Panduan Penentuan Semester Awal untuk Mahasiswa Pindahan Alih Bentuk

Pada Perguruan Tinggi yang mengalami Alih Bentuk, Admin Akademik sering merasa kesulitan dalam menggunakan sistem SEVIMA Platform. Contohnya saat menentukan semester awal mahasiswa alih bentuk yang disertai tagihan mahasiswa yang tidak sesuai dengan tagihan semester seharusnya.

Oleh karena itu, SEVIMA melakukan penyesuaian agar sistem SEVIMA Platform dapat meringankan kendala yang dihadapi oleh Admin Akademik Perguruan Tinggi Alih Bentuk agar dapat menentukan semester awal dan status alih bentuk mahasiswa. Sehingga sistem dapat menyesuaikan perhitungan semester aktif, SKS, konversi nilai sesuai jalur masuk dan histori akademik mahasiswa serta tagihan semester yang benar.

A. Cara Menentukan Semester Awal dan Status Alih Bentuk Mahasiswa

1. Admin Akademik melakukan pengaturan Maksimal Masa Studi tiap jenjang pendidikan pada halaman [Data Pelengkap > Perguruan Tinggi > Tingkat Pendidikan Universitas].

2. Admin Sevima dapat mengetahui "Semester Awal" yang hanya tampil pada mahasiswa dengan jenis pendaftaran "Pindahan Alih Bentuk" pada halaman detail mahasiswa.
3. Maksimal pilihan semester pada Semester Awal berdasarkan Maksimal Masa Studi tiap jenjang pendidikan. Hal ini dikarenakan mahasiswa dapat menyelesaikan pendidikan hingga maksimal masa studinya.
4. Kolom ini digunakan untuk menandakan saat proses pindahan alih bentuk, mahasiswa tersebut sedang menempuh semester berapa. Kolom tersebut hanya tampil pada user Admin Sevima untuk membantu proses migrasi pindahan alih bentuk.

5. Semester mahasiswa pada halaman Status Semester sesuai dengan Semester Awal pada Detail Mahasiswa. Begitu pula saat Admin melakukan Generate Status Semester awal untuk mahasiswa pindahan alih bentuk, maka Status Semester/Status Perwalian/AKM akan tergenerate dengan Semester di periode pertama sesuai dengan Semester Awal.

6. Admin Keuangan melakukan pengaturan nominal tagihan tiap semester pada halaman Distribusi Tagihan per Semester di modul Keuangan Akademik menu [Tarif > Tagihan > detail tagihan > tab Distribusi Tagihan per Semester]

7. Admin Keuangan melakukan generate tagihan mahasiswa pindahan alih bentuk sesuai dengan tarif semester yang telah disetting.

8. Terdapat kolom baru "Tanggal Awal Masuk" yang digunakan untuk menentukan tanggal perubahan pindahan alih bentuk mahasiswa.
9. Terdapat perubahan label yang sebelumnya "Tanggal Masuk" menjadi "Tanggal Daftar Ulang" yang digunakan untuk menentukan tanggal daftar ulang pendaftar 

Tampilan sebelum penyesuaian:

Tampilan setelah penyesuaian:

10. Admin Sevima dapat mengubah semester awal mahasiswa alih bentuk secara massal melalui halaman Daftar Mahasiswa, pilih mahasiswa, klik tombol Aksi > "Ubah Data Mahasiswa".

Kemudian pilih filter Data yang diubah: "Semester Awal" dan pilih Semester Awalnya.

Jika filter yang dipilih sudah benar, maka lanjutkan dengan centang ✅ Konfirmasi perubahan data. Kemudian, klik tombol "Ubah Data". 

11. Admin Akademik dapat melakukan Salin Mahasiswa dari Prodi Diploma/Sarjana ke Profesi/S2/S3, dengan detail hasil penyalinan sebagai berikut:

• • Jenis Pendaftaran : "Peserta Didik Baru"
  • Semester : "1" terisi otomatis
  • Status Semester : "Non Aktif" tergenerate otomatis

12. Admin Akademik dapat melakukan pengubahan data mahasiswa secara massal dengan menggunakan fitur "Ubah Data Mahasiswa" melalui halaman Daftar Mahasiswa. Data mahasiswa yang dapat diubah antara lain:

• • Kelas

  • Kurikulum

  • Konsentrasi

  • Jalur pendaftaran

  • Jenis pendaftaran

  • Gelombang

  • Sistem kuliah

  • Tanggal awal masuk

  • Tanggal daftar ulang

  • Semester awal (hanya tampil pada akun Admin Sevima)

Tampilan Sebelum Penyesuaian:

Tampilan Setelah Penyesuaian: