Persiapan Referensi Data pada Modul Litabmas oleh Admin LPPM

Modul Litabmas SEVIMA dirancang untuk membantu perguruan tinggi mengelola penelitian dan pengabdian masyarakat secara terintegrasi, mulai dari pengajuan proposal, seleksi pendanaan, pelaksanaan kegiatan, hingga pelaporan hasil, sehingga proses menjadi lebih efisien, transparan, dan terdokumentasi.

Admin LPPM berperan sebagai pengelola utama Modul Litabmas yang mengatur pendanaan, jadwal seleksi, penugasan reviewer, serta memantau seluruh proses penelitian dan pengabdian hingga pelaporan akhir kegiatan.

A. Mempersiapkan Data Klaster

Admin LPPM mempersiapkan data kelengkapan sebelum membuat klaster pendanaan.

Sinkronisasi Bidang Ilmu

Modul Litabmas > Data Referensi > Bidang Ilmu.
Pilih tombol “Sinkronisasi Data” pada pojok kanan atas.

Catatan:
Sinkronisasi data bidang ilmu dari modul kepegawaian V1.
Modul Kepegawaian > Referensi > Kepegawaian > Rumpun Bidang Ilmu.
Masukkan tema / isu sentral yang menjadi fokus utama kegiatan Litabmas

Modul Litabmas > Data Referensi > Tema Kegiatan.
Pilih tombol “Tambah Data” pada pojok kanan atas.
Masukkan hasil akhir kegiatan berupa Luaran sebagai referensi yang akan digunakan pada penentuan klaster

Modul Litabmas > Data Referensi > Hasil Akhir Kegiatan.
Pilih tombol “Tambah Data” pada pojok kanan atas.
Masukkan hasil akhir kegiatan berupa Outcome sebagai referensi yang akan digunakan pada penentuan klaster

Modul Litabmas > Data Referensi > Hasil Akhir Kegiatan.
Pilih tombol “Tambah Data” pada pojok kanan atas.

B. Membuka Periode Pendanaan

Admin LPPM mempersiapkan data untuk pembukaan periode pendanaan.

Memastikan periode pendanaan yang akan digunakan tersedia dan aktif

Modul Litabmas > Pendanaan > Setting Periode Pendanaan.
Pilih tombol “Tambah Data” pada pojok kanan atas.

Catatan:
- Hindari tahun yang duplikat dengan periode lain.
- Pastikan rentang tanggal (awal-akhir) tidak saling tumpang tindih.
- Kolom batas ajuan mengatur jumlah proposal yang bisa diajukan/dikuti oleh ketua dan anggota dalam satu periode.
- Status keaktifan periode pendanaan mengikuti tahun dan tanggal berjalan.
Menambahkan sumber penandaan beserta ketentuan-ketentuan tahapan kegiatan

Modul Litabmas > Pendanaan > Sumber Pendanaan & Penentuan Tahapan Kegiatan.
Pilih tombol “Tambah Data” pada pojok kanan atas.

Catatan:
- Pengelolaan bantuan (universitas/fakultas) tidak bergantung pada homebase dosen pengusul/peneliti.
- Nilai Similarity & AI menjadi acuan kelolosan pada seleksi administrasi oleh Admin LPPM.
- Tahapan default tiap sumber pendanaan: Pendaftaran, Seleksi Administrasi, Penentuan Pendanaan, Pengumpulan Luaran, Batas Publikasi.
- Dependensi antar-tahapan:
  - Pengumuman Nominasi ↔ Penentuan Nominasi
  - Penilaian Hasil Presentasi ↔ Peninjauan Proposa
  - Pengumpulan Laporan Antara ↔ Peninjauan Proposal
Masukkan program pendanaan mengacu pada juknis maupun Surat Keterangan yang berlaku

Modul Litabmas > Pendanaan > Klaster Pendanaan. Pilih tombol “Tambah Data” pada pojok kanan atas.

