Pusat BantuanVerifikasi berkas digunakan untuk memastikan dokumen yang diunggah oleh pendaftar telah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan Perguruan Tinggi.
Di SEVIMA Platform, proses verifikasi dapat dilakukan melalui beberapa menu. Menu yang digunakan dapat disesuaikan dengan jenis berkas dan proses pendaftaran yang sedang dijalankan.
1. Jenis Berkas Pendaftar
Berkas pendaftar dikelompokkan menjadi 5 jenis syarat:
- Administrasi
Berkas yang digunakan untuk memenuhi persyaratan administrasi pendaftaran, seperti ijazah, transkrip, kartu identitas, atau dokumen lainnya yang ditentukan Perguruan Tinggi. - Daftar Ulang
Berkas yang dibutuhkan pada saat pendaftar melakukan proses daftar ulang. - KIP
Berkas yang berkaitan dengan proses pendaftaran dan seleksi KIP. - Portofolio RPL
Berkas yang digunakan dalam proses Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL). - Uang Kuliah Tunggal (UKT)
Berkas yang digunakan untuk kebutuhan penentuan atau pengelolaan UKT.
| Perlu diperhatikan: Pilih jenis syarat sesuai dengan proses yang sedang diverifikasi agar berkas pendaftar yang ditampilkan sesuai. |
2. Definisi Setiap Status Berkas
| Status | Definisi | Tindakan Pendaftar |
|---|---|---|
| Diproses | Berkas sudah diunggah dan menunggu pemeriksaan. | Menunggu hasil verifikasi. |
| Diterima | Berkas sudah sesuai dengan persyaratan. | Tidak perlu melakukan perbaikan. |
| Perlu Perbaikan | Berkas belum sesuai dan perlu diperbaiki. | Mengunggah ulang berkas yang benar. |
| Ditolak | Berkas tidak memenuhi persyaratan dan tidak dapat diperbaiki kembali. | Tidak dapat mengunggah ulang berkas. |
|
📍 Perlu Perbaikan merupakan perubahan nama dari status Ditangguhkan. ⚠️ Berkas yang Ditolak tidak otomatis membuat pendaftar Tidak Lulus atau Gugur Seleksi. |
3. Beberapa Halaman Menu untuk Melakukan Verifikasi Berkas
SEVIMA Platform menyediakan beberapa menu untuk melakukan verifikasi. Perguruan Tinggi tidak harus menggunakan seluruh menu berikut. Penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan fitur yang digunakan.
| Menu Verifikasi | Ketersediaan | Cocok Digunakan Untuk | Jenis Berkas |
|---|---|---|---|
| One Day Service (ODS) | Khusus PT yang mengaktifkan ODS | Verifikasi berkas pendaftar dari daftar ODS | Sesuai kebutuhan proses ODS |
| Detail ODS | Khusus PT yang mengaktifkan ODS | Verifikasi atau koreksi berkas per pendaftar | Sesuai kebutuhan proses ODS |
| Syarat Seleksi | Tersedia untuk seluruh PT | Verifikasi berkas secara kolektif / banyak pendaftar sekaligus | Berbagai jenis syarat |
| Seleksi RPL | Khusus PT yang mengaktifkan RPL | Verifikasi berkas pendaftar RPL | Berkas terkait proses RPL |
| Kelengkapan Syarat | Tersedia untuk seluruh PT | Pengecekan atau koreksi berkas satu per satu | Semua jenis berkas, kecuali Daftar Ulang |
| Registrasi Ulang | Tersedia untuk seluruh PT | Pengecekan atau koreksi berkas Daftar Ulang satu per satu | Khusus berkas Daftar Ulang |
Berikut panduan langkah-langkah untuk setiap halaman, silakan dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan masing-masing Perguruan Tinggi :
A. One Day Service (ODS)
Menu One Day Service dapat digunakan untuk melihat pendaftar yang masih memiliki berkas yang perlu diverifikasi.
