Panduan Import Riwayat UKOM Mahasiswa

Untuk memudahkan Admin Akademik dalam melakukan pendataan riwayat UKOM mahasiswa, saat ini pada modul Akademik SEVIMA Platform telah menyediakan fitur Import Data pada halaman Manajemen UKOM. Yang perlu diperhatikan sebelum melakukan import data riwayat UKOM Mahasiswa yaitu pastikan Status Perwalian (AKM) Mahasiswa sudah digenerate dan berstatus Non Aktif, serta sudah Eligible Yudisium.

Berikut langkah penggunaan Import UKOM:

1. Sebelum mendaftarkan mahasiswa pada halaman Riwayat UKOM Mahasiswa, pastikan terlebih dahulu status perwalian (status semester) mahasiswa tersebut sudah di generate dan berstatus Non Aktif. 

2. Selain itu, pastikan juga mahasiswa sudah eligible yudisium pada halaman Perkuliahan → Data Yudisium → Eligible Yudisium

3. Selanjutnya, Pada Modul Akademik, silakan buka menu Perkuliahan → Administrasi → Manajemen UKOM

4. Kemudian klik tombol Aksi → pilih Import, sehingga akan tampil pop-up Import Riwayat UKOM Mahasiswa.

5. Unduh (download) template excel terbaru yang telah tersedia pada pop-up tersebut. Lengkapi tiap kolom yang tersedia pada template excel.

6. Untuk pengisian kolom pada excel dapat dilengkapi dengan format sebagai berikut:

• NIM : wajib diisikan dengan NIM mahasiswa peserta UKOM.

• Kode Periode (Isi Dari Worksheet 2) : wajib diisikan sesuai dengan kode periode pada sheet Referensi Periode.

• Kode Penyelenggara (Isi Dari Worksheet 3) :  wajib diisikan sesuai dengan kode penyelenggara pada sheet Referensi Penyelenggara.

• Nama Sertifikat :  wajib diisikan nama sertifikat yang diperoleh mahasiswa peserta UKOM. 

• No Sertifikat (opsional, maks 255 karakter) : isikan nomor sertifikat yang diperoleh mahasiswa peserta UKOM. Kolom ini opsional

• Tanggal Sertifikat (opsional, YYYY-MM-DD) : isikan tanggal sertifikat yang diperoleh mahasiswa peserta UKOM sesuai format. Kolom ini opsional.

• Tanggal Ujian (YYYY-MM-DD, opsional) : isikan tanggal ujian UKOM mahasiswa peserta UKOM sesuai format. Kolom ini opsional.

• Status (Isi Dari Worksheet 4) : wajib diisikan sesuai dengan kode status pada sheet Referensi Status, yaitu 0 = Sedang Menempuh; 1 = Lulus; 2 = Tidak Lulus.

7. Setelah format diisikan silakan menuju menu Perkuliahan → Administrasi → Manajemen UKOM. Kemudian silakan pilih file dan klik Import. Jika import berhasil, maka status perwalian mahasiswa yang sebelumnya Non Aktif akan berubah menjadi Menunggu UKOM.

8. Beberapa validasi pengecekan data yang diimportkan yaitu:

1. Admin wajib mengisi kolom NIM mahasiswa yang sudah terdaftar pada daftar mahasiswa di modul Akademik. Jika Admin mengisi kolom NIM dengan nim mahasiswa yang tidak terdaftar, maka import data akan gagal.
2. Admin wajib mengisi kolom Periode sesuai dengan data referensi Periode. Jika Admin mengisi kolom Periode yang tidak sesuai dengan referensi, maka import data akan gagal.
3. Admin wajib mengisi kolom Penyelenggara sesuai dengan data referensi Penyelenggara. Jika Admin mengisi kolom Penyelenggara yang tidak sesuai dengan referensi, maka import data akan gagal.
4. Admin wajib mengisi kolom Nama Sertifikat.
5. Admin wajib mengisi kolom Status sesuai dengan data referensi Status. Jika Admin mengisi kolom Status yang tidak sesuai dengan referensi, maka import data akan gagal.
6. Jika Admin tidak mengisi salah satu kolom wajib (NIM, Periode, Penyelenggara, Nama Sertifikat, Status), maka import data akan gagal.
7. Data Mahasiswa yang dapat diimport Riwayat UKOM adalah yang berstatus mahasiswa Aktif dan Eligible Yudisium. Jika status mahasiswa selain Aktif maupun tidak eligible yudisium, maka import data akan gagal.

Catatan:

1. Sebelum mendaftarkan mahasiswa UKOM, pastikan terlebih dulu Status Perwaliannya sudah di generate dan sudah Eligible Yudisium.

2. Status semester akan berubah menjadi Menunggu UKOM apabila status sebelumnya adalah Non Aktif.

3. Jika Status semester awal adalah Aktif, kemudian ditambahkan data UKOM, maka status akan tetap Aktif.

4. Jika Status semester awal adalah Menunggu UKOM, kemudian terdapat KRS yang divalidasi, maka status akan tetap Menunggu UKOM.

5. Jika terjadi pembatalan KRS pada saat data UKOM sudah tercatat, maka status akan tetap menjadi Non Aktif.