Catatan:
- Admin LPPM wajib melengkapi isian Klaster Pendanaan.
- Terdapat 4 tahapan formulir:
  - Informasi Umum
  - Bidang Ilmu & Tema
  - Luaran & Publikasi
  - Tahapan Kegiatan.
- Kategori Individu: tidak perlu menentukan anggota, dan status proposal menjadi “Diajukan” secara otomatis.
- Kategori Kelompok: wajib menentukan jumlah anggota (minimal & maksimal), mengatur konfirmasi keanggotaan, dan status proposal menjadi “Diajukan” setelah seluruh anggota melakukan konfirmasi.
- Luaran & Outcome wajib dipilih minimal 1.
- Tanggal agenda pada klaster tidak boleh saling berpotongan.
- Jika klaster pendanaan sudah memiliki proposal pengajuan maka hanya bisa mengubah isian tanggal pelaksanaan seleksi.

C. Menambahkan Komponen Proposal & Kriteria Penilaian

Admin LPPM mengisikan komposisi peniliaian untuk seleksi penelitian maupun pengabdian.

Menentukan komponen dalam dokumen proposal penelitian sebagai proses peninjauan proposal penelitian

Modul Litabmas > Pendanaan > Komponen Proposal & Kriteria Penilaian > Kriteria Penilaian.
Menentukan kriteria yang akan dinilai dalam dokumen proposal yang diajukan sebagai seleksi administrasi dan penentuan tahap selanjutnya

Modul Litabmas > Pendanaan > Komponen Proposal & Kriteria Penilaian > Kriteria Penilaian.
Menentukan kriteria yang akan dinilai dalam presentasi proposal penelitian sebagai pendukung seleksi selanjutnya.

Modul Litabmas > Pendanaan > Komponen Proposal & Kriteria Penilaian > Kriteria Penilaian.
Menentukan kriteria yang akan dinilai oleh reviewer terkait dengan hasil penelitian atau pengabdian

Modul Litabmas > Pendanaan > Komponen Proposal & Kriteria Penilaian > Kriteria Penilaian.

Catatan:

Default minimal 2 jawaban dan maksimal 4 jawaban.

D. Menyeleksi Pengajuan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

Admin LPPM melakukan proses seleksi pengajuan pendanaan sesuai dengan tahapan.

Masuk ke Menu Riwayat Penelitian untuk seleksi Penelitian

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian

Catatan:

Proposal yang tampil pada list riwayat adalah selain proposal dengan status draft.
Overview proposal digunakan untuk melakukan aktivitas seleksi

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi

Catatan:
- Terdapat dua tombol seleksi administrasi:
  - “Tandai Dokumen Lengkap” untuk mengubah status proposal dari Diajukan menjadi Proses Seleksi Administrasi (dapat digunakan saat jumlah anggota minimal sudah terpenuhi).
  - “Dokumen Tidak Lengkap” untuk menandai proposal sebagai Tidak Lolos Administrasi meskipun statusnya masih Konfirmasi Anggota atau Diajukan.
- Tiap tahapan seleksi memiliki tombol dan fungsi masing-masing yang aktif sesuai jadwal seleksi.
- Admin dapat melakukan download proposal penelitian kemudian melakukan pengecekan similarity & AI pada platform lain.
- Jika proposal tidak lolos pendanaan, maka kuota pengajuan dosen akan bertambah.
Penilaian Similarity dan AI dapat dilakukan selama periode seleksi administrasi berlangsung

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Penelitian Similarity & AI

Catatan:
- Admin dapat mengunduh proposal untuk melakukan pengecekan Similarity & AI melalui platform lain.
- Setelah pengecekan, Admin LPPM dapat memberikan nilai dan mengunggah bukti hasil pemeriksaan.
- Jika nilai Similarity & AI lebih kecil dari batas maksimal yang ditentukan pada klaster, status proposal akan menjadi Lolos Administrasi.
- Jika salah satu nilai Similarity atau AI tidak memenuhi batas, status proposal akan menjadi Tidak Lolos Administrasi.
Reviewer digunakan oleh Admin LPPM untuk menentukan dosen yang akan mereview proposal

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Reviewer > Klik Tambahkan Reviewer

