Peran Admin Penjaminan Mutu pada Modul SPMI

Keterlaksanaan SPMI menjadi salah satu indikator penilaian IAPT dimana Luaran SPMI akan menjadi masukan bagi proses SPME atau Akreditasi. Diharapkan Perguruan Tinggi dapat mengimplementasikan SPMI berdasarkan Permendikbud no 53 tahun 2023.

Maka dari itu, dianjurkan Perguruan Tinggi untuk menjalankan SPMI secara periodik agar dapat selalu memonitor dan menjamin mutu pelayanan PT sebelum akhirnya siap dinilai oleh asesor eksternal ketika SPME / Akreditasi. 

SEVIMA Platform telah mendukung implementasi SPMI Perguruan Tinggi dengan adanya Modul SPMI. Berikut penjelasan terkait peran Admin Penjaminan Mutu pada implementasi SPMI :

1. Mempersiapkan Dokumen Mutu

• Perguruan Tinggi harus menyiapkan 4 dokumen SPMI. Jika sudah ada maka dokumen dapat diunggah pada halaman dokumen mutu. Namun, Jika belum memiliki dokumen SPMI, Admin dapat mengunduh format dokumen mutu SPMI yang sudah tersedia.

• Ketika Admin klik Tambah Dokumen, perlu diperhatikan hal-hal berikut : 

-Versi dokumen untuk menandai dokumen yang sudah dilakukan pembaharuan

-Status dokumen untuk mengetahui dokumen mana yang berlaku sebagai acuan.

2. Verifikasi Laporan Kinerja, Laporan Evaluasi Diri, dan matriks penilaian

• Sebelum menjadwalkan audit SPMI pastikan laporan kinerja, laporan evaluasi diri, dan matriks penilaian sesuai dengan panduan penilaian badan akreditasi program studi dan kebutuhan perguruan tinggi. Silakan masuk pada menu Data pendukung > AMI > Laporan Kinerja

• Kemudian cek pada menu Data pendukung > AMI > Laporan Evaluasi Diri. Laporan Evaluasi Diri dapat ditambahkan sesuai kebutuhan Perguruan Tinggi menjadi kategori Indikator Kinerja Tambahan.

• Lakukan pengecekan pada menu Data pendukung > AMI > Matriks Penilaian untuk bobot penilaian pada setiap butir penilaian. Skor bobot penilaian dapat disesuaikan dengan kebutuhan perguruan tinggi.

3. Menetapkan Bobot Penilaian dan Peringkat SPMI 

• Admin perlu memastikan bobot penilaian IKU dan IKT serta tambahkan peringkat SPMI untuk mengetahui peringkat SPMI setiap program studi. Silakan masuk Menu Atur Bobot Penilaian Data pendukung > AMI > Atur Bobot Penilaian.

Bobot penilaian IKU dan IKT tidak boleh kurang atau lebih dari 100%

• Kemudian lakukan pengecekan peringkat SPMI Data pendukung > AMI > Peringkat SPMI. Pada Sevima Platform juga telah tersedia default saran peringkat SPMI namun bisa diubah sesuai kebutuhan aturan Perguruan Tinggi.

4. Menetapkan target dan Menentukan Jadwal Audit

• Tentukan target capaian setiap indikator dengan masuk ke menu AMI > Penetapan Target Capaian > Pilih Prodi.

• Tentukan Jadwal Audit pada menu AMI > Penjadwalan Kegiatan AMI. Isi formulir dan tentukan tanggal pengisian dan tanggal penilaian beserta prodi. Penilaian mandiri (opsional) dapat disesuaikan dengan kebutuhan Perguruan Tinggi. Perlu diperhatikan bahwa Tanggal pengisian tidak boleh beririsan dengan tanggal penilaian untuk menghindari penilaian pada data yang berjalan.

5. Mendatakan Auditor dan Auditee

Tambahkan daftar pegawai yang akan menjadi auditor beserta unggah dokumen Surat Keputusan Auditor. Lalu petakan auditor dan auditee yang bertugas pada setiap program studi.

• Isi Formulir dan Tambahkan Data Auditor di menu SK Auditor AMI > Surat Keputusan Auditor > Tambah Data
• Isi Formulir Surat Tugas AMI pada menu AMI > Surat Tugas AMI > Tambah Data. Kemudian bisa Petakan Auditor dan Auditee Sesuai Program Studi pada halaman bawah.

6. Mengisi Tabel Laporan Kinerja dan Laporan Evaluasi Diri

• Isi Laporan Kinerja Program Studi pada menu AMI > Pengisian Laporan Kinerja.
• Ubah data untuk mengisi data secara manual dan tarik data untuk mengambil data dari SEVIMA Platform lalu klik simpan.Terdapat unggah dokumen untuk menyertakan bukti pendukung.

• Isi atau Ubah Lembar Evaluasi Diri Program Studi pada menu AMI > Pengisian Laporan Evaluasi Diri

7. Selanjutnya Admin perlu melakukan dokumentasi permintaan Tindakan Koreksi dan Rapat Tinjauan Manajemen

8. Unduh Laporan SPMI

• Setelah semua langkah telah terlaksana dan sudah telah terdapat Hasil Akhir, maka Admin dapat melakukan unduh laporan SPMI sebagai dokumentasi pendukung dan bukti keterlaksanaan audit pada menu Laporan > Dokumen SPMI. Admin dapat lihat preview dokumen SPMI yang akan dicetak dan dapat didownload.