Pusat BantuanKendala gagal cetak Kartu Hasil Studi (KHS) pada periode tertentu dapat terjadi jika terdapat perbedaan antara Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa dan data pengisian kuesioner kelas. Hal ini sering disebabkan oleh perpindahan kelas mahasiswa setelah mengisi kuesioner. Sistem mencatat pengisian kuesioner, tetapi KRS telah diperbarui, menyebabkan ketidakcocokan data dan mencegah tombol cetak KHS muncul. Berikut ada pembahasan tips pengecekan dan solusi dari kendala tersebut:
A. Penjelasan Kendala
Kendala ini terjadi dikarenakan mahasiswa telah melakukan perpindahan kelas. Mahasiswa sudah mengisi kuesioner pada kelas sebelumnya. Namun, karena ada perpindahan kelas, jumlah kuesioner yang diisi tidak sesuai dengan jumlah KRS yang diambil oleh mahasiswa. Hal ini menyebabkan tombol cetak KHS tidak muncul.
B. Contoh Kendala
-> Mahasiswa Akuntan memiliki 3 kelas yang telah diambil dan divalidasi pada 2026 Ganjil. Mahasiswa ini sudah mengisikan kuesioner dan bisa melakukan cetak KHS.
-> Setelah itu dilakukan perpindahan kelas pada mata kuliah yang sama dan tercatat pada histori perubahan KRS.
-> Saat mahasiswa ingin melakukan cetak KHS, tombol cetak tidak muncul meskipun mahasiswa sudah mengisikan kuesioner EDOM pada kelas yang baru.
-> Sehingga sistem membaca KRS mahasiswa ini hanya ada 3 kelas, namun kuesioner yang sudah diisi menjadi 4 atau sesuai dengan dosen pengajar pada tiap kelas.
-> Apabila kondisinya mahasiswa dikembalikan pada kelas sebelumnya, tombol cetak KHS juga tidak akan muncul.
-> Kesimpulan untuk kasus ini, tidak ada masalah dalam mengisi kuesioner pada kelas baru, hanya saja tombol cetak KHS yang tidak muncul.
C. Langkah Pengecekan yang Dapat Dilakukan
-
Verifikasi Data KRS: Periksa KRS mahasiswa untuk memastikan adanya perubahan kelas. Perhatikan tanggal perubahan kelas dan bandingkan dengan tanggal pengisian kuesioner. Untuk pengecekan dari sisi Admin bisa diperiksa pada menu Portal -> Mahasiswa -> Kartu Rencana Studi -> Aksi -> Histori Perubahan KRS
-
Verifikasi Data Kuesioner: Konfirmasikan apakah mahasiswa telah mengisi kuesioner untuk kelas yang sebelumnya ia ikuti. Periksa tanggal dan waktu pengisian kuesioner. Untuk pengecekan dari sisi Admin bisa diperiksa pada menu Portal -> Mahasiswa -> Kuesioner.
D. Solusi dari Kendala di atas
Untuk mengatasi kendala ini, admin perlu mengajukan Surat Permohonan penghapusan data kuesioner kelas lama pada Sevima. Untuk suratnya bisa dikirimkan melalui layanan live chat. Pastikan untuk menyertakan informasi berikut dalam permohonan:
-
Nama mahasiswa
-
NIM mahasiswa
-
Nama kelas lama
-
Nama kelas baru
-
Kuesioner kelas lama
-
Bukti KRS yang telah diperbarui
Setelah permohonan diproses dan data kuesioner kelas lama dihapus, tombol cetak KHS akan aktif kembali.
E. Rekomendasi Pencegahan
Untuk mencegah terjadinya kendala ini kedepannya, disarankan agar mahasiswa menghindari perpindahan kelas pada 1 periode (1 semester mahasiswa), terutama jika periode tersebut juga merupakan periode pengisian kuesioner dan mahasiswa sudah mengisikan kuesioner layanan maupun EDOM. Perpindahan kelas sebaiknya dilakukan pada semester berikutnya. Hal ini akan memastikan konsistensi data dan mencegah munculnya kendala dalam mencetak KHS.