Presensi Hadir Terhitung Otomatis pada Komposisi Nilai

Komposisi nilai yang ingin diisi secara otomatis dengan persentase kehadiran mahasiswa di tiap sesi perkuliahan bisa diatur melalui langkah berikut:

1. Buka menu Referensi > Perkuliahan > Unsur Nilai, lalu untuk unsur nilai yang ingin diambil otomatis dari persentase kehadiran, atur Kelompok Unsur menjadi "Presensi".

2. Setelah diatur, pada kelas yang memakai komposisi nilai tersebut, nilai untuk unsur Kehadiran tidak bisa diisi manual dan akan otomatis mengikuti persentase kehadiran yang sudah diinput di sistem.

Catatan: Persentase kehadiran dihitung dengan rumus:

Jumlah Kehadiran Mahasiswa ÷ Jumlah Sesi yang Masuk Persentase Presensi × 100

Jika pada menu Data Pelengkap > Perkuliahan > Jenis Pertemuan ada jenis pertemuan yang tidak dicentang "Masuk Persentase Presensi?", maka sesi tersebut tidak ikut dihitung sebagai pembagi.

Contoh perhitungan

Universitas Sevima mengatur sesi dengan jenis pertemuan UTS dan UAS agar tidak masuk hitungan persentase presensi.

Kondisi:

• Kelas A memiliki 16 pertemuan, termasuk UTS dan UAS (jadi 14 pertemuan di luar keduanya).

• Mahasiswa Jesse Carey baru tercatat hadir di 1 pertemuan.

Maka perhitungannya:

Persentase Kehadiran = 1 ÷ 14 × 100 = 7,14%

Jika seluruh jenis pertemuan (termasuk UTS dan UAS) dicentang "Masuk Persentase Presensi?", maka perhitungannya:

Persentase Kehadiran = 1 ÷ 16 × 100 = 6,25%

Kapan Nilai Presensi Diperbarui ke Komposisi Nilai?

Sebelumnya, setiap kali ada perubahan data presensi, nilai pada komponen Presensi di halaman nilai kelas langsung ikut berubah, namun nilai akhir mahasiswa tidak ikut dihitung ulang secara otomatis. Akibatnya, bisa terjadi nilai komponen Presensi yang terlihat sudah berubah, padahal nilai akhir mahasiswa masih menggunakan angka lama.

Untuk menghindari hal ini, mekanismenya kini disesuaikan: nilai komponen Presensi dan nilai akhir selalu diperbarui bersamaan, bukan terpisah.

Cara Kerja yang Baru

• Saat dosen atau admin mengubah data presensi mahasiswa, perubahan tersebut tersimpan sebagai data presensi, namun belum langsung masuk ke nilai komponen Presensi di halaman nilai kelas.

• sistem akan menghitung ulang nilai parent (jika ada), nilai akhir ketika terdapat perubahan data presensi

• Nilai komponen Presensi baru diperbarui ketika dosen/admin melakukan salah satu dari tiga aksi berikut di halaman nilai kelas:

1. Perbarui Nilai

klik tombol perbarui nilai tanpa perlu masuk ke mode edit.

Setelah itu nilai kehadiran akan terupdate

2. Edit Nilai lalu Simpan 

masuk ke mode edit nilai kelas, lalu klik Simpan.

Lalu ketika aksi edit nilai melalui masukkan nilai maka nilai kehadiran akan otomatis berubah

Setelah disimpan, nilai kehadiran mahasiswa akan berubah 

3. Kunci Nilai 

baik kunci nilai per kelas maupun kunci nilai kolektif untuk beberapa kelas sekaligus.

Sehingga setelah dikunci, otomatis nilainya akan diperbarui sesuai dengan nilai kehadiran yang seharusnya

• Ketiga aksi di atas memicu proses yang sama, begitu dijalankan sistem akan:

1. Mengambil data presensi yang paling baru

2. Memperbarui nilai komponen Presensi

3. Menghitung ulang nilai akhir mahasiswa (beserta nilai induk, jika komponen Presensi berada di dalam sebuah induk)

Ilustrasi Alur

Sebelumnya: presensi diubah → nilai Presensi langsung ikut berubah → nilai akhir mahasiswa tidak ikut dihitung ulang, sehingga nilainya bisa jadi tidak sesuai lagi.

Sekarang: presensi diubah → sistem kasih tahu ada perubahan → dosen/admin klik Simpan atau Kunci Nilai (bisa lewat Perbarui, Edit+Simpan, atau Kunci) → nilai Presensi, nilai gabungannya, dan nilai akhir mahasiswa ikut diperbarui bersama, sehingga nilai akhir selalu sesuai dan tidak beda lagi.

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan

• Kelas tanpa komponen Presensi tidak terpengaruh sama sekali oleh perubahan ini sehingga  semuanya berjalan seperti biasa.

• Nilai mahasiswa yang sudah dikunci melalui KRS tidak akan ikut berubah meskipun ada pembaruan data presensi; sistem hanya menampilkan data presensi terbaru sebagai informasi, tanpa mengubah nilai komponen maupun nilai akhir mahasiswa tersebut.

• Perubahan ini tidak mengubah cara dosen melakukan presensi sehari-hari baik melalui Jadwal & Presensi, Dashboard Dosen, Presensi Kelas, Presensi Kelas Edlink, maupun Presensi Kedokteran. Yang berubah hanya kapan data presensi tersebut ikut dihitung ke dalam nilai kelas.

Dengan penyesuaian ini, dosen dan admin tidak perlu khawatir lagi menemukan selisih antara nilai komponen Presensi dan nilai akhir mahasiswa sehingga keduanya akan selalu mengacu pada data presensi yang sama setiap kali nilai kelas disimpan atau dikunci.