 

• Tugas akhir/Skripsi/Disertasi/Tesis : Didapatkan dari menu Perkuliahan > Data Tugas Akhir > Daftar Tugas Akhir

Pada ProFeeder pengiriman data tugas akhir berdasarkan isian periode awal dan selesai pada SEVIMA Platform. Contohnya :

Mahasiswa A mulai skripsi di 2021 1 dan selesai di 2023 2. Maka, pada ProFeeder akan mengunduh aktivitas mahasiswa skripsi periode 2021 1 dan 2023 2 sehingga data skripsi pada ProFeeder double. 

di periode awal dikirimkan pembimbing saja, di periode akhir dikirimkan pembimbing dan penguji.

• Jenis aktivitas yang ditambahkan manual pada Data Pelengkap > Perkuliahan > Jenis Kegiatan Pendukung (termasuk Kuliah Kerja Nyata/ Kerja Praktek/PKL non kampus merdeka) yang mana didapatkan dari menu Perkuliahan > Kegiatan Pendukung

Data yang terkirim pada Neofeeder

Data Aktivitas Mahasiswa yang sudah terkirim di Neofeeder akan masuk pada menu Perkuliahan > Aktivitas Mahasiswa

Berikut beberapa kendala yang sering terjadi saat pengiriman Aktivitas Mahasiswa

1) Kenapa pada Aktivitas Mahasiswa untuk bimbingan akademis beberapa prodi tidak tampil setelah diunduh? Padahal pada periode tersebut ada bimbingan akademis?

Penyebab:

Bimbingan akademis pada aktivitas mahasiswa melihat homebase dosen, jadi pada umumnya jika mahasiswa prodi A mendapatkan pembimbing prodi B, maka yang tampil pada ProFeeder adalah prodi homebase dosennya.

Solusi:

Dapat mengirimkan bimbingan akademis sesuai dengan homebase prodi dosen.

2) Aktivitas tidak boleh kosong

Penyebab:  

Kendala tersebut terjadi karena Jenis Aktivitas belum dimappingkan pada Pemetaan Sumber

Solusi:

• Cek Jenis Aktivitas untuk Aktivitas Mahasiswa yang gagal dikirimkan tersebut pada SEVIMA Platform, contohnya seperti berikut
  
• Kemudian pada ProFeeder cek di menu Pengaturan > Pemetaan Sumber > Jenis Aktivitas, pastikan jenis aktivitas tersebut sudah dimappingkan antara Kode Feeder dengan Kode Siakad
  

3) Gagal unduh Aktivitas Mahasiswa dengan notifikasi "Jumlah Huruf melebihi batas"

Penyebab:  

Kendala tersebut pada umumnya terjadi karena jumlah karakter pada lokasi atau alamat perusahaan/mitra melebihi karakter

Solusi:

• Cek pada detail error untuk mengetahui detail kendalanya
  
• Silahkan sesuaikan jumlah karakter pada alamat perusahaan/instansinya pada Modul Akademik di menu Data Pelengkap > Perguruan Tinggi > Instansi. Pastikan jumlahnya tidak lebih dari 80 karakter
  
  Jika kendalanya terjadi pada aktivitas mbkm, silahkan sesuaikan jumlah karakter pada Modul MBKM di menu Data Pelengkap > Mitra > Daftra Mitra
  

4) Tanggal Mulai Lebih Besar Dari Tanggal Akhir

Penyebab: 

Kendala tersebut terjadi dikarenakan tanggal mulai Aktivitas tugas akhir lebih besar dari tanggal akhirnya

Solusi:

• Silahkan cek data tugas akhir pada Modul Akademik di menu Perkuliahan > Data Tugas Akhir > Daftar Tugas Akhir, pada detail tugas akhir pastikan Tanggal Mulai tidak lebih besar dari Tanggal Selesai
  Misal : 
  - Tanggal Mulai : 6 Oktober 2023
  - Tanggal Akhir : 5 Januari 2024
  Bukan sebaliknya, seperti contoh berikut
  
  

5) Semester wajib diisi untuk aktivitas Tugas Akhir

Penyebab: 

Kendala tersebut terjadi karena periode mulai pada tugas akhir belum diisikan

Solusi:

• Pastikan Periode Mulai sudah diisi pada Modul Akademik  > Perkuliahan > Data Tugas Akhir > Daftar Tugas Akhir, detail tugas akhir
  

6) Program Studi tidak boleh kosong

Penyebab: 

Karena homebase dosen pembimbing akademik adalah universitas atau fakultas sehingga pada ProFeeder data Prodi tidak terbaca. Mengingat data prodi pada kegiatan bimbingan akademis ini mengambil dari homebase dosen.

Solusi:

• Silahkan disesuaikan homebase dosen pada detail data pegawai dosennya
  

7) Kolom Harus Diisi

Penyebab: 

Hal ini pada umumnya terjadi dikarenakan pada Pegawai yang menjadi Pembimbing Akademik Homebasenya masih belum diisi

Solusi:

Silahkan dapat disesuaikan homebase dosen yaitu di detail Pegawai dosennya

Catatan : 

• Untuk melakukan perbaikan pelaporan Aktivitas Mahasiswa yang ada di periode lampau atau sudah ditutup periode pelaporannya, maka bisa mengajukan pembukaan periode tipe 2 ke PDDikti Admin.
• Untuk pelaporan aktivitas mahasiswa KKN/Magang tanpa KRS bisa langsung diakses pada panduan berikut ini 😉
  Pelaporan KKN/Magang tanpa KRS