Pusat BantuanKetika Anda ingin mengadakan suatu kegiatan, seperti seminar, dana yang dikeluarkan sebelum kegiatan perlu diakui sebagai Uang Muka Kegiatan. Setelah kegiatan selesai, biaya-biaya yang dikeluarkan akan dicatat sebagai pertanggungjawaban atas uang muka yang telah diterima.
Contoh kasus lainnya adalah ketika Anda memiliki unit yang diberi kas kecil untuk dikelola secara mandiri. Untuk mengisi kas kecil tersebut, perlu dilakukan pertanggungjawaban terlebih dahulu atas pengisian sebelumnya.
Di dalam FinanceCloud, Anda dapat melakukan kegiatan tersebut dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Mendaftarkan akun Uang Muka Kegiatan / Kas Kecil Unit
- Membuat transaksi pembayaran uang muka/transfer ke kas kecil unit
- Melakukan pertanggungjawaban atas uang muka/kas kecil
- Pencatatan jika ada pengembalian / kelebihan dana atas uang muka kegiatan
- Pencatatan jika ada kekurangan dana atas uang muka kegiatan
Mendaftarkan akun Uang Muka Kegiatan / Kas Kecil Unit
Daftarkan akun Uang Muka Kegiatan atau Kas Kecil Unit pada menu Akun Kas & Bank seperti contoh gambar di bawah ini:
Keterangan :
- Kode Akun diisi dengan Chart of Account (COA) yang akan digunakan sebagai Uang Muka Kegiatan atau Kas Kecil unit
- Jenis diisi Kas
- Nama Akun disesuaikan agar mudah dipahami
Membuat transaksi pembayaran uang muka/transfer ke kas kecil unit
Lakukan transaksi pembayaran uang muka atau transfer ke kas kecil unit pada menu Mutasi seperti contoh gambar di bawah ini:
Keterangan :
- Dari Kas/Bank diisi dengan akun kas/bank yang digunakan untuk membayar
- Ke Kas/Bank diisi dengan tujuan yaitu Uang Muka Kegiatan atau Kas Kecil Unit
- Kolom Catatan se-bisa mungkin diisi agar mudah untuk di-pantau kegiatannya
Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut:
Melakukan pertanggungjawaban atas uang muka/kas kecil
Lakukan pertanggungjawaban atas uang muka/kas kecil pada menu Transaksi Keluar.
Keterangan :
- Dibayar dengan Kas/Bank diisi dengan akun Uang Muka Kegiatan atau Kas Kecil Unit yang ingin dipertanggungjawabkan.
- Kolom Catatan sebisa mungkin diisi agar mudah untuk memantau kegiatan tersebut.
- Kode Akun diisi dengan akun-akun biaya atau lainnya sebagai hasil pertanggungjawaban.
Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut :
Pencatatan jika ada pengembalian dana kelebihan dana atas uang muka kegiatan
Jika ada pengembalian / kelebihan dana atas uang muka kegiatan maka dapat dilakukan pada menu Mutasi.
Contohnya :
- Pembayaran uang muka kegiatan adalah sebesar Rp 15.000.000.
- Saat pertanggungjawaban hanya menggunakan biaya Rp 14.000.000.
- Maka Anda perlu mencatat pengembalian pada menu Mutasi sebesar Rp. 1.000.000 catatan:
- Dari Kas/Bank diisi dengan Uang Muka Kegiatan
- Ke Kas/Bank diisi dengan akun kas/bank pengembalian dana
Pencatatan jika ada kekurangan dana atas uang muka kegiatan
Jika ada kekurangan dana atas uang muka kegiatan maka dapat dilakukan pada menu Mutasi.
Contohnya :
- Pembayaran uang muka kegiatan adalah sebesar Rp 15.000.000.
- Saat pertanggungjawaban menghabiskan biaya Rp 16.000.000.
- Maka Anda perlu mencatat pembayaran kekurangan uang muka pada menu Mutasi sebesar Rp. 1.000.000 catatan :
- Dari Kas/Bank diisi dengan akun kas/bank pembayaran
- Ke Kas/Bank diisi dengan Uang Muka Kegiatan