Panduan Penggunaan Monitoring Persiapan KRS

Deskripsi Monitoring Persiapan KRS

Fitur Monitoring Persiapan KRS membantu Admin Perguruan Tinggi, staf akademik, program studi, dan pimpinan memantau kesiapan setiap Program Studi (Prodi) sebelum periode pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) dibuka.

Melalui fitur ini, Admin dapat mengetahui program studi yang sudah siap melaksanakan KRS dan program studi yang masih memerlukan persiapan. Dengan demikian, Admin dapat melakukan pengecekan dan tindak lanjut lebih awal agar proses KRS berjalan lancar.

Sistem menilai kesiapan KRS berdasarkan empat indikator utama, 

Hasil monitoring ditampilkan dalam bentuk persentase kesiapan, kesimpulan status program studi, serta To Do List yang berisi tindakan yang masih perlu dilakukan.

Selain itu, Admin dapat melihat alur kesiapan mahasiswa, kondisi kelas dan kurikulum, serta rekomendasi tindakan untuk setiap program studi.

Menu : Monitoring > Persiapan KRS

Penjelasan Data di Halaman

Langkah 1 — Buka halaman dan perbarui data

1. Klik menu Monitoring, lalu pilih Persiapan KRS.

2. Pilih Periode Akademik dan Jenjang yang ingin dipantau.

3. Perhatikan keterangan Data per … (contoh: Data per 2 November 2026, 11:01:32) untuk mengetahui waktu terakhir data diperbarui.

4. Klik Perbarui Data jika terdapat perubahan setelah pembaruan terakhir, seperti penambahan kelas atau perubahan pengaturan KRS, agar informasi yang ditampilkan sesuai dengan kondisi terbaru.

Langkah 2: Ringkasan Kesiapan KRS.

Bagian atas halaman menampilkan empat informasi utama untuk membantu Admin melihat gambaran kesiapan KRS secara keseluruhan.

Langkah 3: Tabel Rekap per Program Studi

Tabel monitoring menampilkan informasi kesiapan KRS untuk setiap program studi sehingga Admin dapat membandingkan kondisi antarprodi.

Berikut penjelasan masing-masing kolom.

1. Program Studi

Menampilkan jenjang dan nama program studi. Data dikelompokkan berdasarkan fakultas atau unit induk masing-masing prodi.

2. Jumlah Kelas

Menampilkan perbandingan jumlah kelas pada periode akademik yang dipilih dengan periode sebelumnya.

Contoh: 0 vs 32 berarti belum terdapat kelas pada periode terpilih dan 32 kelas pada periode sebelumnya.

3. Kurikulum

Menampilkan tahun kurikulum yang digunakan pada kelas dan mahasiswa.

• Kelas: Tahun kurikulum yang digunakan oleh kelas pada periode terpilih.

• Mhs Aktif: Tahun kurikulum yang dimiliki mahasiswa yang belum berstatus lulus.

4. Setting Buka KRS

Menampilkan status pengaturan KRS pada program studi, yaitu Buka atau Tutup, beserta tanggal mulai dan tanggal akhir KRS.

Informasi ini mengikuti pengaturan pada menu Setting Prodi.

5. Jumlah AKM

Menampilkan jumlah mahasiswa yang memiliki data perwalian pada periode terpilih, dikelompokkan berdasarkan status mahasiswa.

Contoh, mahasiswa dengan status Aktif, Nonaktif, atau Cuti akan ditampilkan sesuai kelompoknya.

Jika terdapat mahasiswa yang belum memiliki status, sistem menampilkannya dalam kelompok Tanpa Status.

6. Pembayaran Sesuai Aturan KRS

Menampilkan jumlah mahasiswa yang sudah memenuhi ketentuan pembayaran untuk mengikuti KRS.

Informasi ditampilkan dalam format x / y, dengan ketentuan:

• x: Jumlah mahasiswa yang sudah memenuhi aturan keuangan KRS.

• y: Total mahasiswa yang memiliki data perwalian pada periode terpilih.

Contoh: 37 / 224 berarti 37 dari 224 mahasiswa sudah memenuhi ketentuan pembayaran KRS.

Sistem memeriksa pembayaran berdasarkan aturan keuangan KRS yang berlaku, termasuk batas minimal pembayaran dalam nominal atau persentase. Mahasiswa dianggap belum memenuhi ketentuan apabila masih memiliki tagihan yang diperhitungkan dalam aturan KRS dan pembayarannya belum mencapai batas minimal.Tagihan yang dibatalkan atau sedang ditangguhkan tidak ikut diperhitungkan.

7. Dosen PA (Sudah Di-plot)

Menampilkan jumlah mahasiswa yang sudah memiliki Dosen Pembimbing Akademik (Dosen PA) dibandingkan dengan total mahasiswa yang memiliki data perwalian pada periode terpilih.

Contoh: 222 / 224 berarti 222 mahasiswa sudah memiliki Dosen PA, sedangkan 2 mahasiswa lainnya belum.

Informasi ini membantu Admin memastikan pembagian Dosen PA sudah dilakukan sebelum proses persetujuan KRS.

8. Status KRS

Menampilkan jumlah mahasiswa berdasarkan status KRS, yaitu:

• Terisi: Mahasiswa sudah melakukan pengisian KRS.

• Diajukan: Mahasiswa sudah mengajukan KRS.

• Disetujui: KRS mahasiswa sudah mendapatkan persetujuan.

9. Kesimpulan

Menampilkan hasil penilaian kesiapan KRS setiap program studi, berupa:

• Siap KRS

• Kurang Persiapan

• Belum Siap KRS

Kesimpulan dilengkapi progress bar untuk memudahkan Admin melihat tingkat kesiapan prodi.