- Masuk ke Modul PMB > One Day Service
- Sesuaikan filter Periode, Jalur, Gelombang, Sistem Kuliah sesuai dengan Pendaftar yang akan diverifikasi
- Pilih tab 'Pendaftar'
- Pilih bagian 'Perlu Diverifikasi'
- Klik tombol 'Verifikasi Berkas'
- Silakan menyesuaikan penilaian berkas, apakah Diterima / Ditolak / Perlu Perbaikan.
- Apabila seluruh berkas telah dilakukan proses verifikasi, maka bisa klik tombol 'Simpan'.
| Menu ini hanya tersedia apabila Perguruan Tinggi menggunakan fitur One Day Service (ODS). Apabila fitur belum tersedia dan Perguruan Tinggi ingin menggunakannya, silakan menghubungi tim Account Manager (AM) SEVIMA. |
B. Detail One Day Service
Verifikasi juga dapat dilakukan langsung melalui halaman Detail Pendaftar di ODS.
- Masuk ke Modul PMB > One Day Service
- Sesuaikan filter Periode, Jalur, Gelombang, Sistem Kuliah sesuai dengan Pendaftar yang akan diverifikasi
- Pilih tab 'Pendaftar'
- Pilih bagian 'Perlu Diverifikasi'
- Klik Nama Pendaftar yang bergarih bawah
- Buka bagian Berkas Administrasi
- Silakan menyesuaikan penilaian berkas, apakah Diterima / Ditolak / Perlu Perbaikan.
- Apabila seluruh berkas telah dilakukan proses verifikasi, maka bisa klik tombol 'Verifikasi' atau Verifikasi & Kirim Notifikasi apabila ingin menyimpan hasil verifikasi sekaligus mengirimkan pemberitahuan melalui email kepada pendaftar.
| Menu ini hanya tersedia apabila Perguruan Tinggi menggunakan fitur One Day Service (ODS). Apabila fitur belum tersedia dan Perguruan Tinggi ingin menggunakannya, silakan menghubungi tim Account Manager (AM) SEVIMA. |
C. Syarat Seleksi
Menu Syarat Seleksi dapat digunakan oleh seluruh Perguruan Tinggi dan cocok apabila Admin ingin melakukan pemeriksaan berkas secara kolektif.
Pada halaman ini, beberapa pendaftar beserta dokumennya dapat dilihat dalam satu daftar sehingga memudahkan proses pemeriksaan dalam jumlah banyak.
- Masuk ke Modul PMB > Seleksi > Syarat Seleksi
- Sesuaikan filter Periode, Jalur, Gelombang, Sistem Kuliah sesuai dengan Pendaftar yang akan diverifikasi
- Klik tombol pensil berwarna oren untuk edit status
- Sesuaikan status berkas
- Pilih tombol simpan berwarna hijau.
| Cocok digunakan ketika: Admin ingin mengecek berkas banyak pendaftar tanpa harus membuka pendaftar satu per satu. |
D. Seleksi RPL
Khusus pendaftar Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL), verifikasi berkas dilakukan melalui menu Seleksi RPL.
- Masuk ke Modul PMB > Rekognisi Pembelajaran Lampau > Seleksi RPL
- Klik tombol ikon pengaturan untuk menyesuaikan filter Periode, Jalur, Gelombang, Sistem Kuliah
- Pilih tab 'Verifikasi Berkas'
- Pilih tombol ikon berkas pada kolom aksi
- Silakan menyesuaikan penilaian berkas, apakah Diterima / Ditolak / Perlu Perbaikan.
