Mengenal Menu Syarat Perlu: Fungsi dan Cara Pengisiannya di Modul SPMI

Banyak yang belum menyadari bahwa pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) pada Modul SPMI sebenarnya bisa berjalan bersamaan dengan simulasi peringkat akreditasi (SPME) dalam satu siklus kerja. Namun, kendala yang sering muncul adalah pengguna sudah memegang dokumen instrumen akreditasi resmi dari Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM)/BAN-PT, tetapi masih bingung bagaimana memetakan hal tersebut ke dalam sistem.

Salah satu titik yang paling sering terlewat adalah menu Syarat Perlu Terakreditasi. Tanpa pengaturan ini, sistem hanya menjumlahkan skor rata-rata instrumen tanpa memvalidasi indikator mutlak kelulusan peringkat, sehingga proyeksi peringkat akreditasi program studi bisa menjadi tidak akurat. Sebagai contoh, skor total sudah memenuhi standar Terarkeditasi Unggul, padahal ada syarat perlu dari indikator yang belum terpenuhi.

Fungsi Syarat Perlu sendiri terhubung langsung dengan peringkat yang dipilih. Jika peringkat yang dipilih misalnya Terakreditasi Unggul 5 Tahun, namun syarat perlu yang ditambahkan untuk peringkat tersebut tidak terpenuhi, maka sistem akan menurunkan ke peringkat di bawahnya. Jadi, meskipun skor total sudah masuk ke dalam range suatu peringkat, sistem tetap akan mengecek apakah syarat perlu yang diminta sebagian panduan lembaga akreditasi sudah terpenuhi atau belum.

Berikut merupakan contoh dari Syarat Perlu dari beberapa LAM dan BAN-PT

BAN-PT

Untuk BAN-PT, Syarat Perlu terletak pada Matriks Penilaian, tepatnya pada indikator yang ditetapkan sebagai syarat untuk mencapai status tertentu.
LAMTEKNIK

Untuk LAMTEKNIK, berbeda dengan BAN-PT, Syarat Perlu terletak pada dokumen tersendiri yaitu pada dokumen Pedoman Penilaian.
LAMINFOKOM

Sama halnya dengan BAN-PT, Syarat Perlu Peringkat pada LAM-INFOKOM tercantum dalam Matriks Penilaian, khususnya pada indikator-indikator yang telah ditentukan.

Dari contoh beberapa LAM dan BAN-PT di atas, kita bisa melihat bahwa nilai akhir yang tinggi saja ternyata belum cukup. Ada indikator Syarat Perlu yang tetap wajib terpenuhi agar bisa meraih peringkat tertentu. Menu Syarat Perlu ini hadir supaya hasil simulasi akreditasi Bapak/Ibu di sistem SPMI bisa lebih akurat dan sesuai dengan pedoman instrumen yang digunakan.

Berikut penjelasan mengenai cara kerja dan cara mengisi menu Syarat Perlu ini, agar hasil simulasi akreditasi lebih sesuai dengan standar lembaga akreditasi yang digunakan.

Jenis Syarat yang Bisa dan Belum Bisa Ditambahkan sebagai Syarat Perlu

Perlu diketahui bahwa saat ini belum semua jenis Syarat Perlu dapat dimasukkan ke dalam modul SPMI. Sistem hanya memproses Syarat Perlu yang memenuhi dua kriteria utama:

Merujuk langsung ke butir indikator pada matriks penilaian.
Bentuk pemenuhannya berupa skor (contohnya minimal skor 1, 3, dan sebagainya).

Jika tidak memenuhi kedua kriteria tersebut, maka Syarat Perlu belum dapat diterapkan ke dalam sistem.

Berikut perbandingan contoh Syarat Perlu yang bisa dan belum bisa ditambahkan ke sistem:

Syarat Perlu yang Belum Bisa ditambahkan

Sebagai contoh, pada instrumen LAMDIK di bawah ini, syarat predikat Unggul mewajibkan jumlah DTPS bergelar Doktor minimal 1 orang (untuk 3 tahun) atau 2 orang (untuk 5 tahun). Syarat ini memang merujuk ke indikator tertentu, tetapi bentuk pemenuhannya berupa jumlah orang, bukan skor penilaian. Karena tidak berbentuk skor angka, syarat ini belum bisa diinput ke dalam sistem.

Namun, bukan berarti semua syarat yang tidak memuat angka langsung tidak bisa dimasukkan. Ada juga instrumen yang tidak menyebutkan angka skor secara gamblang, tetapi dari uraian kalimat deskriptornya kita bisa menyimpulkan bahwa capaian tersebut setara dengan skor tertentu pada matriks penilaian.
Syarat Perlu yang Bisa ditambahkan

Sementara itu, masih pada instrumen LAMDIK yang sama, terdapat juga contoh Syarat Perlu yang sudah memenuhi kriteria sistem. Syarat ini terhubung langsung ke butir indikator dan secara eksplisit mencantumkan batas minimal skor yang harus dicapai.

