Pusat BantuanAda beberapa tahapan pada proses manajemen UKT, diantanranya :
- pembuatan kelompok UKT
- Memastikan akun transaksi dengan kode UKT
- Pembuatan tarif UKT
- Proses operasional UKT (Menentukan kelompok UKT mahasiswa dan validasi)
- Generate tagihan UKT
Pembuatan Kelompok UKT
Pergi ke menu Referensi > Tarif > Kelompok UKT. Isikan jumlah kelompok UKT sesuai kebutuhan. Untuk kolom centang "KIP Kuliah?" digunakan bila pada kelompok yang dimaksud adalah kelompok UKT untuk KIP kuliah.
Memastikan akun transaksi dengan kode UKT
Untuk rangkaian proses manajemen UKT ini, pastikan bahwa akun transaksi (jenis tagihan) yang digunakan adalah akun transaksi yang memiliki kode UKT. Untuk akun transaksi bisa diakses pada menu Referensi > Transaksi > Akun Transaksi. Pilih Kelompok "Kuliah", Frekuensi "Semester", lalu centang untuk Mahasiswa dan Pendaftar agar tagihan UKT bisa diberikan ke mahasiswa dan pendaftar.
Pembuatan Tarif UKT
Untuk mengatur tarif UKT, bisa menuju menu Tarif > UKT. Pastikan sudah mengatur semua tarif untuk semua kelompok UKT yang tersedia, pastikan juga sudah mengisi nominal dan kuota untuk masing - masing kelompok UKT. Apabila UKT dibayarkan 1x lunas, maka cicilan bisa diset 1.
Proses Operasional UKT
Menuju ke menu Operasional > UKT Mahasiswa / Pendaftar. Pada proses ini admin memastikan kembali apakah mahasiswa / pendaftar sudah mendapatkan kelompok UKT yang sesuai atau belum. Bila ada beberapa mahasiswa / pendaftar yang ingin disesuaikan kembali kelompok UKT dan nominal UKT-nya maka admin bisa melakukan edit dengan klik "Icon Pensil" pada kolom aksi atau bisa secara kolektif dengan cara centang dahulu datanya lalu klik aksi Edit Kelompok. Bila semua kelompok UKT dan nominalnya sudah sesuai maka bisa dilakukan validasi UKT dengan cara klik "Icon Pensil" lalu centang pada kolom "Valid?".
Generate Tagihan UKT
Proses generate tagihan pendaftar dan mahasiswa ada di sub-menu yang berbeda, untuk generate UKT Mahasiswa bisa menuju menu Generate > Tagihan Mahasiswa, sedangkan untuk generate UKT Pendaftar bisa menuju menu Generate > Tagihan Pendaftar.
Sesuaikan dahulu filter yang tersedia sesuai kebutuhan terutama filter Frekuensi "Semester". Untuk proses generate tagihan UKT bisa klik icon "Centang Hijau" pada kolom Aksi. Untuk icon "Centang Hijau" ini bila ingin generate untuk satu kampus maka bisa klik icon "Centang Hijau" pada baris universitas, bila ingin generate untuk satu prodi tertentu bisa klik icon "Centang Hijau" pada baris prodi yang dimaksud.
Setelah itu centang tagihan UKT saja agar tergenerate tagihan UKT.
Untuk mengecekan apakah tagihan sudah masuk atau belum bisa klik pada icon Monitoring
Selain itu juga bisa langsung dicek pada menu Transaksi > Tagihan
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------