Panduan Halaman Pelaporan Peserta Kelas

Sebelum melakukan pengiriman Peserta Kelas, pastikan terlebih dahulu menu Perkuliahan - Kelas sudah di kirimkan. Hal ini bisa diibaratkan bahwa Kelas merupakan wadah sedangkan Peserta Kelas merupakan isinya, maka perlu disediakan wadahnya terlebih dahulu untuk pengiriman data ini. Pengiriman data peserta kelas dilakukan oleh Admin Pelaporan. Berikut panduan pengiriman Peserta Kelas :

1) Buka menu Pelaporan > Peserta Kelas

Di awal sebelum melakukan pengiriman Peserta Kelas filter di atas perlu disesuaikan, sesuaikan dengan kebutuhan pelaporan kita.  

2) Pada halaman pelaporan Peserta Kelas terdapat 4 kotak yang menampilkan statistik yang dibutuhkan sebagai berikut :

• kotak hijau : berisikan jumlah data pada feeder (sesuai dengan filter yang kita setting)
• kotak kuning : berisikan jumlah data yang akan kita kirimkan (terdiri dari data baru dan data yang akan diubah pada feeder)
• kotak merah : berisikan jumlah data tidak valid 
• kotak biru : berisikan jumlah data pada SEVIMA Platform(sesuai dengan filter yang kita setting)

3) Pada halaman pelaporan Peserta Kelas terdapat informasi berikut :

Apabila terdapat notif seperti di atas, silakan dapat dilakukan klik Unduh untuk mendapatkan data terbaru dari SEVIMA Platform.  

4) Pada halaman pelaporan Peserta Kelas terdapat tombol yang dapat digunakan untuk memproses pelaporan data ke Neo Feeder 

Pada halaman Peserta kelas terdapat 3 tombol, dengan fungsi: 

• Unduh : untuk memperbarui data sesuai dengan kondisi terupdate yang ada pada SEVIMA Platform 
• Kirim : untuk melakukan proses pengiriman data ke Feeder
• Aksi Lainnya : pada tombol ini memuat aksi-aksi lain yang ada pada halaman ini, seperti   

5) Pengiriman data peserta kelas wajib dilakukan 2x, dimana pengiriman pertama dilakukan untuk mengirimkan peserta kelas saja dan pengiriman kedua dilakukan untuk mengirimkan nilai perkuliahan peserta kelas.

Kendala yang sering terjadi dala pelaporan Peserta Kelas

1) Mahasiswa Telah Lulus / Keluar di Feeder

Penyebab : kendala ini biasa terjadi apabila data KRS mahasiswa belum dilaporkan sedangkan Kelulusan/DO dari mahasiswa tersebut sudah dilaporkan

Solusi : 

• Silahkan dipastikan apakah mahasiswa tersebut betul sudah terdata lulus pada PDDIKTI Admin, atau belum.
• Jika pada PDDIKTI Admin sudah lulus, maka untuk perbaikan KRS mahasiswa ini perlu mengajukan PDL ke PDDIKTI dengan tipe aktif kembali, terlebih dahulu
• Jika di PDDIKTI Admin status mahasiswanya sudah berubah menjadi aktif, maka silahkan masuk pada Neofeeder
• Lakukan sync pada Neofeeder, agar status aktif mahasiswa tersebut turun ke Neofeeder
• Jika di Neofeeder status mahasiswanya sudah aktif, maka silahkan masuk Profeeder
• Pada menu Data feeder > Lulusan/DO, silahkan dilakukan unduh
• Masuk pada menu pelaporan > peserta kelas, silahkan dikirimkan kembali datanya

2) Riwayat Pendidikan Mahasiswa Belum Terlapor

Penyebab 1 : data biodata atau pun data riwayat pendidikan dari mahasiswa belum dilaporkan

Solusi : 

