Panduan Halaman Pelaporan Riwayat Pendidikan

6 min. bacapembaruan terakhir: 02.22.2024

Pelaporan Riwayat Pendidikan adalah mengirimkan histori pendidikan mahasiswa sesuai dengan periode masuk mahasiswa. Pelaporan Riwayat Pendidikan dilakukan setelah melaporkan Biodata mahasiswa baru. Berikut adalah langkah-langkah pelaporan Riwayat Pendidikan :

1) Login ke Profeeder, kemudian masuk ke menu Pelaporan > Mahasiswa > Biodata, untuk memastikan semua biodata mahasiswa baru sudah terlapor.

undefined

Alur Pelaporan Biodata: https://knowledge.sevima.com/panduan-halaman-pelaporan-biodata/

2) Selanjutnya masuk ke menu Riwayat Pendidikan, terdapat 4 button yang memiliki fungsi sebagai berikut:

undefined

  • Unduh berfungsi untuk memperbarui data sesuai dengan data terbaru yang ada di SEVIMA Platform.
  • Kirim berfungsi untuk memperbarui data sesuai dengan data terbaru yang ada di SEVIMA Platform.
  • Panduan berfungsi untuk menampilkan panduan pelaporan Riwayat Pendidikan.
  • Aksi Lainnya berfungsi untuk memuat button aksi-aksi lain yang ada pada halaman ini, seperti :

undefined

  • Kirim Tanpa Validasi berfungsi untuk melakukan proses pengiriman data ke Feeder tanpa melakukan validasi data.
  • Validasi berfungsi untuk memeriksa data yang akan dikirimkan ke Feeder sesuai dengan validasi atau ketentuan di Feeder.
  • Komparasi berfungsi untuk membandingkan data antara SEVIMA Platform dan Feeder.
  • Rekap Data berfungsi untuk menampilkan jumlah data riwayat pendidikan per program studi.
  • Daftar NIM Berbeda berfungsi untuk menampilkan rekap NIM yang berbeda antara SEVIMA Platform dan Feeder.
  • Daftar PDM berfungsi untuk menampilkan data yang memerlukan PDM (Perubahan Data Mahasiswa).
  • Validasi Data Mahasiswa berfungsi untuk melakukan validasi data mahasiswa.
  • Data Feeder berfungsi untuk menampilkan data yang sudah ada di Feeder.
  • Perbarui Data Feeder berfungsi untuk memperbarui data sesuai dengan data yang ada di Feeder.
  • *Hapus Selisih Data berfungsi untuk menghapus selisih data (Kondisi data ada di Feeder, namun tidak ada di SEVIMA Platform).
  • Unduh CSV berfungsi untuk mengunduh data dengan format EXCEL.

*Catatan: Button Hapus Selisih Data hanya akan tampil apabila terdapat selisih data antara feeder dan SEVIMA Platform (data ada di feeder namun tidak ada di SEVIMA Platform). Kondisi ini biasanya ditandai dengan adanya notifikasi berikut. 

undefined

3) Jika pada menu Riwayat Pendidikan terdapat notifikasi berikut silakan mengunduh data untuk mendapatkan data terbaru yang sesuai dengan data yang ada di SEVIMA Platform, klik Unduh

undefined

 

undefined

Keterangan :

  • Kotak Hijau : Berisikan jumlah data di feeder (sesuai dengan filter yang dipilih).
  • Kotak Kuning : Berisikan jumlah data yang akan dikirimkan (terdiri dari data baru dan data yang akan diubah di feeder)
  • Kotak Merah : Berisikan jumlah data tidak valid yang harus diperbaiki.
  • Kotak Biru : Berisikan jumlah data di SEVIMA Platform (sesuai dengan filter yang dipilih).

4) Setelah proses unduh selesai, silakan klik Kirim pada menu Riwayat Pendidikan.

undefined

 

Sumber data yang diambil dari SEVIMA Platform

Data Riwayat Pendidikan diambil dari Modul Akademik pada 

  1. Menu Portal > Mahasiswa > Detail Mahasiswa
  2. Untuk pelaporan jenis pembiayaan dapat diakses pada panduan berikut : https://knowledge.sevima.com/pelaporan-jenis-pembiayaan/
  3. Untuk pelaporan biaya masuk dapat diakses pada panduan berikut : https://knowledge.sevima.com/pelaporan-biaya-masuk-dan-biaya-kuliah/

 

Data yang terkirim pada Neofeeder

Jika proses pengiriman Riwayat Pendidikan berhasil, dapat diperiksa melalui Neofeeder di menu Mahasiswa > Daftar Mahasiswa > Pilih dengan klik salah satu Mahasiswa > Pilih tab Histori Pendidikan pada bagian History dan Restore Pendidikan Mahasiswa akan terlihat Riwayat Pendidikan mahasiswa.

undefined

 

Kendala-kendala pengiriman Riwayat Pendidikan

1) Biodata Mahasiswa Belum Terlapor

Penyebab : Biodata mahasiswa belum dikirimkan.

