Panduan Halaman Pelaporan Aktivitas Mahasiswa

Kendala yang sering terjadi saat pengiriman aktivitas mahasiswa

1) Kenapa pada aktivitas mahasiswa untuk bimbingan akademis beberapa prodi tidak tampil setelah diunduh? Padahal pada periode tersebut ada bimbingan akademis?

Penyebab:

Bimbingan akademis pada aktivitas mahasiswa melihat homebase dosen, jadi biasanya mahasiswa prodi A mendapatkan pembimbing prodi B, maka yang tampil pada profeeder adalah prodi homebase dosennya.

Solusi:

Dapat mengirimkan bimbingan akademis sesuai dengan homebase prodi dosen.

• Kenapa jika aktivitas dipilih jenis bimbingan akademis yang muncul datanya sedikit?

Jawaban:

Yang ditampilkan adalah jumlah dosen perwalian pada periode tersebut, jadi bukan tampil mahasiswanya namun hanya aktivitas perwalian.

Solusi:

Dapat memilih filter program studi sesuai dengan homebase dosen.

2) Aktivitas tidak boleh kosong

Penyebab:  

Kendala tersebut terjadi karena Jenis Aktivitas belum dimappingkan pada Pemetaan Sumber

Solusi:

• Cek Jenis Aktivitas untuk Aktivitas Mahasiswa yang gagal dikirimkan tersebut pada Sevima Platform, contohnya seperti berikut
  
• Silahkan cek pada menu Pengaturan > Pemetaan Sumber > Jenis Aktivitas, pastikan jenis aktivitas tersebut sudah dimappingkan antara Kode Feeder dengan Kode Siakad
  

3) Gagal unduh Aktivitas Mahasiswa dengan notifikasi "Jumlah Huruf melebihi batas"

Penyebab:  

Kendala tersebut biasanya terjadi karena jumlah karakter pada lokasi/alamat perusahaan/mitra melebihi karakter

Solusi:

• Cek pada detail error untuk mengetahui detail kendala-nya
  
• Silahkan sesuaikan jumlah karakter pada alamat perusahaan/instansinya pada Modul Akademik menu Data Pelengkap > Perguruan Tinggi > Instansi. Pastikan jumlah-nya tidak lebih dari 80 karakter
  
  
  Jika kendalanya terjadi pada aktivitas mbkm, silahkan sesuaikan jumlah karakter pada Modul MBKM menu Data Pelengkap > Mitra > Daftra Mitra
  

4) Tanggal Mulai Lebih Besar Dari Tanggal Akhir

Penyebab: 

Kendala tersebut biasanya terjadi tanggal mulai aktivitas tugas akhir lebih besar dari tanggal akhir-nya

Solusi:

• Silahkan cek data tugas akhir pada Modul Akademik di menu Perkuliahan > Data Tugas Akhir > Daftar Tugas Akhir, pada detail tugas akhir pastikan Tanggal Mulai tidak lebih besar dari Tanggal Selesai
  Misal : 
  - Tanggal Mulai : 6 Oktober 2023
  - Tanggal Akhir : 5 Januari 2024
  Bukan sebaliknya, seperti contoh berikut
  
  

5) Semester wajib diisi

Penyebab: 

Kendala tersebut terjadi karena periode mulai pada tugas akhir belum diisikan

Solusi:

• Pastikan Periode Mulai sudah diisi pada Modul Akademik  > Perkuliahan > Data Tugas Akhir > Daftar Tugas Akhir, detail tugas akhir
  

6) Program Studi tidak boleh kosong

Penyebab: 

Karena homebase dosen pembimbing akademik adalah universitas sehingga pada profeeder tidak terdeteksi prodinya. Mengingat, data prodi pada kegiatan bimbingan akademis ini mengambil dari homebase dosen.

Solusi:

• Silahkan disesuaikan homebase dosen pada detail data pegawai dosennya
  

Panduan Alur Pelaporan Aktivitas Mahasiswa

Menu Aktivitas mahasiswa untuk mencatat seluruh aktivitas mahasiswa dan dilakukan oleh Admin Pelaporan tiap kampus.

