Refund Deposit Mahasiswa dan Pendaftar pada SEVIMA Platform

Fitur Refund Deposit digunakan untuk melakukan pencairan saldo deposit mahasiswa dan pendaftar. Saat proses ini dilakukan, seluruh saldo deposit mahasiswa akan dikembalikan sehingga menjadi 0 (habis). Refund ini biasanya dilakukan ketika ada kebutuhan pengembalian dana kepada mahasiswa yang sebelumnya tersimpan sebagai deposit.

A) Hak Akses Pengguna

Fitur refund deposit hanya dapat digunakan oleh:

• Admin PT (yang memiliki hak akses)
• Admin Keuangan (yang memiliki hak akses)
• Admin Sevima 

Jika user tidak memiliki hak akses, maka tombol Refund tidak akan ditampilkan. Berikut untuk proses penambahan hak akses:

1. Admin PT dapat menambahkan hak akses untuk admin keuangan pada modul Administrasi Aplikasi pada menu Pengguna -> Hak Akses

B) Tahapan Refund Deposit

Berikut langkah-langkah melakukan refund deposit mahasiswa:

1. Masuk ke modul keuangan pada menu Transaksi -> Deposit

2. Klik aksi "Saldo Deposit" dan cari mahasiswa/pendaftar berdasarkan NIM/Kode Pendaftar atau nama.

2. Klik tombol Refund dan Isi form refund:
   • Keterangan (wajib diisi)
   • Upload dokumen pendukung (wajib)

3. Klik tombol Refund untuk memproses

Sistem akan menampilkan konfirmasi sebelum proses dilakukan.

Pada detail hasil refund deposit juga sudah tertera eksekutornya.

C) Hasil Proses Refund

Jika refund berhasil, maka:

• Saldo deposit mahasiswa menjadi 0
• Sistem mencatat transaksi sebagai deposit keluar
• Data refund akan muncul di riwayat deposit

• Aktivitas refund tercatat di log sistem
• Mahasiswa/Pendaftar tidak lagi muncul di daftar saldo deposit

D) Validasi & Ketentuan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Refund hanya bisa dilakukan untuk seluruh saldo deposit (tidak bisa sebagian)
• Keterangan wajib diisi
• Upload dokumen pendukung wajib dilakukan
• Sistem akan menolak proses jika data belum lengkap

E) Pencatatan & Monitoring

Setiap proses refund akan otomatis tercatat di sistem, meliputi:

• Data mahasiswa (NIM & nama)
• Nominal refund
• User yang melakukan refund
• Waktu transaksi

Data ini dapat dilihat melalui:
Menu Laporan → Deposit

E) Catatan Tambahan

• Refund tidak dapat dilakukan jika mahasiswa tidak memiliki saldo deposit
• Refund tidak bisa dilakukan sebagian (harus full saldo)
• Semua proses refund memiliki jejak audit (log), sehingga aman untuk tracking