- Apabila seluruh berkas telah dilakukan proses verifikasi, maka bisa klik tombol 'Simpan' atau Simpan & Kirim Notifikasi apabila ingin menyimpan hasil verifikasi sekaligus mengirimkan pemberitahuan melalui email kepada pendaftar.
| Menu ini hanya tersedia apabila Perguruan Tinggi menggunakan fitur RPL. Apabila fitur belum tersedia dan Perguruan Tinggi ingin menggunakannya, silakan menghubungi tim Account Manager (AM) SEVIMA. |
E. Kelengkapan Syarat
Menu Kelengkapan Syarat dapat digunakan oleh seluruh Perguruan Tinggi untuk memeriksa atau memperbaiki hasil verifikasi satu pendaftar secara lebih rinci.
- Masuk ke Modul PMB > Seleksi > Kelengkapan Syarat
- Cari Pendaftar berdasarkan Kode Pendaftar / Nama Pendaftar, kemudian klik tombol 'Cari'
- Pilih Jenis Syarat sesuai berkas yang akan diverifikasi
- Silakan menyesuaikan penilaian berkas, apakah Diterima / Ditolak / Perlu Perbaikan
- Apabila seluruh berkas telah dilakukan proses verifikasi, maka bisa klik tombol 'Simpan' atau Simpan & Kirim Notifikasi apabila ingin menyimpan hasil verifikasi sekaligus mengirimkan pemberitahuan melalui email kepada pendaftar.
|
Menu ini dapat digunakan untuk berbagai jenis syarat, kecuali berkas Daftar Ulang. 💡 Cocok digunakan ketika: |
F. Registrasi Ulang
Untuk berkas yang termasuk dalam jenis syarat Daftar Ulang, pemeriksaan dilakukan melalui Registrasi Ulang
- Masuk ke Modul PMB > Kelulusan > Registrasi Ulang
- Cari Pendaftar berdasarkan Kode Pendaftar / Nama Pendaftar, kemudian klik tombol 'Cari'
- Silakan menyesuaikan penilaian berkas, apakah Diterima / Ditolak / Perlu Perbaikan
- Apabila seluruh berkas telah dilakukan proses verifikasi, maka bisa klik tombol 'Simpan'
|
💡 Cocok digunakan ketika: Admin perlu melakukan pengecekan atau koreksi berkas Daftar Ulang milik satu pendaftar.
|
4. Hierarki Status Berkas yang Ditampilkan pada Pendaftar RPL
Satu pendaftar dapat memiliki beberapa berkas dengan status yang berbeda. Sistem akan menampilkan satu status untuk mewakili kondisi berkas pendaftar.
|
Penentuannya sebagai berikut: 1. Berkas wajib diprioritaskan. 2. Jika terdapat beberapa berkas wajib dengan status berbeda, gunakan urutan berikut: Diproses → Perlu Perbaikan → Ditolak → Diterima |
Contoh Kombinasi Status Berkas :
| Berkas 1 | Status | Berkas 2 | Status | Status yang Tampil |
|---|---|---|---|---|
| Wajib | Diproses | Wajib | Diterima | Diproses |
| Wajib | Perlu Perbaikan | Wajib | Diterima | Perlu Perbaikan |
| Wajib | Ditolak | Wajib | Diterima | Ditolak |
| Wajib | Diterima | Tidak Wajib | Diproses | Diterima |
| Wajib | Diterima | Tidak Wajib | Perlu Perbaikan | Diterima |
| Wajib | Ditolak | Tidak Wajib | Diproses | Ditolak |
| Wajib | Perlu Perbaikan | Tidak Wajib | Ditolak | Perlu Perbaikan |
| Tidak Wajib | Diproses | Tidak Wajib | Diterima | Diproses |
| Tidak Wajib | Perlu Perbaikan | Tidak Wajib | Ditolak | Perlu Perbaikan |
| Tidak Wajib | Ditolak | Tidak Wajib | Diterima | Ditolak |
| Tidak Wajib | Diterima | Tidak Wajib | Diterima | Diterima |
Contoh :
Pendaftar memiliki 2 berkas wajib:
- Ijazah → Diterima
- Transkrip → Diproses
Maka status yang tampil pada pendaftar adalah Diproses, karena masih terdapat berkas wajib yang menunggu verifikasi.