Panduan Halaman Pelaporan Biodata

Pelaporan Biodata Mahasiswa dilakukan setiap terdapat Mahaiswa Baru ataupun Mahasiswa MBKM Eksternal yang melakukan perkuliahan di Perguruan Tinggi (Inbound). 

Panduan pelaporan Biodata

Untuk pengirimannya pada dilakukan dengan menggunakan Profeeder Web pada menu Pelaporan > Mahasiswa > Biodata seperti pada tampilan berikut ini:

Sebelum melakukan pengiriman data Biodata filter di atas perlu disesuaikan terlebih dahulu, silakan pilih dan sesuaikan dengan kebutuhan pelaporan kampus. 

• Program Studi : Dapat diisikan Program Studi mahasiswa yang akan dilaporkan.
• Periode : Dapat diisikan Periode Masuk mahasiswa atau Periode Angkatan mahasiswa.
• Jenis Pendaftaran : Dapat diisikan Jenis Pendaftaran mahasiswa yang akan dilaporkan.
• Status Data : Diisikan apabila ingin mengetahui data dengan kondisi tertentu ( Misalkan hanya ingin memunculkan data yang Belum Valid)

• kotak hijau : berisikan jumlah data pada Neofeeder (sesuai dengan filter yang kita setting)
• kotak kuning : berisikan jumlah data yang akan kita kirimkan terdiri dari data baru(Data yang belum ada di Neofeeder) dan data yang akan diubah (Data yang sudah ada pada Neofeeder namun terdapat perbedaan detail data antara Neofeeder dan SEVIMA Platform)
• kotak merah : berisikan jumlah data tidak valid (Terdapat detail data yang belum sesuai dengan aturan Validasi)
• kotak biru : berisikan jumlah data pada SEVIMA Platform (sesuai dengan filter yang kita setting)

pada halaman Pelaporan > Biodata terdapat 3 tombol, dengan fungsi: 

• Unduh : untuk memperbarui data sesuai dengan, kondisi terupdate yang ada pada SEVIMA Platform 
• Kirim : untuk melakukan proses pengiriman data ke Neofeeder
• Aksi Lainnya : pada tombol ini memuat aksi-aksi lain yang ada pada halaman ini, seperti 

Kendala-kendala yang biasa terjadi pada saat pengiriman Biodata

1) Kolom data tertentu harus diisi.

Penyebab : kendala ini biasa terjadi apabila isian biodata pada SEVIMA Platform yang belum dilengkapi.

Solusi : 

• Klik link 'disini' untuk melihat data apa saja yang perlu diperbaiki.

• Sehingga akan tampil detail dari kendala pengiriman gagal.

• selanjutnya silakan menuju ke SEVIMA Platform pada Modul Akademik pada menu Portal > Mahasiswa.
• kemudian klik Detail pada data mahasiswa yang perlu dilengkapi.
• silakan klik Edit, dan lengkapi isian sesuai dengan data yang perlu dilengkapi di profeeder web.
• jika data SEVIMA Platform sudah lengkap, silakan kembali ke Profeeder Web di halaman Pengiriman Biodata , klik Unduh.
• jika proses Unduh sudah selesai, silakan klik kirim.

2) NIK Sudah Digunakan

Kondisi 1: Jika muncul notifikasi tersebut silakan klik 'disini' Untuk mengetahui penyebab terjadinya Error.

Untuk NIK yang eror silakan di copy kemudian lakukan pengecekan pada Modul Akademik menu Portal > Mahasiswa.

Jika NIK dicopykan dan muncul 2 nama seperti gambar di atas, silakan konfirmasikan pada pihak akademik apakah mahasiswa tersebut merupakan mahasiswa yang sama atau berbeda.

• Jika kedua data tersebut merupakan 1 mahasiswa yang sama, solusinya :
  • silakan dipastikan kedua data pokoknya tidak ada perbedaan
  • Jika terdapat perbedaan, silahkan dipastikan data yang benar adalah data yang sudah ada di Neofeeder atau data yang baru akan dikirimkan.
  • Jika data yang benar adalah yang sudah ada di neofeeder, silahkan memperbaiki data pada SEVIMA Platform
  • Jika data yang benar adalah yang baru akan dikirim, maka silahkan mengajukan perbaikan data sesuai data yang salah pada PDDIKTI.
  • Jika dipastikan biodata antara kedua akun mahasiswa tersebut sama, maka idealnya biodata akan langsung termapping ketika klik komparasi pada Profeeder menu Pelaporan > Biodata.
  • Jika sudah termapping pada menu Pelaporan > Biodata > silakan lakukan pengiriman data kembali.
• Jika ternyata kedua data tersebut adalah 2 mahasiswa yang berbeda, maka silahkan mengarahkan mahasiswnaya untuk mengisi NIK yang sesuai di SEVIMA Platform, Jika NIK sudah sesuai klik unduh pada menu Pelaporan > Biodata > Kemudian silakan kirimkan kembali.