Solusi :

  • Silahkan melakukan pengiriman biodata terlebih dahulu di menu Pelaporan > Mahasiswa > Biodata

2) Riwayat Pendidikan sudah ada

Penyebab 1 : Riwayat Pendidikan mahasiswa sudah ada di Neofeeder, tetapi pernah dihapuskan.

Solusi :

  • Restore melalui Neofeeder di menu Mahasiswa > Daftar Mahasiswa > Pilih dengan klik salah satu Mahasiswa > Pilih tab Histori Pendidikan
  • Pada bagian History dan Restore Pendidikan Mahasiswa terdapat tab Restore, kemudian klik button Restore
  • Kirimkan kembali data Riwayat Pendidikannya (jika ada update)

Penyebab 2: Riwayat Pendidikan sudah ada pada Neofeeder, tetapi tidak termapping pada menu Pelaporan

Solusi :

  • Silahkan unduh Data Feeder > Riwayat Pendidikan agar data termapping

3)  "id_jenis_daftar tidak boleh kosong (Sumber Informasi dari Neo Feeder PDDIKTI)"

Penyebab : Kendala ini karena Jenis Daftar belum dimappingkan antara kode siakad dengan kode feeder.

Solusi :

  • Silahkan cek pada Sevima Platform untuk memastikan jenis pendaftaran mahasiswa tersebut
  • Pada case ini, jenis pendaftaran belum dimappingkan sama sekali. Jadi, pada menu Pengaturan > Pemetaan Sumber > Jenis Daftar, silahkan klik "Tambah" kemudian memappingkan jenis daftar sesuai dengan kode feeder yang sudah didownload dari pddikti neofeeder.

 

4) "id_jalur_daftar tidak boleh kosong (Sumber Informasi dari Neo Feeder PDDIKTI)"

Penyebab : Kendala ini karena Jalur Daftar belum dimappingkan antara kode siakad dengan kode feeder. Kendala ini sering terjadi ketika ada perubahan kode feeder dari PDDIKTI

Solusi :

  • Silahkan cek pada Sevima Platform untuk memastikan jalur pendaftaran mahasiswa tersebut
  • Untuk mengetahui apakah jalur daftar sudah termapping dengan kode feeder yang benar/terbaru. Cek pada menu Pengaturan > Pemetaan Sumber > Jalur Daftar, klik "Download dari PDDIKTI Neo Feeder"
  • Silahkan mappingkan kode siakad sesuai dengan jalur daftar yang ada pada pilihan kode feeder
  • Kemudian lakukan unduh dan kirim ulang riwayat pendidikannya

5) Tanggal masuk, tanggal di luar semester

Penyebab : Kendala tersebut dikarenakan tanggal masuk mahasiswa diluar range tanggal awal perkuliahan pada periode perkuliahan. Dan juga ada perbedaan data tanggal awal masuk perkuliahan antara Sevima Plaform dengan Neofeeder.

Solusi :

  • Silahkan cek pada menu Pelaporan > Periode Perkuliahan (sesuai dengan periode masuk mahasiswa). Kemudian klik "Komparasi", maka akan muncul perbedaan data antara Data Akademik dengan Neofeeder.
  • Silahkan dipastikan untuk data yang sesuai adalah data Sevima Platform atau data di Neofeeder
    • Jika data yang benar adalah Sevima Platform, maka silahkan dihapus KRS yang tidak sesuai dari menu : data feeder > peserta kelas. Selama periode masih aktif dan belum dilakukan sync. Jika sudah sync, maka perlu pengajuan pembukaan tipe 2.
    • Jika data yang benar adalah Neofeeder, maka silahkan disesuaikan tanggal awal perkuliahan pada Sevima Platform, dan dikirimkan ulang

 

6) NIM yang diinputkan sudah digunakan pada prodi dan semester yang diinputkan

Penyebab : Kendala biasa terjadi karena riwayat pendidikan sudah terkirim tetapi NIM-nya berbeda. Biasanya dikarenakan terdapat perubahan NIM pada mahasiswa.

Solusi :

  • Jika kebutuhannya adalah ingin mengubah NIM, maka perlu pengajuan PDM (Perubahan Data Mahasiswa).
  • Apabila pengajuan disetujui maka bisa dilakukan sync pada neofeeder, kemudian unduh riwayat pendidikan pada Data Feeder > Riwayat Pendidikan agar datanya termapping.

 

Perbaikan Pelaporan Riwayat Pendidikan

  •  Apabila terdapat kebutuhan perbaikan jalur daftar, jenis daftar, tanggal masuk, asal perguruan tinggi, asal prodi, periode masuk maka perlu melakukan pembukaan tipe 1.
  • Namun, jika kebutuhannya adalah melakukan perubahan NIM maka perlu pengajuan PDM (Perubahan Data Mahasiswa). Untuk panduan PDM dapat dicek pada url berikut : https://knowledge.sevima.com/cara-mengajukan-perubahan-data-mahasiswa-pddikti-pdm/

 

 

-Terima kasih telah menggunakan artikel panduan ini. Selamat beraktivitas kembali.-

Apakah artikel ini membantu?