Panduan Penggunaan Fitur Finalisasi Mata Kuliah

Fitur Finalisasi Mata Kuliah di SEVIMA Platform memudahkan Admin Perguruan Tinggi atau Admin Prodi dalam mengatur mata kuliah yang telah ditempuh mahasiswa (dari KRS, Konversi Nilai, maupun Nilai Transfer mahasiswa pindahan) untuk ditampilkan pada transkrip. Melalui satu halaman “Finalisasi MK”, Admin tidak perlu lagi mengakses berbagai menu terpisah, sehingga proses penentuan mata kuliah yang muncul di transkrip menjadi lebih efisien dan terpusat. 

Fitur Finalisasi MK dapat digunakan menjelang kelulusan mahasiswa atau ketika proses yudisium akan dilakukan. Dengan begitu, transkrip yang dicetak telah melewati tahap peninjauan dan penyesuaian final. Terdapat beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk memanfaatkan fitur ini, yaitu :

1. Admin Prodi atau Admin Perguruan Tinggi dapat menggunakan fitur Eligible Yudisium mahasiswa yang tersedia pada menu Perkuliahan > Data Yudisium > Eligible Yudisium. Mahasiswa yang memerlukan aksi Finalisasi MK umumnya memiliki jumlah SKS yang melebihi batas kelulusan (contoh: jumlah sks lebih dari 144 SKS untuk jenjang sarjana).
   
2. Admin Perguruan Tinggi atau Admin Program Studi dapat mengakses fitur Finalisasi Mata Kuliah melalui menu Portal > Mahasiswa > Detail Mahasiswa> Finalisasi MK.
   
3. Untuk memudahkan pengelolaan sebelum Finalisasi MK, Admin Perguruan Tinggi atau Admin Program Studi, dapat mengakses menu Finalisasi MK dengan menggunakan filter untuk menampilkan mata kuliah berdasarkan beberapa kondisi antara lain Mata Kuliah Mengulang, Mata Kuliah Lulus, Mata Kuliah Tidak Lulus, dan Mata Kuliah Belum Dikunci 
   
4. Apabila terdapat perubahan Nilai KRS periode lampau pada “Mahasiswa Aktif” oleh dosen ataupun admin akademik melalui menu Nilai Kelas Kuliah ataupun Sunting KRS, maka pada menu Portal > Mahasiswa > Detail Mahasiswa> Status Semester, pada bagian IPK Total, IPK Lulus, IPS, SKS Lulus perwalian ataupun Yudisium perhitungannya akan otomatis ter-update dari periode perubahan sampai periode terakhir.
   
   
5. Apabila terdapat perubahan Mata Kuliah “Dipakai” Transkrip untuk “Mahasiswa Aktif” pada periode lampau melalui menu Finalisasi Mata Kuliah, maka pada menu Portal > Mahasiswa > Detail Mahasiswa> Status Semester, pada bagian IPS, SKS total dan IPK akan berubah pada periode terakhir perwalian saja. Hal ini dikarenakan SKS Tempuh dan SKS KRS periode-periode sebelumnya telah terlapor ke PDDIKTI, sehingga perubahan hanya terjadi pada periode akhir saja.

6. Apabila terdapat perubahan nilai pada KRS atau perubahan Mata Kuliah "Dipakai" untuk "mahasiswa Lulus/DO" pada menu Finalisasi MK, maka akan terdapat 2 kondisi yang terjadi yaitu : 

   - IPS pada perwalian dan data KRS mahasiswa berubah otomatis. 

   - Data pada transkrip mulai dari Mata Kuliah, IPK dan SKS Lulus tidak akan berubah otomatis.

7. Admin Prodi atau Admin Perguruan Tinggi bisa mendapatkan informasi mengenai nilai dan mata kuliah yang tidak sesuai antara KRS dan transkrip melalui fitur Finalisasi MK dengan klik “Tampilkan data yang tidak sesuai”.

8. Jika ingin menyesuaikan antara data KRS dengan Transkrip termasuk yudisium, maka perlu dilakukan aksi Hitung Ulang Transkrip pada menu Finalisasi MK yang dapat dilakukan oleh Admin Perguruan Tinggi.