• jika data biodata saat dicek pada Profeeder data Feeder Biodata Mahasiswa belum ada, dilakan dapat mengirimkan biodata mahasiswa tersebut pada menu Pelaporan Biodata
• jika data riwayat pendidikan saat dicek pada Profeeder data Feeder Riwayat Pendidikan belum ada, silakan dapat mengirimkan riwayat pendidikan mahasiswa tersebut pada menu Pelaporan Riwayat Pendidikan

Penyebab 2 : data riwayat pendidikan mahasiswa sudah ada di feeder, namun belum termapping (biasanya dikarenakan adanya perbedaan NIM, periode masuk, ataupun prodi antara SEVIMA Platform dengan feeder)

Solusi :

• silakan menuju ke menu Akademik Riwayat Pendidikan
• set seluruh filter menjadi 'Semua'
• masukkan nama mahasiswa ke dalam kolom pencarian, lalu klik enter
• selanjutnya klik detail pada kolom aksi 
• jika sudah silakan klik edit, dan ketikkan nama mahasiswa tersebut di isian 'Id Reg Mahasiswa' 
• jika NIM dan nama mahasiswa sama maka silakan klik dan simpan 

Note : saat sudah berhasil disimpan, silakan klik tombol 'Komparasi', nanti akan terlihat perbedaan antara feeder dan data SEVIMA Platform yang menyebabkan data riwayat mahasiswa tersebut tidak otomatis termapping 

3) Kelas Belum Terlapor

Penyebab : kendala ini biasa terjadi apabila saat melakukan pelaporan data peserta kelas, namun data kelas nya belum dikirimkan

Solusi : 

• Silahkan masuk menu data feeder > kelas. Unduh datanya.
• Jika sudah, silakan menuju ke menu Pelaporan > Kelas 
• Selanjutnya silakan melakukan pengiriman data kelas, jika kelas sudah dipastikan terkirim, silahkan lanjut mengirimkan peserta kelasnya kembali.

4) Mahasiswa ini sudah mengambil matakuliah ini di semester ini

Penyebab : kendala ini biasa terjadi apabila mahasiswa mengambil matakuliah yang sama di 1 semester

Solusi : 

• silakan dapat di validasi terlebih dahulu apakah memang mahasiswa ini mengambil matakuliah yang sama di semester tersebut
• untuk penyesuiannya silakan dapat dilakukan melalui SEVIMA Platform, pada data KRS mahasiswa tersebut
• jika data SEVIMA Platform sudah sesuai silakan menuju ke profeeder kembali, ke menu Pelaporan Peserta Kelas 
• lalu silakan klik Unduh, untuk mendapatkan data ter update dari SEVIMA Platform 
• selanjutnya silakan klik kirim.

Sumber data yang diambil dari SEVIMA Platform

Pada profeeder di menu pelaporan > Peserta Kelas. Ini akan mengambil data dari Sevima Platform pada Modul Akademik, menu : Perkuliahan > Data Kelas > Kelas Kuliah > Nilai Perkuliahan

Nilai yang terunduh adalah nilai yang sudah dilakukan kunci nilai

Peserta kelas yang terkirim pada Neofeeder

Saat melakukan aksi kirim dari profeeder menu : Peserta kelas, akan masuk pada Neofeeder di menu :

1. Perkuliahan > Kelas Perkuliahan > Mahasiswa KRS / Peserta kelas

2. Mahasiswa > Daftar mahasiswa > History Nilai  

3. Perkuliahan > Nilai Perkuliahan

Perbaikan Pelaporan Peserta Kelas

Perbaikan Periode peserta kelas data lampau ini perlu melakukan pembukaan Tipe 2.

• Berikut adalah kondisi Neofeeder pada data lampau jika dilakukan pembukaan Tipe 2. Terdapat action tombol edit dan hapus

Pada detail kelas di menu Mahasiswa KRS / Peserta kelas terdapat action delete

Pada menu perkuliahan > Nilai Perkuliahan terdapat action delete

Catatan : Peserta kelas yang terunduh di profeeder adalah data kelas yang sudah ada peserta kelas dan sudah divalidasi KRS nya

-Terima kasih telah menggunakan artikel panduan ini. Selamat beraktivitas kembali.-