10. To Do List

Menampilkan daftar tindakan yang masih perlu dilakukan oleh program studi berdasarkan hasil monitoring.

Contoh, sistem dapat memberikan rekomendasi untuk membuat kelas, memeriksa pembayaran mahasiswa, memvalidasi kurikulum, atau membuka pengaturan KRS.

Jika tidak terdapat tindakan tambahan, kolom ini menampilkan tanda -.

💡 Catatan:

Persentase pada kolom Jumlah Kelas, Pembayaran Sesuai Aturan KRS, dan Dosen PA menggunakan warna berikut:

Warna tersebut membantu Admin membaca kondisi data dengan cepat, tetapi tidak selalu sama dengan status kesiapan akhir program studi.

Langkah 4: Aksi dan Detail Prodi

Admin dapat klik salah satu baris prodi pada tabel untuk melihat informasi yang lebih lengkap.

Halaman Detail Persiapan KRS menampilkan empat tab utama:

1. Kesiapan

2. Mahasiswa

3. Kelas & Kurikulum

4. Tindakan

1. Tab Kesiapan

Tab Kesiapan menampilkan hasil pemeriksaan indikator yang digunakan untuk menilai kesiapan KRS program studi.

Pada tab ini, Admin dapat mengetahui kondisi masing-masing indikator beserta hasil penilaiannya. Sistem membedakan indikator yang digunakan sebagai penilaian kesiapan dengan informasi pendukung lainnya.

Hanya indikator dalam kelompok Skor Persiapan yang memengaruhi hasil Kesimpulan KRS.

Dengan demikian, Admin dapat mengetahui indikator yang sudah memenuhi target serta indikator yang masih membutuhkan tindak lanjut.

2. Tab Mahasiswa

Tab Mahasiswa menampilkan alur kesiapan mahasiswa mulai dari memiliki data AKM hingga KRS mendapatkan persetujuan. Angka merah menunjukkan jumlah mahasiswa yang berkurang dibandingkan tahapan sebelumnya.

Alur tersebut terdiri dari beberapa tahapan:

1. Mahasiswa AKM: Jumlah mahasiswa yang memiliki data perwalian pada periode terpilih.

2. Punya Dosen PA: Jumlah mahasiswa yang sudah memiliki Dosen Pembimbing Akademik.

3. Sesuai Aturan Bayar: Jumlah mahasiswa yang sudah memenuhi ketentuan pembayaran KRS.

4. Mengisi KRS: Jumlah mahasiswa yang sudah melakukan pengisian KRS.

5. KRS Diajukan: Jumlah mahasiswa yang sudah mengajukan KRS.

6. KRS Disetujui: Jumlah mahasiswa yang KRS-nya sudah mendapatkan persetujuan.

7. Status AKM: Jumlah mahasiswa berdasarkan status perwalian.

8. Dosen PA & Cekal: Informasi pembagian Dosen PA dan kondisi mahasiswa yang mengalami kendala pada proses akademik.

9. Dibanding Periode Lalu: Perbandingan jumlah mahasiswa dan kondisi tertentu dengan periode akademik sebelumnya.

3. Tab Kelas & Kurikulum

Tab Kelas & Kurikulum membantu Admin memeriksa kesiapan kelas yang akan digunakan untuk pelaksanaan KRS.

Informasi yang ditampilkan antara lain:

1. Kelas periode lalu / ini : Menampilkan jumlah kelas periode lalu dan periode dipilih.

2. Kelas Tanpa Pengajar : Menampilkan kelas yang belum memiliki dosen pengajar.

3. Total Daya Tampung : Menampilkan data tampung dari semua kelas periode dipilih.

4. Kelas Sudah Penuh : Menampilkan jumlah kelas yang kapasitasnya sudah penuh.

5. Tanggal KRS : Menampilkan tanggal awal KRS dan tanggal akhir KRS dari menu Setting Prodi.
6. Kurikulum Kelas : Menampilkan kurikulum yang digunakan pada Kelas Kuliah.
7. Kurikulum Mahasiswa Perwalian : Menampilkan kurikulum mahasiswa yang memiliki AKM di periode dipilih,
8. Kurikulum Mahasiswa Tanpa Kelas : Menampilkan kurikulum mahasiswa yang belum memiliki Kelas Kuliah dengan kurikulum yang sama.
9. Sistem Kuliah Kelas : Menampilkan sistem kuliah yang digunakan pada Kelas Kuliah.
10. Sistem Kuliah Mahasiswa Tanpa Kelas : Menampilkan sistem kuliah mahasiswa yang belum memiliki Kelas Kuliah dengan sistem kuliah yang sama.

Dengan informasi ini, Admin dapat memastikan kelas sudah tersedia, memiliki pengajar, dan memiliki kapasitas yang sesuai sebelum periode KRS berlangsung.

4. Tab Tindakan

Tab Tindakan menampilkan daftar rekomendasi perbaikan berdasarkan hasil monitoring program studi.

Rekomendasi disusun berdasarkan urutan hambatan yang perlu ditangani lebih awal, sehingga Admin dapat menentukan prioritas tindak lanjut.

Beberapa rekomendasi dilengkapi tautan menuju halaman terkait untuk memudahkan Admin melakukan tindak lanjut.

Cara Kesimpulan Kesiapan KRS Dihitung

Sistem menghitung kesiapan KRS berdasarkan empat indikator dengan bobot yang berbeda.

Ketentuan Kesimpulan Kesiapan KRS

Setelah menghitung seluruh indikator, sistem memberikan kesimpulan sebagai berikut:

💡 Catatan:

Status Siap KRS menunjukkan bahwa nilai gabungan kesiapan sudah mencapai minimal 80%. Status ini tidak selalu berarti seluruh indikator sudah terpenuhi.

Kendala Umum (FAQ)