Pusat BantuanKetika Anda ingin mengadakan suatu kegiatan, semisal Seminar, maka dana yang dikeluarkan sebelum kegiatan perlu Anda akui sebagai Uang Muka Kegiatan. Kemudian setelah kegiatan tersebut selesai, biaya-biaya yang dikeluarkan akan dicatat sebagai pertanggungjawaban atas uang muka yang telah diterima.
Contoh kasus lainnya adalah ketika Anda memiliki unit yang di-serahi kas kecil untuk dikelola secara mandiri, kemudian untuk mengisi kas kecil tersebut perlu dilakukan pertanggungjawaban dahulu atas pengisian sebelumnya.
Di dalam FinanceCloud bisa mengakomodir untuk melakukan kegiatan tersebut dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Mendaftarkan akun Uang Muka Kegiatan / Kas Kecil Unit
- Membuat transaksi pembayaran uang muka/transfer ke kas kecil unit
- Melakukan pertanggungjawaban atas uang muka/kas kecil
- Pencatatan jika ada pengembalian / kelebihan dana atas uang muka kegiatan
- Pencatatan jika ada kekurangan dana atas uang muka kegiatan
Mendaftarkan akun Uang Muka Kegiatan / Kas Kecil Unit
Daftarkan akun uang muka kegiatan atau Kas Kecil Unit pada menu Akun Kas & Bank seperti contoh gambar di bawah ini :
Keterangan :
- Kode Akun diisi dengan coa yang akan digunakan sebagai Uang Muka Kegiatan atau Kas Kecil unit
- Jenis diisi Kas
- Nama Akun disesuaikan agar mudah dipahami
Membuat transaksi pembayaran uang muka/transfer ke kas kecil unit
Lakukan transaksi pembayaran uang muka atau transfer ke kas kecil unit pada menu Mutasi seperti contoh gambar di bawah ini :
Keterangan :
- Dari Kas/Bank diisi dengan akun kas/bank yang digunakan untuk membayar
- Ke Kas/Bank diisi dengan tujuan yaitu Uang Muka Kegiatan atau Kas Kecil Unit
- Kolom Catatan se-bisa mungkin diisi agar mudah untuk di-pantau kegiatannya
Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut:
Melakukan pertanggungjawaban atas uang muka/kas kecil
Lakukan pertanggungjawaban atas uang muka/kas kecil pada menu Transaksi Keluar.
Keterangan :
- Dibayar Dengan Kas/Bank diisi dengan akun Uang Muka Kegiatan atau Kas Kecil Unit yang ingin dipertanggungjawabkan
- Kolom Catatan se-bisa mungkin diisi agar mudah untuk di-pantau kegiatannya
- Kode Akun diisi dengan akun-akun biaya atau-pun yang lainnya sebagai hasil pertanggungjawaban
Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut :
Pencatatan jika ada pengembalian dana kelebihan dana atas uang muka kegiatan
Jika ada pengembalian / kelebihan dana atas uang muka kegiatan maka dapat dilakukan pada menu Mutasi.
Contohnya :
- Pembayaran uang muka kegiatan adalah sebesar Rp 15.000.000.
- Saat pertanggungjawaban hanya menggunakan biaya Rp 14.000.000.
- Maka Anda perlu mencatat pengembalian pada menu Mutasi sebesar Rp. 1.000.000 catatan:
- Dari Kas/Bank diisi dengan Uang Muka Kegiatan
- Ke Kas/Bank diisi dengan akun kas/bank pengembalian dana
Pencatatan jika ada kekurangan dana atas uang muka kegiatan
Jika ada kekurangan dana atas uang muka kegiatan maka dapat dilakukan pada menu Mutasi.
Contohnya :
- Pembayaran uang muka kegiatan adalah sebesar Rp 15.000.000.
- Saat pertanggungjawaban menghabiskan biaya Rp 16.000.000.
- Maka Anda perlu mencatat pembayaran kekurangan uang muka pada menu Mutasi sebesar Rp. 1.000.000 catatan :
- Dari Kas/Bank diisi dengan akun kas/bank pembayaran
- Ke Kas/Bank diisi dengan Uang Muka Kegiatan