Kondisi 2 : Apabila sebelumnya telah dilakukan pengiriman data mahasiswa pada Profeeder dan dicek pada Neo Feeder data sudah berhasil dikirimkan dan tidak terdapat NIK yang sama di SEVIMA Platform, maka yang perlu dilakukan adalah:

• Melakukan unduh data pada menu Data Feeder > Biodata > Unduh
• Melakukan unduh data pada menu Pelaporan >Biodata > Unduh 

Nantinya data yang sebelumnya merupakan data baru akan berubah menjadi data yang sudah terlaporkan hal ini terjadi dikarenakan data belum terunduh pada profeeder. Apabila masih tidak terhubung, silakan klik Komparasi pada menu Pelaporan

3)  Kecamatan tidak sama dengan database (Sumber Informasi dari Neo Feeder PDDIKTI)

Penyebab : Hal ini dikarenakan mapping referensi dari wilayahnya tidak sesuai, yaitu yang ada pada menu : pengaturan > pemetaan sumber > wilayah

Solusi :

1. Silahkan masuk pada menu : pengaturan > pemetaan sumber > wilayah
2. Download dari PDDIKTI Neo Feeder
3. Pastikan kolom Kode Siakad sudah sesuai dengan kolom Kode Wilayah (Kode wilayah ini adalah kode sesuai yang ada di PDDIKTI)
4. Jika belum sesuai, silahkan disesuaikan kode wilayah yang ada di SEVIMA Platform agar sesuai dengan kode wilayah PDDIKTI, yaitu pada Modul Akademik, menu : Data Pelengkap > Wilayah > Kecamatan

4) Kewarganegaraan tidak boleh kosong (Sumber Informasi dari Neo Feeder PDDIKTI)

Penyebab : Hal ini dikarenakan mapping referensi dari negaranya tidak sesuai, yaitu yang ada pada menu : pengaturan > pemetaan sumber > negara. Biasanya banyak terjadi untuk pengiriman biodata mahasiswa asal luar negeri

Solusi :

1. Silahkan masuk pada menu : pengaturan > pemetaan sumber > negara
2. Download dari PDDIKTI Neo Feeder
3. Pastikan kolom Kode Siakad sudah sesuai dengan kolom Kode Negara (Kode Negara ini adalah kode sesuai yang ada di PDDIKTI)
4. Jika belum sesuai, silahkan disesuaikan kode wilayah yang ada di SEVIMA Platform agar sesuai dengan kode wilayah PDDIKTI, yaitu pada Modul Akademik, menu : Data pelengkap > wilayah > negara

Sumber data yang diambil dari SEVIMA Platform

Pada profeeder di menu pelaporan > Biodata. Ini akan mengambil data dari Sevima Platform pada Modul Akademik, menu : Portal > Mahasiswa

Biodata yang terkirim pada Neofeeder

Saat melakukan aksi kirim dari profeeder menu : Pelaporan > Biodata, akan masuk pada Neofeeder di menu : Mahasiswa > Daftar Mahasiswa

Perbaikan Pelaporan Biodata

Pada menu Biodata ini ada beberapa data yang termasuk data pokok, dimana perbaikannya harus menggunakan PDM. Yaitu seperti : NIM, Nama, Tempat lahir, Tanggal lahir, Nama ibu kandung, Jenis kelamin.

Untuk lengkapnya terkait PDM bisa mengikuti panduan : Cara mengajukan Perubahan Data Mahasiswa PDDikti (PDM)

Untuk periode masuk, perbaikannya adalah Tipe 1

Sedangkan data pada biodata selain data pokok ini perbaikannya tanpa melihat periode

-Terima kasih telah menggunakan artikel panduan ini. Selamat beraktivitas kembali.-