Validasi/persetujuan pengajuan cuti Mahasiswa

Pengajuan cuti dapat dilakukan oleh Mahasiswa secara mandiri tanpa harus bertemu dengan Dosen wali dan Kaprodinya. Berikut ini merupakan langkah mudah yang perlu disiapkan oleh Admin Akademik :   

1) Admin login terlebih dahulu pada Modul Akademik, kemudian setting status cuti pada menu Data Pelengkap > Mahasiswa > Status Mahasiswa, lalu checklist kolom “Diajukan Mahasiwa”, hal ini agar status Mahasiswa tersebut (cuti) dapat diajukan oleh Mahasiwa.  

2) Pastikan Kaprodi telah dilakukan setting pada prodi yang telah ditentukan, pilih menu Data Pelengkap > Perguruan tinggi > Program studi, lalu klik Detail pada prodi yang dimaksud.   

Note: Apabila pengajuan cuti dilakukan berjenjang, misalnya persetujuan cuti harus melewati persetujuan Dosen wali sebelum disetujui oleh Kaprodi, maka perlu ditentukan terlebih dahulu Dosen wali untuk Mahasiswa yang dimaksud.   

3) Untuk validasi berjenjang, maka Admin perlu melakukan setting Hak Akses Dosen dan Kaprodi pada modul Administrasi Aplikasi pada menu Pengguna > Hak Akses, lalu pilih filter Modul Akademik untuk Aplikasi, sedangkan Dosen untuk Role-nya.  

Scroll sampai menemukan "Berhenti Studi", lalu checklist "Validasi Dosen Pembimbing"

Note: Hal ini juga dilakukan untuk Role Kaprodi, yaitu perlu checklist "Validasi Kaprodi" pada hak aksesnya.

Berikut Tampilan dari sisi Mahasiswa jika hendak melakukan pengajuan cuti:

  1) Mahasiswa login ke SEVIMA Platform, kemudian pilih menu Profil > Berhenti Studi 

2) Kemudian klik Tambah untuk mengajukan cuti.

3) Isikan data cuti yang akan diajukan. Untuk fill yang ditandai dengan bintang merah merupakan isian yang wajib diisi Mahasiswa. Jika sudah, klik Simpan 

Maka status, yang diperoleh pertama kali yaitu mahasiswa perlu divalidasi oleh Dosen Pembimbing.

Dosen Pembimbing melakukan validasi 

1) Dosen Pembimbing login ke SEVIMA Platform, masuk pada menu Perkuliahan > Berhenti Studi 

2) Lalu, pilih filter Periode, Status, dan Program Studi. Jika sudah tampil Mahasiswa yang mengajukan cuti, maka Aksi - Validasi (ikon centang biru)

Pada proses ini akan mengakibatkan status dari pengajuan cuti Mahasiswa akan berubah menjadi "Proses Validasi Kaprodi", dikarenakan validasi yang disetting merupakan validasi berjenjang.

Kaprodi melakukan validasi

1) Kaprodi login ke SEVIMA Platform, masuk pada menu Perkuliahan > Berhenti Studi  

2) Lalu, pilih filter Periode, Status, dan Program Studi. Jika sudah tampil Mahasiswa yang mengajukan cuti, maka Aksi - Validasi (ikon centang biru) 

Maka status Mahasiswa sudah berubah menjadi Cuti. Admin dapat cek pada Modul Akademik melalui menu Portal > Mahasiswa, klik detail pada Mahasiswa yang dimaksud

Catatan : 

Jika cuti yang diajukan mahasiswa telah ditolak oleh validatornya, maka dari login mahasiswa tidak dapat mengajukan cuti kembali di periode tersebut. Jika ingin mengajukan cuti kembali di periode tersebut, maka perlu dilakukan dari sisi admin akademik.