Pusat BantuanAda beberapa tahapan pada proses manajemen UKT, diantanranya :
- pembuatan kelompok UKT
- Memastikan akun transaksi dengan kode UKT
- Pembuatan tarif UKT
- Proses operasional UKT (Menentukan kelompok UKT mahasiswa dan validasi)
- Generate tagihan UKT
1. Pembuatan Kelompok UKT
Pergi ke menu Referensi > Tarif > Kelompok UKT. Isikan jumlah kelompok UKT sesuai kebutuhan. Kolom centang "KIP Kuliah?" digunakan jika kelompok yang dimaksud adalah kelompok UKT untuk KIP Kuliah.
2. Memastikan akun transaksi dengan kode UKT
Untuk rangkaian proses manajemen UKT ini, pastikan bahwa akun transaksi (jenis tagihan) yang digunakan adalah akun transaksi yang memiliki kode UKT. Akun transaksi dapat diakses pada menu Referensi > Transaksi > Akun Transaksi. Pilih Kelompok "Kuliah", Frekuensi "Semester", lalu centang untuk Mahasiswa dan Pendaftar agar tagihan UKT dapat diberikan kepada mahasiswa dan pendaftar.
3. Pembuatan Tarif UKT
Untuk mengatur tarif UKT, buka menu Tarif > UKT. Pastikan sudah mengatur semua tarif untuk semua kelompok UKT yang tersedia, dan pastikan juga sudah mengisi nominal serta kuota untuk masing-masing kelompok UKT. Apabila UKT dibayarkan 1 kali lunas, maka cicilan bisa diset menjadi 1.
3. Proses Operasional UKT
Buka menu Operasional > UKT Mahasiswa / Pendaftar. Pada proses ini, admin memastikan kembali apakah mahasiswa/pendaftar sudah mendapatkan kelompok UKT yang sesuai. Jika ada beberapa mahasiswa/pendaftar yang perlu disesuaikan kelompok UKT dan nominalnya, admin dapat mengeditnya dengan mengklik "Icon Pensil" pada kolom aksi, atau bisa secara kolektif dengan cara mencentang data terlebih dahulu, kemudian klik aksi Edit Kelompok. Bila semua kelompok UKT dan nominalnya sudah sesuai, maka bisa dilakukan validasi UKT dengan mengklik "Icon Pensil" dan mencentang kolom "Valid?".
4. Generate Tagihan UKT
Proses generate tagihan untuk pendaftar dan mahasiswa ada di submenu yang berbeda. Untuk generate UKT Mahasiswa, buka menu Generate > Tagihan Mahasiswa, sementara untuk generate UKT Pendaftar, buka menu Generate > Tagihan Pendaftar.
Sesuaikan terlebih dahulu filter yang tersedia sesuai kebutuhan, terutama filter Frekuensi "Semester". Untuk proses generate tagihan UKT, klik icon "Centang Hijau" pada kolom Aksi. Jika ingin generate untuk satu kampus, klik icon "Centang Hijau" pada baris universitas. Jika ingin generate untuk satu prodi tertentu, klik icon "Centang Hijau" pada baris prodi yang dimaksud.
Setelah itu centang tagihan UKT saja agar tergenerate tagihan UKT.
Untuk mengecekan apakah tagihan sudah masuk atau belum bisa klik pada icon Monitoring
Selain itu juga bisa langsung dicek pada menu Transaksi > Tagihan
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------