Nah, Syarat Perlu dengan acuan batas skor minimal seperti inilah yang saat ini sudah dapat diakomodasi dan dimasukkan ke dalam sistem modul SPMI.

Prinsip Dasar Menu Syarat Perlu

Referensi > Referensi Audit Mutu Internal > Syarat Perlu Terakreditasi

Supaya proses penambahan Syarat Perlu lebih praktis, Bapak/Ibu bisa melihat panduan dokumen Lembaga Akreditasi atau BAN-PT (Biasanya terletak pada Pedoman Penilaian, Panduan Penilaian, dan Matriks Penilaian) yang akan digunakan untuk Simulasi Akreditasi lalu membuat rangkuman kecil berisi 3 hal:

Nomor/kode butir elemen yang menjadi syarat wajib (misal: Elemen 49),
Target peringkatnya (misal: Unggul 3 Tahun atau 5 Tahun), serta
Batas skor minimalnya (Misalnya: Syarat Unggul minimal skor 3.00).

Lalu selanjutnya pastikan bahwa 3 hal berikut telah ditambahkan sebelum menambahkan Syarat Perlu di menu Syarat Perlu

Panduan Penilaian sudah ditambahkan pada menu Referensi > Referensi Audit Mutu Internal > Instrumen Penilaian.
Peringkat SPME sudah ditambahkan pada instrumen penilaian tersebut (Referensi > Referensi Audit Mutu Internal > Instrumen Penilaian > Detail).
Matriks Penilaian Indikator Kinerja Tambahan sudah ditambahkan, karena Syarat Perlu menempel langsung pada indikator matriks penilaian (Referensi > Referensi Audit Mutu Internal > Matriks Penilaian Indikator Kinerja Tambahan).

Cara Menambahkan Syarat Perlu

Buka Modul SPMI, lalu pilih menu Referensi > Referensi Audit Mutu Internal.
Masuk ke menu Syarat Perlu Terakreditasi. Halaman ini akan menampilkan daftar syarat perlu yang sudah ditambahkan sebelumnya.
- Gunakan fitur filter untuk memilah dan menampilkan dokumen panduan yang telah ditambahkan sesuai dengan kebutuhan simulasi akreditasi prodi Bapak/Ibu.
Untuk menambahkan syarat baru, klik tombol Tambah Syarat Akreditasi. Akan muncul formulir untuk mengisi informasi Syarat Perlu yang baru.
Lengkapi formulir tersebut dimulai dari memilih Panduan Penilaian yang telah ditambahkan, yaitu panduan yang akan digunakan untuk simulasi akreditasi.

*Catatan: Jika tidak tampil, Bapak/Ibu bisa gulir (scroll) pilihan tersebut, nanti akan tampil seluruh panduan yang telah ditambahkan
Lalu memilih Indikator Matriks Penilaian, ini memilih indikator yang dijadikan syarat perlu, disesuaikan dengan panduan LAM yang dibaca dan dirangkum sebelumnya.
Selanjutnya memilih Peringkat Akreditasi, peringkat akreditasi ini akan muncul sesuai dengan peringkat SPME yang ditambahkan pada instrumen tersebut.
Selanjutnya untuk syarat, bisa dipilih yaitu Peringkat Terakreditasi.
Lalu selanjutnya menentukan Nilai Minimum (Syarat Skor) perolehan sesuai dengan matriks penilaian yang dipilih, untuk memenuhinya dibutuhkan skor berapa.

Berikut merupakan contoh lengkap dari pengisian Syarat Perlu dengan contoh indikator syarat perlu dari LAMDIK Sarjana 3.0 yaitu:

Indikator : Program Studi (PS) melakukan asesmen pencapaian Capaian Pembelajaran Lulusan (CPL) berdasarkan capaian hasil belajar mahasiswa pada mata kuliah penciri keilmuan PS, melakukan evaluasi terhadap hasil asesmen pencapaian CPL, dan melakukan tindak lanjut hasil evaluasi terhadap hasil asesmen pencapaian CPL.
Skor Minimum Pemenuhan : Minimal skor 3 keatas untuk memenuhi

Maka untuk penginputan contohnya akan seperti gambar dibawah ini:

Setelah berhasil disimpan, Bapak/Ibu dapat melihat kembali daftar indikator yang telah diatur dengan cara memilih panduan tersebut pada filter di halaman utama menu Syarat Perlu Terakreditasi.

Setelah langkah-langkah di atas selesai, sistem akan otomatis melakukan pengecekan. Untuk bisa mendapatkan suatu peringkat, skor akhir tidak cukup hanya masuk ke dalam rentang skor peringkat tersebut, tetapi indikator yang ditambahkan sebagai syarat perlu juga harus sudah memenuhi nilai minimum yang ditentukan.

📌 Mungkin Bapak/Ibu membutuhkan artikel ini:

Mengatur Peringkat SPME jika Skor Tidak Eksplisit Angka