1) Buka menu Pelaporan > Aktivitas Mahasiswa

di awal sebelum melakukan pengiriman data Aktivitas Mahasiswa filter di atas perlu disesuaikan, sesuaikan dengan kebutuhan pelaporan kita. Pilihan aktivitas semua datanya diambilkan sesuai dengan data yang ada pada SEVIMA Platform.

2) Pada halaman pelaporan Aktivitas Mahasiswa terdapat 4 kotak yang menampilkan statistik yang dibutuhkan sebagai berikut:

• kotak hijau : berisikan jumlah data pada feeder (sesuai dengan filter yang kita setting)
• kotak kuning : berisikan jumlah data yang akan kita kirimkan (terdiri dari data baru dan data yang akan diubah pada feeder)
• kotak merah : berisikan jumlah data tidak valid 
• kotak biru : berisikan jumlah data pada SEVIMA Platform (sesuai dengan filter yang kita setting)

3) Pada halaman pelaporan Aktivitas Mahasiswa terdapat informasi berikut:

apabila terdapat notif seperti di atas, silakan dapat dilakukan klik Unduh untuk mendapatkan data terbaru dari SEVIMA Platform.  

4) Pada halaman pelaporan Aktivitas Mahasiswa terdapat tombol yang dapat digunakan untuk memproses pelaporan data ke Neo Feeder.

pada halaman Aktivitas Mahasiswa terdapat 3 tombol, dengan fungsi: 

• Unduh : untuk memperbarui data sesuai dengan, kondisi terupdate yang ada pada SEVIMA Platform 
• Kirim : untuk melakukan proses pengiriman data ke Feeder
• Aksi Lainnya : pada tombol ini memuat aksi-aksi lain yang ada pada halaman ini, seperti 

Catatan : fitur Hapus Selisih Data hanya akan muncul apabila terdapat data selisih antara feeder dan SEVIMA Platform (data ada di feeder namun tidak ada di SEVIMA Platform). Kondisi ini biasa ditandai dengan adanya notif berikut    

Sumber data yang diambil dari SEVIMA Platform

• Kampus merdeka : Aktivitas dengan keterangan kampus merdeka ini didapatkan dari Jenis Aktivitas pada Modul MBKM > Aktvitas MBKM

Tidak hanya kegiatan kampus merdeka, segala jenis aktivitas kegiatan pendukung akan masuk pada menu aktivitas sesuai dengan jenis kegiatannya.

• Bimbingan akademis : Didapatkan dari menu Perkuliahan -> Administrasi -> Pembimbing Akademik

Akan menampilkan data sesuai dengan homebase dosen, pastikan ketikan mengirimkan bimbingan akademis homebase dosen telah sesuai dengan program studi pada SK Penugasan.

• Aktivitas kemahasiswaan, Kompetisi, dan Program Kreativitas Mahasiswa : Didapatkan dari menu Kemahasiswaan -> Aktivitas -> Aktivitas dan Prestasi 

• Tugas akhir/Skripsi/Disertasi/Tesis : Didapatkan dari menu Perkuliahan -> Data Tugas Akhir -> Daftar Tugas Akhir

Pada profeeder pengiriman data tugas akhir berdasarkan isian periode awal dan selesai pada SEVIMA Platform. Contoh:

Mahasiswa A mulai skripsi di 2021 1 selesai di 2023 2 maka di Profeeder akan mengunduh aktivitas mahasiswa skripsi periode 2021 1 dan 2023 2 sehingga data skripsi pada Profeeder double. 

di periode awal dikirimkan pembimbing saja, di periode akhir dikirimkan pembimbing dan penguji.

• Jenis aktivitas yang ditambahkan manual pada Data Pelengkap > Perkuliahan > Jenis Kegiatan Pendukung (termasuk Kuliah Kerja Nyata/ Kerja Praktek/PKL non kampus merdeka)
  Didapatkan dari menu Perkuliahan > Kegiatan Pendukung

Data yang terkirim pada Neofeeder

Data Aktivitas Mahasiswa yang sudah terkirim di Neofeeder akan masuk pada menu Perkuliahan > Aktivitas Mahasiswa

Perbaikan Pelaporan Aktivitas Mahasiswa

Untuk melakukan perbaikan pelaporan Aktivitas Mahasiswa harus pengajuan pembukaan tipe 2.

-Terima kasih telah menggunakan artikel panduan ini. Selamat beraktivitas kembali.-