Catatan:
- Penentuan reviewer hanya dapat dilakukan pada proposal dengan status Lolos Administasi dan sudah masuk pada tahapan Peninjauan Proposal.
- Reviewer dapat berasal dari dosen internal maupun eksternal.
- Terdapat 3 jenis tugas reviewer: Review Proposal, Review Antara, dan Review Luaran.
- Setiap tugas dapat memiliki maksimal 3 reviewer.
- Reviewer yang sudah memberikan penilaian tidak dapat dihapus.
Review Proposal digunakan untuk memantau feedback dan penilaian dari para reviewer

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Review Proposal

Catatan:

Rata-rata nilai reviewer digunakan sebagai acuan untuk menentukan apakah proposal lolos nominasi atau tidak.
Jadwal Presentasi dapat dibuat setelah proposal lolos administrasi

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Jadwal Presentasi > Klik Tambahkan Jadwal

Catatan:
- Terdapat tiga jenis kegiatan yang bisa dijadwalkan: Presentasi Proposal, Presentasi Laporan Antara, dan Presentasi Luaran.
- Setiap kegiatan hanya dapat memiliki satu jadwal presentasi.
- Presentasi dapat dilakukan secara offline atau online.
- Jika offline, admin wajib mengisi tempat/lokasi kegiatan.
- Jika online, admin wajib mengisi URL kegiatan.
- Jadwal presentasi akan otomatis tampil di dashboard dosen.
Nilai Presentasi untuk memantau hasil penilaian dosen dari para reviewer

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Nilai Presentasi

Catatan:

Rata-rata nilai reviewer digunakan sebagai dasar untuk menentukan apakah proposal lolos pendanaan atau tidak.
Penentuan pembimbing dapat dilakukan setelah proposal lolos pendanaan
Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Pembimbing

Catatan:
- Setiap proposal hanya dapat memiliki satu pembimbing.
- Pembimbing tidak dapat dihapus jika sudah memiliki riwayat bimbingan.
- Pembimbing dapat diganti, dan riwayat bimbingan yang sudah ada akan dialihkan ke pembimbing pengganti, bukan dihapus.
Laporan antara untuk memonitoring feedback dan status penilaian laporan antara dari reviewer

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Laporan Antara
Luaran Penelitian digunakan untuk memantau feedback, penilaian bersama, dan status penilaian laporan antara dari reviewer

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Laporan Luaran

Catatan:

Admin LPPM dapat menambahkan catatan khusus yang akan terlihat oleh dosen.
Publikasi untuk memantau artikel atau buku yang telah dipublikasikan oleh dosen peneliti

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Penelitian > Klik Detail Pada Kolom Aksi > Tab Publikasi

Catatan:

Jika dosen telah melakukan publikasi, maka status proposal akan berubah menjadi “Selesai.
Masuk ke Menu Riwayat Pengabdian untuk seleksi Pengabdian Masyarakat

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Riwayat Pengabdian

Catatan:

Alur tahapan pada penelitian dan pengabdian masyarakat berjalan dengan cara yang sama, termasuk tampilan menu, tombol, dan langkah-langkah prosesnya.

E. Membuat Pengumuman Hasil Seleksi (Opsional)

Admin LPPM dapat membuat pengumuman untuk memberitahukan kepada peneliti mengenai hasil seleksi pengajuan pendanaan yang telah dilakukan

Masuk ke menu Pengumuman

Modul Litabmas > Pengumuman > Buat Pengumuman

Catatan:
- Terdapat dua status pada pengumuman: Draft dan Terpublikasi.
  - Draft: menyimpan pengumuman yang belum siap ditampilkan kepada dosen.
  - Terpublikasi: digunakan agar pengumuman dapat diakses oleh dosen. Pengumuman yang sudah dipublikasikan tidak dapat dihapus.

F. Pengajuan Akun Peneliti Eksternal

Admin LPPM dapat menambahkan Akun Anggota Eksternal untuk menjadi Peneliti agar dapat mengakses Modul Litabmas.

Masuk ke menu Pengajuan Akun Peneliti Eksternal

Modul Litabmas > Penelitian & Pengabdian > Pengajuan Akun Peneliti Eksternal > Tambah Data

Catatan:
- Jika akun eksternal diajukan oleh admin, maka akun akan langsung aktif setelah dibuat.
- Jika akun eksternal diajukan oleh dosen, status awalnya “Menunggu Persetujuan” dan harus disetujui terlebih dahulu oleh Admin LPPM.