Panduan Import Peserta Yudisium dan Pengisian Template Excel

Import Yudisium digunakan untuk menambahkan peserta yudisium secara massal melalui template excel oleh admin akademik. 

Panduan ini ditujukan untuk admin akademik yang melakukan proses penambahan peserta yudisium mahasiswa secara massal melalui fitur import menggunakan template Excel.

Berikut langkah-langkah proses import peserta yudisium: 

1.  Masuk ke menu Perkuliahan > Data Yudisium > Daftar Yudisium.
   

   

2. Pilih aksi > Import Yudisium
   

   

3. Klik unduh template excel untuk mengunduh file template.
   

   

4. Setelah file Excel terunduh, lengkapi data pada template sesuai dengan penjelasan setiap kolom berikut:
   

   

   • Kolom Mahasiswa (NIM): isi dengan NIM mahasiswa.
   • Kolom Nama: isi dengan nama mahasiswa.
   • Kolom Periode Yudisium: isi dengan angka periode yudisium sesuai dengan data pada sheet Daftar Periode Yudisium.
   • Kolom Tanggal Keluar: isi dengan tanggal keluar mahasiswa dengan format yyyy-mm-dd (tahun-bulan-tanggal).
   • Kolom Tgl. SK Yudisium: isi dengan tanggal SK yudisium mahasiswa dengan format yyyy-mm-dd (tahun-bulan-tanggal).
   • Kolom No. SK Yudisium: isi dengan nomor SK yudisium mahasiswa.
   • Kolom Tgl. Ijazah: isi dengan tanggal ijazah.
   • Kolom No. Ijazah Nasional (PISN/Sertifikat Profesi): isi dengan nomor ijazah yang diperoleh dari laman PISN.
   • Kolom No. Ijazah:  isi dengan nomor ijazah yang diterbitkan oleh perguruan tinggi jika memiliki nomor yang berbeda.
   • Kolom Tgl. Transkrip: isi dengan tanggal penerbitan transkrip mahasiswa.
   • Kolom No. Transkrip: isi dengan nomor transkrip mahasiswa.
   • Kolom NIRL: isi dengan Nomor Induk Registrasi Lulusan mahasiswa dari PDDikti.
   • Kolom Ijazah Sudah Diambil?: isi dengan angka 1 jika ijazah sudah diambil oleh mahasiswa, atau 0 jika belum.
   • Kolom Tgl. Pengambilan Ijazah: isi dengan tanggal pengambilan ijazah oleh mahasiswa dengan format yyyy-mm-dd            (tahun-bulan-tanggal).
     
     Kolom dengan header berwarna hijau wajib diisi, sedangkan kolom dengan header berwarna oranye bersifat opsional.
     
     
5.  Setelah seluruh data pada template Excel dilengkapi, lakukan upload file dengan memilih Aksi > Import Kembali.
   

   

Kendala yang biasa terjadi saat proses import yudisium dilakukan:

1. Pada file error Excel setelah proses import, terdapat informasi "Periode yudisium tidak ditemukan".
   

   

   Kendala di atas dapat terjadi karena isian pada kolom Periode Yudisium di file import tidak sesuai dengan format atau data yang terdapat pada kolom Periode Yudisium di sheet Daftar Periode Yudisium.
   

   

2.  Pada file error excel setelah proses import, terdapat informasi "Tidak sesuai format tanggal".
   

   

   Kendala di atas dapat terjadi karena isian pada kolom tanggal keluar, tanggal SK yudisium, tanggal ijazah, dan tanggal transkrip tidak sesuai dengan format yang ditentukan. Pastikan seluruh tanggal diinput menggunakan format YYYY-MM-DD (Tahun-Bulan-Tanggal) seperti pada lampiran berikut.
   

   

Catatan: 

Status mahasiswa akan berubah otomatis menjadi Lulus ketika tanggal keluar, tanggal SK yudisium, dan nomor SK yudisium diisikan.